Beauftragung und Kontrolle von Fremdfirmen

Hallo zusammen,

ich sitze gerade mit einer Kollegin an einer Verfahrensanweisung für die Beauftragung und Kontrolle von Fremdfirmen.
Dies ist bislang nur lückenhaft bis gar nicht geregelt, so dass wir dies generell (auch für mehere Standorte) deckeln wollen.

Wie ist dies bei Euch geregelt?
Konkret:
Wer ist für die Beauftragung verantwortlich? Zentral/Dezentral? Nach Fachgebieten?
Wie werden Fremdfirmen kontrolliert und über die geltenden Bestimmungen auf dem Betriebsgelände informiert?

Wäre super dankbar über ein paar Best-Practise Beispiele :smile:

Danke!
Gruß,
Tobi

Hi,

als Fallstudie (nenne ich aber keine Namen woher) :

  • Für Leiharbeiter werden Skillgruppen von den Fachbereichen einheitlich und tätigkeitsbezogen definiert, dann zusammen mit dem Einkauf Preise für die Skills festgelegt, welche für alle Unternehmensbereiche verbindlich sind.
  • Man beauftragt als Ableitungsteiler etc. keine Externen Unternehmen, sondern veranlasst eine Ausschreibung, und der Einkauf kümmert sich darum, dass diese Ausschreibung kostenoptimal besetzt wird
  • Bei Angeboten, die zum Profil und zum Preis passen, führt der Fachbereich persönliche Gespräche mit dem Anbieter durch.
  • Sollten alle Beteiligten zufrieden sein, wird ein Vertrag unterzeichnet und ab dann lastet die volle Verantwortung beim Fachbereich.
  • Was der Dienstleister anstellt, wird wöchentlich in Berichten festgehalten, und diese Berichte gehen bis hoch zum Vorstand (werden allerdings immer abstrakter, bis ganz oben nur noch „Status OK“ zu lesen ist)
  • Über Zahlungen, die getätigt werden, wird sowohl der verantwortliche Fachbereich als auch Finance informiert. Finance interessiert sich nicht dafür, was der Dienstleister anstellt, sondern nur dafür, dass sämtliche Geldströme authentifiziert sind.
  • Was die Integration der Externen auf dem eigenen Gelände angeht, fällt es entweder in die fachliche Verantwortung oder wird von der Unternehmenssicherheit geregelt.

Das Blöde ist, solche Verfahren lassen sich dadurch aushebeln, dass ein Vorstand „zufällig“ mit einem Chef der Fremdfirmen eng befreundet ist und bei Problemen ehehr in der Berichterstattung als im Verhalten seiner Freunde eine Schwierigkeit sieht.

Daher muss man schon mehr tun als ein Vendor Management einführen, Reporting-Strukturen aufbauen und finanzielle Kontrollen für die Geldströme instituieren.

Gruss,
Michael

Hi Michael,

wow, das klingt sehr streng durchorganisiert.
Ist bei uns leider unmöglich anzuwenden, da a) der Einkauf nicht die entsprechenden Ressourcen und Kompetenzen hat und b) wir eine Unmenge an Unternehmer und Fremdfirmen beschäftigen, so dass wir mit diesem Reporting ein Verwaltungsmonster erschaffen würden :wink:

Aber trotzdem danke für Deinen Hinweis.
Vielleicht kann ich ja ein paar Ideen, „in klein“ ableiten.

Gruß,
Tobi

Kosten und Risiko

wow, das klingt sehr streng durchorganisiert.
Ist bei uns leider unmöglich anzuwenden, da a) der Einkauf
nicht die entsprechenden Ressourcen und Kompetenzen hat

Die er sich mit einem entsprechenden Mandat vom Vorstand ohne Weiteres besorgen kann.

b) wir eine Unmenge an Unternehmer und Fremdfirmen beschäftigen,

Was in sich schon ein riesiges Problem ist, da mit jeder Firma einzigartige Verträge aufgesetzt werden, die auch gemanaged werden müssen.

Die übliche Vorgehensweise hier ist in Phase I des Vendor Managements, die Anzahl Fremdfirmen auf maximal ein Dutzend zu reduzieren.
Das lässt sich ohne Leistungsverlust so organisieren, dass man „Kleinanbieter“ mehr oder weniger unsanft zwingt, die MA-Überlassung durch „Großanbieter“ durchzuführen, welche dann für die vielen Kleinen gerade stehen müssen.

Das mag für die „Kleinen“ möglicherweise Umsatzeinbussen bedeuten, aber durch entsprechende Verträge und entsprechenden Vertrieb (die nicht Euer Bier sind) können sie dadurch auch möglicherweise mehr Aufträge kriegen als vorher.

so dass wir mit diesem Reporting ein Verwaltungsmonster erschaffen würden :wink:

Reporting muss eh sein sofern Ihr börsennotiert seid, siehe BilMoG.

Es ist die Frage wie das Ganze organisiert ist.

Vielleicht kann ich ja ein paar Ideen, „in klein“ ableiten.

Stichwort Vendor Management. Mittel und Wege es durchzuführen gibt es viele.

Gruss,
Michael