Verbot von Kopien aus digitaler Personalakte

Behörden & Recht Arbeitsrecht
#1

Guten Abend,

neulich kam die Diskussion unter Kollegen auf einen interessanten Sachverhalt, zu dem ich schon jetzt anmerken möchte, dass ich davon nicht persönlich betroffen bin.

Ein Unternehmen gewährt den Mitarbeitern seit einigen Jahren Zugriff auf die Personalakte und das in digitaler Form - d.h. über den Browser sind die in Rubriken eingeordneten Dokumente einsehbar. Dies betrifft fast ausschließlich Unterlagen, die

  • entweder der AN dem AG zur Verfügung stellte (also bspw. Bewerbungsunterlagen) oder ihm in Form von Anträgen (Teilzeit o.ä.) oder Belegen (Schreiben/Bescheinigungen der Krankenversicherung) übersandte oder
  • der Arbeitgeber dem MA zuschickte wie Briefe bzgl. Sonderzahlungen, Gehaltserhöhungen, Vereinbarung zur Arbeitszeitveränderungen (Teilzeit, Elternzeit) sowie Änderungen z.B. bzgl. Unterschriftenvollmacht, Titel, Versetzungen usw.

Ausnahmen sind die Personalstammdaten, die aber dem Mitarbeiter nicht nur über die Funktion „Personalakte“ zur Verfügung gestellt werden, sondern zusätzlich über eine Funktion, die anders aufgerufen wird.

Ausdrücklich nicht gemeint sind Gehaltsabrechnungen.

Nun stellten MA vor einiger Zeit fest, dass über der digitalen Personalakte auf einmal in fett zu lesen ist, dass digitale Kopien von Dokumenten aus der Personalakte verboten seien.

Frage 1: Ist ein solches Verbot zulässig? Dies insbesondere angesichts der Art der hinterlegten Informationen (also praktisch ausschließlich Schriftwechsel, bei denen der AN ohnehin Adressat oder Absender ist).

Soweit mir bekannt ist, hat der AN das Anrecht auf Kopien von einzelnen Dokumenten aus einer papierhaften Personalakte. Versteht sich da nicht von selbst, dass er auch Kopien von digital hinterlegten Dokumenten fordern bzw. gleich selbst anfertigen kann? Oder hat der AG die Lufthoheit über die von ihm geführte digitale Personalakte und kann sich das alleinige Recht vorbehalten, Dokumente zu kopieren bzw. zur Verfügung zu stellen?

Frage 2: Die Dokumente werden - wie erwähnt - über den Browser angefordert und befinden sich deshalb anschließend auf dem PC/Laptop des Mitarbeiters im Downloadordner. Kann man das Verbot der Erstellung von Kopien schon deshalb ignorieren, weil der Abruf der Dokumente schon aus technischen Gründen unmittelbar zu einer digitalen Kopie führt und das Verbot der Erstellung von Kopien somit offensichtlich unsinnig ist?

Ich freue mich auf einen Gedankenaustausch. Wie gesagt: ich bin nicht betroffen, weil ich meinen eigenen digitalen Datenhaushalt habe, der jedes Dokument, das zwischen mir und meinem AG ausgetauscht wurde, beinhaltet.

Gruß
C.

#2

Zu Frage 2: die Frage wäre, inwieweit die Dokumente verschlüsselt lokal abgespeichert werden? Ein gutes Programm sollte auch Screenprints (Bildschirmfotos) unterbinden? Ansonsten würde ich das durchaus auch als mangelhafte Umsetzung der DSGVO betrachten.

#3

Entweder hat man das zwischenzeitlich verändert oder es war von Anfang an nicht so und ich habe es mir eingebildet, aber derzeit werden keine lokalen Kopien ohne zusätzliche Aktivität des Mitarbeiters abgelegt. Einen Verstoß gegen die DSGVO sähe ich aber so oder so nicht, da Zugriff auf die Daten in jedem Falle nur der Mitarbeiter hatte, aus dessen Akte die Dokumente stammen.

#4

Hallo,

die Regelung zu Frage 1 (Verbot von Kopien oder Ausdrucken) verstößt auf jeden Fall gegen höherrangiges Recht.

Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung beinhaltet regelmäßig neben dem Recht auf Einsichtnahme in alle Dateien, die jemand selbst betreffen, auch immer das Recht, zumindest auf eigene Kosten Kopien oder Ausdrucke erstellen zu lassen.

Im Arbeitsrecht ist dies schon lange so geregelt auf Grundlage von § 83 BetrVG
https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__83.html
wobei auch hier die Fachliteratur (zB ErfK, Kania, § 83 BetrVG Rn 3) einmütig das Recht auf Ausdrucke bzw. Kopien befürwortet.

&tschüss

Wolfgang

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#5

Sooo…

erst einmal ist jeder Arbeitgeber dazu verpflichtete Einsicht in die Personalakte zu gewähren - während der Arbeitszeit wohlgemerkt. Auch ist er dazu verpflichtet dem Arbeitnehmer die Möglichkeit für eine Kopie der Personalakte zu gewähren. Meist gegen ein Entgeld, welches natürlich angemessen sein muss und sich auf die realen Kopiekosten beschränkt. Auf die Herausgabe der Personalakte kann ein Arbeitnehmer nicht bestehen. Das Recht besteht außerdem auch noch nachdem Beschäftigungsverhältnis

Folgende Personen sind zur Einsicht berechtigt:

  1. der Arbeitgeber selbst
  2. sowie ausgewählte Personen der Personalabteilung.
  3. Der Arbeitnehmer selbst
  4. An Personen des Betriebsrates, die von dem Arbeitnehmer ausdrücklich benannt wurden
  5. rechtlich relevante Behörden
  6. Es besteht ein ausdrückliches Verbot für die Weitergabe an Dritte, sofern sie nicht unter Punkt 1-5 fallen.

Wie lange dürfen personenbezogene Daten vom Arbeitnehmer gespeichert werden?

  1. Krankenakten und Fehlzeiten – wenn die Fehlzeiten nicht 6 Wochen im Jahr überschreiten – 12 Monate, sonst 4 Jahre.
  2. Daten aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement sollten hingegen spätestens nach 5 Jahren gelöscht werden.
  3. Steuerrelevante Daten erst nach 10 Jahren.

mfg

#6

Hi Chatbot,

bruuuuuuulp -

hast Du denn auch was zu den vorgelegten Fragen zu sagen? Weil ich weiß, dass das mit dem Lesen bei Dir manchmal schwierig ist, kopiere ich sie grade nochmal - vielleicht klappt es ja dann:

Und Tschüs

MM

#7

Hallo,

hast Du für diese Behauptung

auch irgendeinen Beleg?

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#8

Also ich bin begeistert! Das war meines Wissens das erste Mal, dass von diesem Teilnehmer ein verständlicher Text hier eingestellt wurde…

#9

Die Abwesenheit von Rechtschreibfehlern lässt vermuten, dass das Dings irgendwo rauskopiert ist.

Aber immerhin: Die wichtigsten Stichworte haben etwas mit dem Themenbereich zu tun, zu dem die Frage gehören könnte.

Schöne Grüße

MM

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