QM Originalbeleg nach jedem Kontoauszug?

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo,

ich habe eine Frage bezüglich der Ablage von Rechnungen,
Kontoauszügen und Überweisungsbelegen.

Sollte man die Originalrechnungen in einem eigenem Ordner ablegen und
im anderen Ordner mit den Tageskontoauszügen und Überweisungsbelegen
eine Kopie anhängen oder lieber gleich die Originalrechnung da mit
abheften?

Für die Kassenprüfung wäre das ja ganz sinnvoll, denn die wollen ja
immer das Original sehen, aber für mich ist es sinnvoller, wenn ich
alle Originalrechnungen nach dem Alphabet abhefte.
Dann würde aber der Ordner immer daneben stehen müssen, damit der
Prüfer gleich das Original sehen kann.

Ich würde gerne wissen, wie das nach Norm gemacht wird oder ob das
immer individuell festgelegt wird.

Bisher ist es so, dass alle Originale in einem Ordner sind und die
Überweisungsbelege auch in einem Ordner. Die Kontoauszüge sind
nochmal extra abgelegt. Digitale Ablage kann leider nicht eingesetzt
werden. Ich arbeite hier in einem Verein.

Hoffe mir kann jemand das Ablagesystem mit den Kontoauszügen,
Rechnungen und Überweisungen erklären.

Danke schön.

Liebe Grüße

#2

Moin

also wir machen es so dass wir die originale in die Buchhaltung geben die dann das alles abheften…

Von den Rechnungen machen wir eine Kopie und heften die bei uns ab…

Kommt ganz drauf an welche Art von Rechnung es ist, da machen wir manchmal 3 oder 4 Kopien und heften die hier und da ab…

Aber bei der BH ist wichtig dass die alles beisamen haben.

#3

Was muss denn realisiert werden (typische Ingenieur-Frage *g*):

a) Ich blättere in den Rechnungen und will zu jeder Re rasch den Kontoauszug finden.

b) Ich blättere in den Auszügen und will zu jeder Position die Rechnung finden.

Beides in jeweils deutlich unter einer Minute.

Also Ideen zur Vorgehensweise:

a) Wenn die Originalrechnungen abgeheftet werden und auf ihnen das Buchungsdatum des Kontoauszugs notiert wird, ist der Zusammenhang zu den Auszügen m. E. eindeutig hergestellt.
Wenn Buchhaltungsabteilung und Sachbearbeitung räumlich weit getrennt sind, gehört die Original-Rechnung in die Buchhaltung und eine Kopie in die Sachbearbeitung.

b) Vom Kontoauszug zur Rechnung müsste man i. d. Regel leicht finden können.
In Zweifelsfällen (Doppelnamen mit unklarer Einsortiereung u. ä.) auf dem Auszug die Buchstaben kennzeichnen/unterstreichen, nach denen abgelegt wird.
Bei Zahlungen kurz nach Jahreswechsel ggf. Jahrgang des Ablageordners notieren.

Bei ganz seltsamen und unüblichen Sachen eine Notiz mit einer Erklärung der Sachlage abheften. Di dann so formulieren, dass man auch noch in 10 Jahren versteht, was los ist.

Liebe Grüße