Abläufe bei Bestellungen

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo,
ich hoffe es kann mir jemand in diesem Brett weiterhelfen.

Ich bin Projektleiter in einer Frima für Sondermaschinenbau.
Ich habe eine Ausenandersetzung mit meinem Chef, über den Ablauf bei Bestellungen.
Mein Chef stellt sich dies wie folgt vor:

  • Ingenieur wählt Teil aus (z.B. Teil Nr. 123)
  • Er gibt diese Nummer und alle nötigen Informationen direkt (ohne Rücksprache mit mir!) an unsere Einkaufsabteilung.
  • Die Einkaufsabteilung erstellt das Bestellformular und schickt die Bestellung zum Zuliferer.
  • Gleichzeitig wird das Formular an die Warenannahme zur Nachverfolgung gegeben.
  • Die Projektleiter sollen immer Freitags die Ordner mit den Bestellungen der Woche auf Korrektheit überprüfen.

Meine Vorstellung von dem Ablauf ist:

  • Ingenieur wählt Teil aus (z.B. Teil Nr. 123)
  • Er hält Rücksprache mit Projektleiter.
  • Projektleiter unterzeichne die Bestellung gibt sie und alle nötigen Informationen an unsere Einkaufsabteilung.
  • Die Einkaufsabteilung erstellt das Bestellformular und schickt die Bestellung zum Zuliferer.
  • Gleichzeitig wird das Formular an die Warenannahme zur Nachverfolgung gegeben.
  • Die Projektleiter sollen immer Freitags die Ordner mit den Bestellungen der Woche auf Korrektheit überprüfen.

Argumentation von meinem Chef:

  • Er möchte, dass die Ingenieure möglichst selbständig arbeiten und sich nicht kontrolliert fühlen (Motivation usw.).

Meine Argumentation:

  • Kontrolle ist äusserst schwierig. Beim kontrollieren der Bestellungen muss ich nochmal alle Teile nachvollziehen, da die Bestellnummer alleine meistens nichts über die Charakteristik des Teils aussagt (d.h. Kataloge und Zeichnungen anschauen Rücksprache mit Ingenieuren, …).
  • Wenn ich Freitags die Bestellungen kontrolliere, ist es zu spät. Die Zuliferer haben mit der Bearbeitung der Bestellung schon angefangen und manche Teile sind evtl. schon im Haus.
  • Die Bestellten Teile sind Schludrig ausgewählt, da nicht kontrolliert wird. Wenn sich der Ing. nicht sicher ist, bestellt er Teile und schaut mal was kommt und ob es passt (ist schon vorgekommen und es gibt sicher eine Dunkelzifffer).

Hat jemand Erfahrung mit solchen Betriebsabläufen?
Hat jemand weiter Argumente für bzw. gegen die Modelle?

Vielen Dank
Anselm

#2

Hallo Anselm,

wer schnell und gefährlich lebt, stellt sich solche Fragen? :wink: Blöder Scherz, entschuldige.

Ich würde sagen, beides geht. Es ist eine Frage, wie das Unternehmen den Prozess definiert.

Man kann dem Chef schon zustimmen: Du kannst nicht jede Entscheidung, bei der Geld in die Hand genommen wird, vorher vom Vorgesetzten genehmigen lassen.
Jeder Ingenieur sollte in der Lage sein, eigenständig Teile auszusuchen und zu ordern.

Auf der anderen Seite:
Hast Du die Budgetverantwortung für Dein Projekt und bist nachher verantwortlich, wenn unnötig Geld ausgegeben wurde? Dann kann man darüber streiten.

Was, wenn man einen Kompromiss als Prozess definiert? Z.B. „Peer Review“ (Vier Augen Prinzip - die Leute fühlen sich nicht bevormundet): Ein zweiter Ingenieur schaut über das ausgewählte Teil bevor die Bestellung rausgeht.
Vielleicht kann man den Ingenieuren eine Checkliste an die Hand geben, nach der ausgewählt und vom Kollegen nochmals bewertet wird:
(Vielleicht)

  • Erforderliche Funktionalitäten (messbar - Temperaturbeständigkeit, max. Drehmoment, wichtige Toleranzen…)
  • Erforderliche Eigenschaften (z.B. bleifrei)
  • Preis (z.B. ähnliches Teil schon mal verwendet und Preis bekannt, gibt es eine günstigere Alternative)
  • Lieferant bekannt
  • Lieferzeit
  • etc.

Beide Ingenieure unterschreiben die Bestellung.
Man kann auch definieren, dass ab einer gewissen Summe, der Projektleiter unterschreiben muss (Achtung: nicht, dass Bestellungen gesplittet werden, um die Summen unter der Schwelle zu halten).

Hoffe, das hilft
Gruß
Holger

#3

Hallo Anselm,

nach Lektüre Deiner Frage habe ich den Eindruck, daß es ein, sagen wir es mal so, gespanntes Verhältniss zwischen Dir und diesem Ingenieur gibt.

Es herrscht wohl ein gewisses Konkurrenzverältniss - oder?

Zum Thema:
Bei uns (Forschung und Entwicklung) kann ein Projekting. laufende Anschaffungen weitestgehend selbständig abwickeln. Unregelmäßigkeiten kämen recht schnell heraus.
Größere Anschaffungen werden meist gemeinsam durchgeführt, alein schon, weil die Praktiker meist eine bessere Marktübersicht haben als die Projektleiter, aber (leider) auch einen Hang zum Perfektionismus.
Da muß eine Balance gefunden werden, was meist klappt.
Motto:
Soviel Freiheit wie möglich, soviel Kontrolle wie nötig.

Man muß sich auch mal zurücknehmen können :wink:

Gandalf