Hallo. Die „Dokumentstruktur“ links zeigt viel zu viel: Nicht nur Zeilen, die ich als Überschriften formatiert habe, sondern auch viele andere kurze Zeilen (z.B. Zeilen, die nur eine Bildnummer enthalten oder Auszüge aus Listen).
Auch wenn ich in der Dokumentstruktur nur Überschriften erster Ordnung anzeige, sind immer die zahllosen Kurzzeilen als angebliche „Überschriften“ dazwischen.
Es geht um eine Riesendokumentation mit über 1 Mio Anschlägen, das Problem ist bei Word 2002 und 2003 identisch. Bis vor kurzem hielt sich das Problem noch in engen Grenzen, die Dokumentstruktur war sehr hilfreich.
Doch urplötzlich scheint sich an der Datei irgendwas verändert zu haben - plötzlich erscheinen viel mehr kurze Zeilen in der Dokumentstruktur als früher. Mir ist völlig unklar, was sich geändert haben könnte, die Änderung erschien unter Word auf 2002 und 2003 auf zwei verschiedenen Rechnern. Im einen Rechner hat Word neue Acrobat-Makros bekommen, aber im anderen Rechner nicht.
Also - wie komme ich dahin, dass die Dokumentstruktur wirklich nur Überschriften zeigt - und nicht jegliche kurze Zeile als Überschrift interpretiert?
Vielen Dank!
hallo
- die dokumentstruktur orientiert sich ausschließlich an den gliederungsebenen der absätze und nicht an den formatvorlagennamen.
- wenn ein dokument keine überschriften zugewiesen hat und die dokumentstruktur eingeblendet wird, versucht word automatisch den absätzen eine gliederungsebene zuzuweisen
punkt 2 müsste für dich eigentlich irrelevant sein, da dein dokument ja schon überschriften hatte und ein unabsichtliches reformatieren daher nicht in frage kommt (ausser, word 2002 hat fehler, von denen ich nichts weis, was leider sehr wahrscheinlich ist).
was vermutlich bei dir passiert ist: word in der standardkonfiguration ändern eigenmächtig das format des textes sowie der formatvorlagen. kann also sein, dass irgendein bearbeiter des dokuments unabsichtlich einigen formatvorlagen eine gliederungsebene zugewiesen hat. damit scheinen die natürlich in der dokumentstruktur auf.
abhilfe:
keine vernünftige…
ich vermute mal, word hat jedem absatz die gliederungsebene als direkt-format zugewiesen. wenn dem tatsächlich so ist, bleibt dir fast nichts anders übrig, als alle absätze, die keine gliederung haben sollen, zu markieren und über format->absatz die gliederungsebene „textkörper“ einzustellen. mühsam, mühsam…
wurde nur die formatvorlage verändert, geht es etwas einfacher, da man nur die formatvorlagen reparieren muss (format->formatvorlagen, alle benutzten öffnen, die absatzformatierung kontrollieren )
zum verhindern in der zukunft:
bei allen bearbeitern das autoformat während der eingabe soweit wie möglich deaktivieren. ausserdem jedem die finger abhacken, der das autoformat auf das dokument anwendet. gegen das automatische formatieren solange keine überschriften definiert sind, gibt es meines wissens keine abhilfe - erfolgt IMMER, auch bei minimalsten autoformat-einstellungen.
leider ist word denkbar ungeeignet, wenn mehrere bearbeiter am selben dokument arbeiten sollen und das format halbwegs konsistent bleiben soll. es gibt zwar inzwischen schon ansätze im word 2003, mit denen man formatvorlagen schützen kann - es ist aber trotzdem notwendig, dass sich alle bearbeiter strikt an gewisse spielregeln halten.
lg
erwin
Erwin, danke für die ausführliche und erhellende Antwort!
Ich muss zugeben, dass ich von der Funktion „Textkörper“ im Dialog Format/Absatz nichts wusste. Und, ja, da sind die ganzen Kurzzeilen, die keine Überschrift sind, als „Gliederung 1“ angegeben.
Alle Kurzzeilen haben Druckformate wie „Bildnummer“ oder „Standard“ oder „Bildunterschrift“. Offenbar kann man NICHT - wie Du vorschlägst - z.B. die Formatvorlage „Bildnummer“ so umändern, dass sie generell als „Textkörper“ gesehen wird. Diese Absatzeigenschaft scheint kein Merkmal einer Formatvorlage zu sein. Ich habe die Formatvorlage „Bildnummer“ auf „Textkörper“ zurückgesetzt, aber das hat nichts genützt. Alle Bildnummern - jeweils nur ein paar Anschläge, dann harter Umbruch - waren weiterhin „Ebene 1“, die Dokumentstruktur völliger Salat. Auch per Ansicht/Gliederung erscheinen die Bildnummern als Überschriften. Ja, und auch wenn ich ein Inhaltsverzeichnis erstellen will, sind alle Minizeilen mit Bildnummern etc. eine Überschrift erster Ordnung. Super. Das gibt noch Ärger.
Teilweise kann man offenbar mehrere Absätze en bloc hart auf „Textkörper“ zurücksetzen. Da ich aber immer wieder richtige als solche formatierte Zwischenüberschriften drin habe, ist das problematisch. Man könnte sich auch ein Makro auf eine F-Taste legen…
Ich arbeite ganz allein an dem Dokument, allerdings abwechselnd auf 2 Rechnern mit Word 2002 und am andern mit Word 2003. Ich habe alle Word-Automatiken soweit irgendmöglich abgestellt, da mir die Formatierung sehr wichtig ist.
Ich stimme zu, dass dieses permanente Automatisch-machen-wollen bei Word und Windows suboptimal ist.
Wenn Du oder sonst jemand noch eine Idee hat - bin aufgeschlossen! Danke nochmal.
hallo
dein problem ist folgendes: die zuweisung der gliederungsebene erfolge direkt zum absatz und nicht über die formatvorlage. damit hat es leider keinen sinn, in der formatvorlage was umzustellen, da das direkte format das aus der vorlage IMMER übersteuert.
was erschwerend hinzukommt: word hat die blöde eigenschaft, dass es direkte formate nicht einfach so entfernen kann (zumindest habe ich noch keine entsprechende funktion gefunden - ich hoffe, ich werde einmal eines besseren belehrt!). in früheren word-versionen gab es noch die option „absatz standardformat“, die sowas ähnliches erreicht hat. in neuen versionen fehlt die option, vermutlich, weil sie nie wirklich zuverlässig funktioniert hat.
was du brauchst, wäre ein makro, dass alle absätze durchgeht und die gliederungsebene auf textkörper stellt, wenn der absatz ein format aus einer liste hat.
so in etwa:
Sub OutlineReset()
Dim Absatz As Paragraph
For Each Absatz In ActiveDocument.Paragraphs
If Absatz.Style = "Standard" Or \_
Absatz.Style = "Bildnummer" Or \_
Absatz.Style = "Bildunterschrift" Or \_
Absatz.Style = "Aufzählung" Then
Absatz.Range.ParagraphFormat.OutlineLevel = wdOutlineLevelBodyText
End If
Next
End Sub
die auflistung absatz.style = „…“ ist natürlich beliebig erweiterbar. es geht natürlich auch mit einer „blacklist“, also absatz.style „…“ and absatz.style „…“ usw. je nachdem, was sinnvoller ist.
lg
erwin
Erwin, vielen Dank für die genauen Infos und das Makro! Ich muss das mit dem Makro in den nächsten Tagen ausprobieren, es sei denn, ich kann das Problem an die „nächste Instanz“ abwälzen. Vielen Dank erstmal!
Hallo Erwin,
was erschwerend hinzukommt: word hat die blöde eigenschaft,
dass es direkte formate nicht einfach so entfernen kann
(zumindest habe ich noch keine entsprechende funktion gefunden
- ich hoffe, ich werde einmal eines besseren belehrt!). in
früheren word-versionen gab es noch die option „absatz
standardformat“, die sowas ähnliches erreicht hat. in neuen
versionen fehlt die option, vermutlich, weil sie nie wirklich
zuverlässig funktioniert hat.
die heißt heute (Word 2002 oder 2003) „Formatierung löschen“ und hat bei mir bei einer Dokumentüberarbeitung schon ziemlich zuverlässig Schrott-Formate gelöscht, die vorher nicht durch Zuweisung einer definierte Formatvorlage zu übverschreiben waren.
Gruß, Karin
Hallo,
ich habe die Datei einem weit entfernten Kollegen geschickt, samt Screenshot von meiner verkorksten Gliederung, und bei diesem Kollegen sieht die Gliederung klasse aus!
Er kennt sich allerdings selbst nicht mit Word aus und weiß auch nicht, welche Einstellungen sich unterscheiden könnten.
Tatsache ist also:
- Druckformate wie „Bildnummer“ etc. haben im Absatzdialog aus unklaren Gründen neuerdings Gliederungsebene „Ebene 1“
- Bei mir erscheinen entsprechende Zeilen auch in Gliederungen, Dokumentstruktur etc., in Word 2002 und 2003
- die identische Datei erscheint beim Kollegen in Word 2003 dagegen ohne das Problem
Das ist schon interessant.
ich habe die Datei einem weit entfernten Kollegen geschickt,
samt Screenshot von meiner verkorksten Gliederung, und bei
diesem Kollegen sieht die Gliederung klasse aus!
Er kennt sich allerdings selbst nicht mit Word aus und weiß
auch nicht, welche Einstellungen sich unterscheiden könnten.
- die identische Datei erscheint beim Kollegen in Word 2003
dagegen ohne das Problem
Hi Henrik,
laß dir doch mal seine Normal.dot schicken.
Ansonsten weiß ich nicht wo Word seine Einstellungen abspeichert und/oder wie man per Word-Vba alle Optionen auslesen kann um diese dann zu vergleichen.
Gruß
Reinhard
Reinhard, danke für den Tipp. Seine normal.dot muss ich mir noch kommen lassen.
Habe testweise meine eigene Normal.dot und sämtliche Makros und Vorlagen entfernt, das hat nichts gebracht - Kurzzeilen werden weiter als Überschrift betrachtet.
Erwin, besten Dank nochmal, ein Bekannter hat sich Dein Makro genommen, es noch ein bisschen auf meine Datei zugeschnitten - und schwupps, hatte ich wieder eine perfekte Gliederung. Klasse.