Frage zur Rechnungsnummer

Geld & Sparen Steuern
#1

Hallo,

ich (kleine Internetfirma mit Gewerbeschein / nebenberuflich) schreibe in meinen Rechnungen: „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag von XXX Euro mit der Rechnungs-Nummer: XYZ003 (Firmenname und laufende Nummer) auf mein Konto …“

Nun hat mir ein Kunde gestern folgendes mitgeteilt: „Bei der letzten Umsatzsteuerprüfung wurde eine Rechnung von dir reklamiert. Keine fortlaufende Rechnungsnummer. Könnte sein das es eine Kontrollmeldung
an dein Finanzamt gegeben hat.“

Wie muss ich das verstehen? Habe ich was zu befürchten? Gilt meine Rechnungsnummer nicht? Wenn ja, wie muss genau auszusehen?

Besten Dank schonmal!

Gruss Andreas

#2

Hallo,

ich (kleine Internetfirma mit Gewerbeschein / nebenberuflich)
schreibe in meinen Rechnungen: „Bitte überweisen Sie den
Rechnungsbetrag von XXX Euro mit der Rechnungs-Nummer: XYZ003
(Firmenname und laufende Nummer) auf mein Konto …“

Nun hat mir ein Kunde gestern folgendes mitgeteilt: „Bei der
letzten Umsatzsteuerprüfung wurde eine Rechnung von dir
reklamiert. Keine fortlaufende Rechnungsnummer. Könnte sein
das es eine Kontrollmeldung
an dein Finanzamt gegeben hat.“

Wie muss ich das verstehen? Habe ich was zu befürchten? Gilt
meine Rechnungsnummer nicht? Wenn ja, wie muss genau
auszusehen?

Hallo Andreas,

Du hast eigentlich gar nichts zu befürchten, ausser Stress mit Deinen Kunden, denn diesen kann theoretisch der Vorsteuerabzug aus Deinen Rechnungen versagt werden. Ist das in Deinem Fall passiert?
Das bei Dir die Rechnungsnummer in dem Satz zur Überweisung auftaucht ist etwas ungewöhnlich aber nicht falsch.
Zum Thema fortlaufend: Wenn Deine nächste Rechnung die Nummer XYZ004 hat, wäre das auch vollkommen in Ordnung, wenn Du dagegen das XYZ aus dem Kundennamen ableitest (z.b. bei Huber HUB001) dann wäre das wohl problematisch.

Grüße
Chris

#3

HAllo,

sorry, ich bin mehr oder weniger ein Laie was BWL angeht. Aber rein aus Interesse: Was ist so schlimm an einer fortlaufenden Rechnungsnummer, bzw. warum wäre es für den Kunden Huber besonders schlimm, wenn die fortlaufende Rechnung auf ihn verweisen würde „HUB003“?

Kann mir das jemand erklären?

Gerhard

#4

Hallo Andreas,

Deinem Kunden kann nichts passieren, auch der Vorsteuerabzug darf nicht versagt werden, sofern die Kriterien für eine Rechnung erfüllt sind. Es muß beim Leistungsempfänger k e i n e fortlaufende Rechnungsnummer existieren. Diese Regelung gilt nur beim Leistenden, also bei Dir. Aufgrund der Ungereimtheiten wird der UStSoPrüfer eine Kontrollmitteilung schreiben, die im schlimmsten Fall zu einer USt-Sonderprüfung bei dir führt. Hier werden dann die Kriterien für die Erstellung von Rechnungen genau geprüft. Normal ist auch, das RE-Nr. fortlaufend ohne Namensbezug erstellt werden. Aber wenn Du mit deinem System eine lückenlose Rechnungserstellung nachweisen kannst, ist das auch vom Erlass gedeckt.
Gruß
michael

#5

Hallo,
so wie du schreibst, hast du ja eine Fortlaufende Rechnungsnummer.
Diese Kontrollemldungen sind ziemlich oft falsch oder haltlos.
(Bei uns hier sind 3 von 4 Fehlalarm)
Da deine Nummer so im Text versteckt ist, hat er dies vermutlich schlichtweg übersehen.
Weise deinen Kunden einfach darauf hin, dass die Nummer im Text eingebaut ist, und nicht z.B. beim Datum.
Sibylle

#6

Hallo Chris,

doch so mache ich es Rechnungsname für Firma Huber: Huber001, dann Huber002, etc.

Was ist daran und wieso falsch??

Danke und Gruss Andreas

#7

Hallo Sibylle,

danke für deine Nachricht!

Kann ich es dann weiterthin so machen: Rechnung für Firma Huber: Huber001, dann Huber002, etc.

Danke - Gruss Andreas

#8

Hallo Andreas,

natürlich kannst Du das. Hier ein kleiner Auszug aus den verwaltungsanweisung zum Thema fortlaufende Rechnungsnummer:

„Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG ist die Rechnung mit einer Rechnungsnummer zu versehen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.

Gruß
Michael

#9

Hallo - Besten Dank nun bin ich beruhigter!

#10

Hallo Andreas,

doch so mache ich es Rechnungsname für Firma Huber: Huber001,
dann Huber002, etc.

Was ist daran und wieso falsch??

Ich halte dieses Verfahren - entgegen einiger anderer Meinungen hier - tatsächlich für unzulässig. Denn was verlangt wird, ist eine fortlaufende Nummerierung, die sicherstellt, dass es keine Möglichkeit gibt, unbemerkt inoffizielle Rechnungen zu erstellen. D.h. wenn ich von 1-999 meine Rechnungen schreibe, dann gibt es eben jede Nummer nur einmal und die einzige Chance da noch etwas zu drehen wäre am Jahresende noch eine Rechnung 1000 ff zu schreiben, die ich dann nicht beim FA abgeben würde.

Bei deinem Verfahren kannst Du aber jederzeit einen Kunden dem FA überhaupt nicht bekannt geben und desse Meier001 - Meier999 sind dann nie nachvollziehbar, genau so wenig wie die Müller001-010 oder die Schmidt001, … D.h. was gefordert wird, ist ein durchgängiges Systeme, was in sich abgeschlossen ist und solche Unterschlagungen weitestgehend auszuschließen vermag.

Was in Grenzen möglich ist, ist die Vergabe von Nummernkreisen, jährliche oder fortlaufende Nummern, wenn dieses System einfach nachvollziehbar ist und ebenfalls in sich geschlossen ist. D.h. Du kannst deine Rechnungen z.B. mit 2005001 anfangen oder durchaus auch Rechnung 123Meier05 schrieben, wobei 123 dann eben die fortlaufende Nummer ist und Meier05 dein System der Zuordnung zum Kunden zusätzlich abbildet.

Aber tröste dich. Selbst wir Anwälte kommen mit den ganzen Anforderungen in dem Bereich nicht klar. Bei uns gab es insgesamt vier mehrseitige Rundschreiben der Kammer zum Thema (was ist mit Vorschussrechnungen auf Gerichtskosten, was mit Abrechnung längerfristig laufender Mandate, was mit reinen Spesenrechnungen, was mit Verrechnung von Fremdgelder, …). Das letzte hatte unsere - nicht gerade für launigen Schreibstiel bekannte - Kammer übertitelt: „MwSt, hoffentlich zum Letzten“.

Gruß vom Wiz

#11

Michales Antwort ist perfekt+Komplett!

#12

Hallo Andreas,

doch so mache ich es Rechnungsname für Firma Huber: Huber001,
dann Huber002, etc.

Was ist daran und wieso falsch??

Ich halte dieses Verfahren - entgegen einiger anderer
Meinungen hier - tatsächlich für unzulässig. Denn was verlangt
wird, ist eine fortlaufende Nummerierung, die sicherstellt,
dass es keine Möglichkeit gibt, unbemerkt inoffizielle
Rechnungen zu erstellen. D.h. wenn ich von 1-999 meine
Rechnungen schreibe, dann gibt es eben jede Nummer nur einmal
und die einzige Chance da noch etwas zu drehen wäre am
Jahresende noch eine Rechnung 1000 ff zu schreiben, die ich
dann nicht beim FA abgeben würde.

Bei deinem Verfahren kannst Du aber jederzeit einen Kunden dem
FA überhaupt nicht bekannt geben und desse Meier001 - Meier999
sind dann nie nachvollziehbar, genau so wenig wie die
Müller001-010 oder die Schmidt001, … D.h. was gefordert
wird, ist ein durchgängiges Systeme, was in sich abgeschlossen
ist und solche Unterschlagungen weitestgehend auszuschließen
vermag.

Was in Grenzen möglich ist, ist die Vergabe von
Nummernkreisen, jährliche oder fortlaufende Nummern, wenn
dieses System einfach nachvollziehbar ist und ebenfalls in
sich geschlossen ist. D.h. Du kannst deine Rechnungen z.B. mit
2005001 anfangen oder durchaus auch Rechnung 123Meier05
schrieben, wobei 123 dann eben die fortlaufende Nummer ist und
Meier05 dein System der Zuordnung zum Kunden zusätzlich
abbildet.

Hallo Wiz, hallo Andreas,

dieser Meinung kann ich mich so voll anschließen.
Nach meinem rechtlichen, organisatorischen, betriebswirtschaftlichem Verständnis erfüllst Du mit der Bildung von Nummernkreisen pro Kunde eben nicht den Sinn dieser Vorschrift. Der Sinn kann nur darin bestehen, dass nachgewiesen werden kann, dass alle Rechnungen in der Buchhaltung bzw. Steuererklärung lückenlos berücksichtigt wurden.

Ob Dir jemand deswegen auf die Füße tritt, bzw. aufgrund der unbestimmten Rechtslage dies überhaupt kann, ist eine andere Frage.

Ich würde es aber einfach nicht riskieren, denn was ist dabei eine wirklich fortlaufende Rechnungsnummer zu führen.

Grüße
Chris

#13

Hallo Michael,

Deinem Kunden kann nichts passieren, auch der Vorsteuerabzug
darf nicht versagt werden, sofern die Kriterien für eine
Rechnung erfüllt sind.

Wo steht das denn? Im Gesetz steht es so m.E. nicht.
Mir ist klar, der Kunde kann es nicht kontrollieren, aber gibt es dazu ofizielle oder interne Anweisungen für den Betriebsprüfer.

Es muß beim Leistungsempfänger k e i n
e fortlaufende Rechnungsnummer existieren. Diese Regelung gilt
nur beim Leistenden, also bei Dir. Aufgrund der
Ungereimtheiten wird der UStSoPrüfer eine Kontrollmitteilung
schreiben, die im schlimmsten Fall zu einer USt-Sonderprüfung
bei dir führt. Hier werden dann die Kriterien für die
Erstellung von Rechnungen genau geprüft.

Wo liegt aber für den Rechnungssteller das Problem? Sanktionen gibt es für ihn keine, die duch das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz eingeführten Bußgeldvorschriften greifen m.E. nicht.
Die Sanktionen bestehen nur auf der Rechnungsempfängerseite, das Gesetz macht keinen Unterschied zwischen gar keiner Rechnungsnummer und nicht fortlaufender Rechnungsnummer. Der Erlass gibt hier m.W. auch nichts her.

Normal ist auch, das
RE-Nr. fortlaufend ohne Namensbezug erstellt werden. Aber wenn
Du mit deinem System eine lückenlose Rechnungserstellung
nachweisen kannst, ist das auch vom Erlass gedeckt.

Das kann er aber wohl evtl. nicht. Er kann einfach die Rechnung Mayer001 verschwinden lassen. Wenn es keine Mayer002 Rechnung gibt, wird das auch bei einer USt-Sonderprüfung nicht auffallen.

Grüße
Chris

#14

Hallo Chris,

Deinem Kunden kann nichts passieren, auch der Vorsteuerabzug
darf nicht versagt werden, sofern die Kriterien für eine
Rechnung erfüllt sind.

Wo steht das denn? Im Gesetz steht es so m.E. nicht.
Mir ist klar, der Kunde kann es nicht kontrollieren, aber gibt
es dazu ofizielle oder interne Anweisungen für den
Betriebsprüfer.

Ich finde schon, das der § 14 da genug hergibt. Danach ist die Rechnung mit einer Rechnungsnummer zu versehen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Der leistungsempfänger kann und muß darauf vertrauen. Eine Benachteiligung aufgrund von falscher „Rechnungsnummernbezeichnung“ darf beim Leistungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug führen (und wird es auch nicht), da alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und er alle erforderlichen Prüfungsmerkmale an eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen hat

Es muß beim Leistungsempfänger k e i n
e fortlaufende Rechnungsnummer existieren. Diese Regelung gilt
nur beim Leistenden, also bei Dir. Aufgrund der
Ungereimtheiten wird der UStSoPrüfer eine Kontrollmitteilung
schreiben, die im schlimmsten Fall zu einer USt-Sonderprüfung
bei dir führt. Hier werden dann die Kriterien für die
Erstellung von Rechnungen genau geprüft.

Wo liegt aber für den Rechnungssteller das Problem? Sanktionen
gibt es für ihn keine, die duch das
Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz eingeführten
Bußgeldvorschriften greifen m.E. nicht.
Die Sanktionen bestehen nur auf der Rechnungsempfängerseite,
das Gesetz macht keinen Unterschied zwischen gar keiner
Rechnungsnummer und nicht fortlaufender Rechnungsnummer. Der
Erlass gibt hier m.W. auch nichts her.

Hinsichtlich der Sanktionen, die sich auf das Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz beziehen gebe ich Dir recht. Allerdings wird der Prüfer, sobald er feststellt, das hinsichtlich der Rechnungserstellungskriterien unvollständige Angaben bzw. zweifelhafte Angaben gemacht worden sind, entsprechend zuschätzen. Dies war und ist normal. Man wird auch im Fall der Unterkonten max. immer bei der letzten Rechnung ein Risko tragen, aber dies ist akzeptabel, da alle anderen Rechnungen, auch wenn sie mit mit einem Kundenkürzel (sprich organisatorischer Bereich=erlaubt) angewandt werden, immer nachvollziehbar sein werden.
im ::Normal ist auch, das

RE-Nr. fortlaufend ohne Namensbezug erstellt werden. Aber wenn
Du mit deinem System eine lückenlose Rechnungserstellung
nachweisen kannst, ist das auch vom Erlass gedeckt.

Das kann er aber wohl evtl. nicht. Er kann einfach die
Rechnung Mayer001 verschwinden lassen. Wenn es keine Mayer002
Rechnung gibt, wird das auch bei einer USt-Sonderprüfung nicht
auffallen.

Stimmt, siehe oben, aber dieses Steuerausfallrisiko ist tragbar (zumindest aus Sicht der Finanzverwaltung :wink:)
Gruß
Michael

#15

D.h. Du kannst deine Rechnungen z.B. mit
2005001 anfangen oder durchaus auch Rechnung 123Meier05
schrieben, wobei 123 dann eben die fortlaufende Nummer ist und
Meier05 dein System der Zuordnung zum Kunden zusätzlich
abbildet.

Hallo Wiz, hallo Andreas,

dieser Meinung kann ich mich so voll anschließen.
Nach meinem rechtlichen, organisatorischen,
betriebswirtschaftlichem Verständnis erfüllst Du mit der
Bildung von Nummernkreisen pro Kunde eben nicht den Sinn
dieser Vorschrift.

Dann hast Du mich missverstanden. Bei dem letzten Beispiel geht es darum, dass 123 die über alle Kunden laufende eigentliche und vom FA gewünschte Rechnungsnummer ist, und Meier05 hiervon losgelöst nur zu internen Zwecken zu betrachten ist. Also die Rechnungsnummer wie folgt laufen würden: 122Müller01, 123Meier05, 124Schmidt89, … Für das FA gibt es dann einfach nur die Rechnungen 122 - 124 und damit wäre die Sache dann OK, weil ich hierbei keine Rechnungen verschwinden lassen könnte.

Gruß vom Wiz