Checkliste ges. f. Optimierung v. Arbeitsvorgängen

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo,

ich hoffe, hier ist meine Frage richtig platziert. Wenn nicht, bin ich dankbar für einen Forenhinweis.

In unserem Verein gibt es mehrere Probleme, die wir nun in verschiedene Problemfelder kategorisiert haben und die wir nun in Gruppen angehen wollen, um Lösungsansätze zu erarbeiten.

Aus dem Projektmanagement kenne ich solche Checklisten und Hilfen, die es einem erleichtern, bei der Optimierung von Arbeitsvorgängen wichtige Punkte nicht zu vergessen. Nun suche ich solch einen Vorgehensplan, der unseren Gruppen hilft, in ihrer Gruppe gezielt und kleinschrittig vorzugehen, um die verschiedenen Arbeitsfelder in unserem Verein zu oprimieren.

Ich stelle mir so eine Checkliste zum Beispiel so vor:

  1. Problembereiche definieren
  2. Zuständigkeiten/ Ansprechpersonen festlegen
  3. Nah- und Fernziele festlegen und terminieren
  4. Lösungsvorschläge besprechen und festlegen
  5. usw.

Nur viel kleinschrittiger/ umfassender - wenn überhaupt möglich - und vollständig(er).

Ziel ist es, verschiedene Vorgänge in unserem Verein zu optimieren wie die Kommunikstion oder die Arbeitsteilung etc.

Vielen Dank für eure Hilfe!

Chris

#2

Hmmnaja…

Arbeitsvorgängen wichtige Punkte nicht zu vergessen. Nun suche
ich solch einen Vorgehensplan, der unseren Gruppen hilft, in
ihrer Gruppe gezielt und kleinschrittig vorzugehen, um die
verschiedenen Arbeitsfelder in unserem Verein zu oprimieren.

Ich weiß nicht, aber das was Du da sagst klingt ja fast nach…
http://www.isixsigma.com/library/content/c020617a.asp

Six Sigma halte ich aber für einen „Verein“ ziemlich mit Kanonen auf Spatzen geschossen, da eine 6S Optimierung schnell im 5-stelligen Eurobereich kostet.

Dafür ist es präzise, zuverlässig und nachhaltig.

#3

Anmerkungen, ganz off topic.
Hallo,

Six Sigma halte ich aber für einen „Verein“ ziemlich mit
Kanonen auf Spatzen geschossen, da eine 6S Optimierung schnell
im 5-stelligen Eurobereich kostet.

Dafür ist es präzise, zuverlässig und nachhaltig.

Six Sigma (SS) ist ja in aller Munde.
Rein technisch betrachtet ist SS in seiner ursprünglichen Form eigentlich nur im Halbleiter und Metallbearbeitungsbereich sinnvoll durchführbar, da hier Automatisierungsgrad und Stückzahlen hoch sind und die Prozesse so eine hohe Genauigkeit zulassen.
Jetzt weiss ich aber, dass fast in jeder Branche damit herumgeprahlt wird, selbst bei Prozessen mit Handarbeitsanteil. In einigen dieser Fälle weiss ich, dass dort die statistische Komponente von SS gänzlich weggelassen wird, aber die „Methodik an sich“ angewendet wird, wobei das für mich dann wie Spanferkel ohne Ferkel ist.
Für mich ist SS ausserhalb oben genannter Branchen sowas wie „Balanced Score Card“:
Keiner weiss so richtig was daran neu sein soll, nicht mal ich selbst.

Gruss,
TR

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#4

Muß ja nicht neu sein …

In einigen dieser Fälle weiss ich, dass dort die statistische Komponente von SS gänzlich weggelassen wird, aber die „Methodik an sich“ angewendet wird, wobei das für mich dann wie Spanferkel ohne Ferkel ist.

Bezogen auf den Namen ist das wirklich so: woher kommen denn die Sigmas ohne Statistik? :wink:

Keiner weiss so richtig was daran neu sein soll, nicht mal ich selbst.

Und um das jetzt in den Worten eines derer zu sagen, die sich das Ganze ausgedacht haben:
Die neusten Methoden, welche in 6S zum Einsatz kommen, sind etwa 25 Jahre älter als 6S selbst. Neu war damals nur die „DMAIC Roadmap“, d.h. das strukturierte 5-Phasen-Modell mit strukturierter Vorgehensweise.

Und das wollte ich auch eigentlich nur als Hinweis geben. Man kann aus dem Modell die ganze statistische Chose reduzieren oder drastisch abspecken und erhält am Schluß eine gut strukturierte, sehr einfach nachvollziehbare Vorgehensweise der Prozess/Produktverbesserung, die durchaus in der Lage ist, effektiv und nachhaltig Dinge zu verbessern.

Der Unterschied zwischen diesem „normalem gesunden Menschenverstand“ und der Nicht-Verwendung wird aber schnell bei Unternehmen klar, die es nicht kennen :smiley:

Gruß,
Michael

#5

Vielleicht noch andere Tipps?
Hallo,

nunja, wir sind ja nur ein Verein - wenn auch groß und mit zahlreichen Großveranstaltungen - und wir möchten einzelne Arbeitsbereiche, die wir evaluiert haben und als stark verbesserungswürdig eingestuft haben, optimieren. Zwar geht es dabei sicherlich auch um Finanzen, aber in erster Linie möchten wir die Mitarbeit im Verein besser verteilen, die Kommunikation verbessern und für einzelne Bereiche Verantwortungsplätze schaffen…

#6

Hallo,

danke, aber das ist viel zu umfangreich. Man muss ja auch bei uns bedenken, dass wir Leute aus allen möglichen Arbeitsbereichen sind. Viele davon haben mit Projektmanagement und QM gar nichts am Hut und waren schon durch unsere Evaluation beim Fragebogenausfüllen leicht überfordert. Ein weiteres Problem: Wir haben die Wege zur Optimierung nach den einzelnen Bereichen aufgeteilt. Da würde ich mal sagen, dass 40% der Leute, die hier mitarbeiten der englischen Sprache nicht so mächtig sind, dass sie sich hier eine sinnvolle Checkliste zusammenstellen könnten…

Chris :smile:

#7

Einfach ‚tun‘
Hallo,

nunja, wir sind ja nur ein Verein - …aber in erster Linie
möchten wir die Mitarbeit im Verein besser verteilen, die
Kommunikation verbessern und für einzelne Bereiche
Verantwortungsplätze schaffen…

Ihr habt bereits Verbesserungspotential evaluiert und dann diese Frage?
Macht es doch einfach.
Irgendjemand wird es ja wohl den Hintern hoch kriegen und es in die Hand nehmen wollen.
Wenn keiner will, dann lasst es sein.

Gruss,
TR

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#8

Einer? Das ist nicht das Prinzip eines Vereins. Darum geht es auch nicht.

Schade, dass meine Frage so nicht richtig gelesen wird, denn so eine Antwort hilft uns nicht weiter und kostete dich unnötig Zeit.

Wir benötigen für die, welche an der Verbesserung arbeiten, einfach eine Checkliste, um eine Art Leitfaden zu schaffen, damit nicht planlos gearbeitet wird. Die meisten bei uns haben einen Vollzeitjob. Wir sind keine Firma, um das noch einmal ausdrücklich zu sagen. Da läuft der Hase nun mal etwas anders. Aber sicherlich mein Fehler mit einer Frage für einen Verein hier ein Businessbrett aufzusuchen.

Wenn es also so eine Checkliste nicht gibt, die man überarbeiten kann, so dass sie auf unser ASnliegen passt, dann muss meine eben herhalten in der Hoffnung, sie ist einigermaßen vollständig und logisch.

Chris

#9

Danke, es hat mir zumindest geholfen, meine Checkliste zu prüfen und die Reihenfole zu klären!

Chris

#10

Hallo Chris,

Was Du vorhast fällt unter den weiten Begriff des Changemanagements, oder in Deutsch: des „Veränderungsmanagements“.

Die meisten Veröffentlichungen (Google) beziehen sich natürlich auf Firmen. Aber das lässt sich immer auch auf Vereine übertragen.

Hier der Link zu einer Checkliste für Changemanagement:
http://www.olev.de/c/cm-check.pdf

Viel Erfolg
Ullrich Sander

#11

Hallo Chris,

Vereinsarbeit ist ehrenamtliche Tätigkeit, die vor allem eins soll, dem Zweck des Vereins so dienen, so dass dieser funktioniert und alle ihre Freude aus diesem Verein ziehen können (oder auch Nutzen).

Deshalb sollte man nicht unbedingt Arbeitsabläufe optimieren, da es ja weniger darauf ankommt, ob die Arbeit wirtschaftlich ist (im Sinne von Zeitaufwand und Kosten/Nutzen), sondern eher, dass sich überhaupt jemand bereit findet, diese Arbeit zu machen.

Die Herangehensweise an die Probleme sollte daher eher eine persönliche sein, wobei es wichtig ist, auf keinen Fall mit Vorwürfen und „Du“-Anreden zu beginnen.

Hier sollten meiner Meinung nach eher Kommunikationstechniken (Metaplan o.ä.) geübt werden, damit die, die „mit ihrem Teil der notwendigen Vereinsarbeit überhaupt nicht fertig werden“, den Mut und die Fähigkeit lernen, zu sagen, dass sie etwas warum nicht schaffen, und zwar jeder für sich und seinen Bereich. Dann sollten alle versuchen, für die Probleme desjenigen Lösungen vorzuschlagen (Brain-Stormin o.ä.), immer bezogen auf die Arbeit, nicht au fdie Person:
Beispiel: Ich muss meine Arbeit immer wegen persönlicher Verpflichtungen unterbrechen (Kinder, Telefon …), deshalb brauche ich statt der eingeplanten Stunde 3 Stunden für …
Vorschläge für Problemlösung dürfen auf keinen Fall persönlich sein: Erzieh deine Kinder besser … Die können ja wohl mal 1 Stunden ruhig sein …
Sondern: Gibt es die Möglichkeit, die Kinder einmal in der Woche zu Großeltern (die sich wahrscheinlich freuen??) zu bringen? Können die Kinder einmal in der Woche bei Freunden spielen (was sie wahrscheinlich gerne machen …) Lässt sich keine Lösung für dieses angesprochene Problem finden, sollte man versuchen, diese Arbeit umzuverteilen und der betroffenen Person eine andere Tätigkeit anbieten …
Ist allerdings ein sehr schwieriger Prozess, für den man anfangs eine qualifizierte neutrale Person braucht. Die Gefahr besteht, dass sich jeder, dessen Arbeit nicht „funktioniert“, persönlich als Versager fühlen könnte

Gruß
Penelope22