Hallo, ich hab da mal eine Frage, wir machen uns in meiner Firma zur Zeit Gedanken darüber, wie wir eine besseres Ablagesystem erreichen könne. Bisher ist es wie folgt: hat ein Kunde einen Vertrag mit uns, bekommt dieser einen Kundenordner der nur mit dem namen des Kunden beschriftet ist, die einzelnen Laschen im Ordern, gliedern sich wie folgt: Angebote, Aufträge, Schriftverkehr, Reklamationen, Sonstiges, Pläne und Verträge, was an sich ja schön und gut ist aber wir haben viele Kunden die so einen Ordner haben und vollgestopft sind mit 1000enden von Angeboten, Plänen, Schriftverkehr etc. also wenn man mal was wirklich dazugehöriges zu einem bestimmten Bauvorhaben/Auftrag sucht, muss man erst den kompletten Ordner durchwühlen um irgendwas zu finden, dabei geht natürlich jede menge Zeit verloren… für Kunden ohne Vertrag haben wir nur Angebot-Ordner A-Z und Auftragsordner A-Z… da bei diesen meist nicht viel mehr kommt auser vlt 1 - 2 Aufträge… ich hab mir schon einige Gedanken zu dem Thema gemacht aber irgendwie keine wirkliche/wasserdichte Lösung des Problems gefunden, habt ihr Ideen wie man es gestalten könnte ? ob komplett anders oder nur mit kleinen Veränderungen, ich freue mich über alle Ideen die kommen
Hallo Galabau201 -
vorab => wirklich WASSERDICHT iSv ich finde alles sofort gibt es nicht. Ein manuelles System wird nie ermöglichen, quasi alles mit einem Griff zu finden.
Sinnvoll und effektiv ist entweder scannen aller Unterlagen und verschlagworten, dann Suche über den Rechner.
Oder (so löse ich das) mit einem Fakturierungsprogramm arbeiten, welches auch Verknüpfungen mit Textverarbeitung / Tabellenkalkulations-Dateien, Bildern, Scans etc. ermöglicht. Das Angebot erhält dann eine Bearbeitungsnummer, unter der der gesamte Vorgang mit allen Unterlagen chronologisch aufsteigend abgelegt ist. Der Nummernkreis „S“ steht dabei bei mir für Stammkunden, „L“ für Laufkunden. Abgelegt wird NUR nach Nummer (außer natürlich dem buchhalterisch anders zu behandelnden Rechnungen, Mahnungen etc … davon kommen nur Kopien in den Gesamtvorgang und eine Kopie in Ausgangsrechnungen etc.).
Mache ich zB aus einem Angebot eine Rechnung, ergibt sich aus den Kopfdaten der Rechnung, auf welchem Angebot das ganze basiert.
So findet alles wieder zusammen.
Allerdings ist ein PC dann zwingend und auch eine strikte Einhaltung von Regeln in der Bearbeitung von Vorgängen (wenn ich zB eine Kundenemail in Outlook statt im Fakturaprogramm öffne, wird sie NICHT automatisch in der Fakturiersoftware erfasst … das müsste ich dann manuell nacharbeiten).
Wird ein Vorgang gesucht, ergibt die Rechnersuche beispielhaft (!) dann eine Kundennummer (daran sehe ich schon, ob Sonder-/Stammkunde) und ich kann aufrufen, das xyz in 2012 und 2013 folgende Vorgänge verursacht hat = es folgt eine Liste mit zB 25 Einträgen. Die ersten sind noch laufende (noch nicht abschließend bearbeitete) Anfragen, da das System noch keine Vorgangsnummer hat. Bei den anderen sehe ich anhand der Vorgangs/Referenznummer, wo ich den Gesamtvorgang in der Ablage finde und in den Listenfeldern dahinter erkenne ich jeweils, welche Belege alle erzeugt oder eigegangen sind dazu. Ich sehe also zB, das am 01.02. und am 15.04. jeweils ein Angebot unter dieser Vorgangsnummer abgegeben wurde und welche Angebotsnummer die haben, zu welchem (Teil-) Objekt die gehören, welcher Gesamtpreis rausgegangen ist, ob daraus eine Rechnung geworden ist, welche Lieferscheinnummern dazugehören, ob eine Reklamations-/Nachbearbeitungsaktion gelaufen ist, wann gezahlt wurde usw.
Sortieren kann ich diese Ergebnisliste wie ich will durch Klick auf die Feldbezeichnungen (so finde ich zB alle Vorgänge zu einem bestimmten Projekt eines Kunden, zu einer bestimmten Straße etc.)
Parallel kann ich auf einer gesonderten Registerkarte des Kunden zu dem jeweiligen Projekt (also dem Vorgang) eine Liste mit allen Dateien aufrufen, die ich damit verknüpft habe. Da ich bei der Bearbeitung eines Vorganges aus dem Kundendatensatz heraus ein Projekt aufrufe und dann die Textverarbeitung, erfolgt diese Verknüpfung automatisch und bei Scans zB kann ich das PDF-Scanergebnis per Schlagwort mit einem Kunden, einem Projekt und einem Datum auch genau in dieses Register „fallen lassen“.
Damit erübrigen sich bereits über die PC-Abfrage viele manuelle Suchen in der Ordnerablage. Telefongespräche werden übrigens auch in der Faktura zu dem jeweiligen Kunden und dem Vorgang kurz notiert.
Im Endeffekt ist das also so eine Mischung zwischen Bürosoftware/Faktura und CRM.
Es ist eine mächtige Herausforderung, so ein Ding einzurichten und das lohnt sich sicherlich auch nur, wenn man man (wie beschrieben) 1000ende von Vorgängen hat und auch mehrere Leute in der Suppe rühren.
Ob man nun generell jedes eingehende Schriftstück einscannt und verknüpft, ist schon fast eine Fetisch-Entscheidung. Aber das hat man im Tagesgeschäft ja im Bauch, ob man diese oder jene Unterlage irgendwann mal suchen wird oder nicht. Über die generelle Chronologie der Ereignisse im Rechner allerdings läßt sich ja auch sehr schnell der Zeitraum eingrenzen, den man innerhalb des Vorganges dieses Kunden aufschlagen muss, um das gesuchte Papier zu finden.
Aber wie gesagt = aus meiner Sicht ist so eine Ablage ohne PC-Programm rein manuell nicht machbar !
Der Preis einer solchen Software sagt übrigens nichts, aber auch gar nichts über die Leistungsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit des Programmes an die eigenen Bedürfnisse und Notwendigkeiten aus. Ich war sogar sehr lange mit einem Freeware-Programm ganz glücklich.
Apropos Glück => zum Glück brauche ich das heute alles nicht mehr. Irgendwann checkt man, dass mit Arbeit beim oder für den Kunden Geld verdient wird und nicht mit der Administration eines Auftrages. Und wer schlampig ablegt, arbeitet auch am PC schlampig … oft handelt man also mit einer solchen Programmentscheidung mit den bewußten Rosinen.
Viel Erfolg
Gruss
Hans
Hallo,
ich habe vor ca. 5 Wochen die Leitung einer kleinen Firma übernommen. Es gab praktisch keinerlei Büro-Organisation. Dementsprechend groß war das Chaos. Es ging unglaublich viel Zeit für das Suchen nach bestimmten Infos drauf. Nachdem ich erst mal provisorisch ein ähnliches System, wie von dir beschrieben, angewendet habe, steige ich nun auf eine professionelle Branchensoftware um. Diese bietet zahlreiche Hilfsmittel zur Organisation an. Vom ersten Kundenkontakt bis zum fertig kalkulierten Angebot brauche ich nun nur noch ca. 7 Tage 
. Klicke ich den Kunden an, habe ich sofort Zugriff auf den gesamten Schriftverkehr und vieles mehr. Das ganze kostet allerdings ein bisschen. Ist aber inzwischen für Betriebe ab ca. 8 AK Standard. Man kann solche Programme auch erstmal monatlich mieten um zu schauen, ob es für einen passt. Die Einarbeitungszeit in das Programm sollte auch nicht unterschätzt werden. Mein Anbieter bietet Schulungen an und hat sich auf den GaLa-Bau spezialisiert. Einfach mal ein Info-Gespräch führen…
Vielleicht war das ja mal eine Anregung für Euch? Wünsche auf jeden Fall weiterhin viel Erfolg!!!
Herzliche Grüße
Bernd
Würde für jeden großen Kunden, der viel Ablage verursacht, 2 oder 3 Ordner anlegen z. B.:
Mustermann
- Angebote und Aufträge
- Pläne und Verträge
- Reklamationen und Schriftwechsel
usw.
das Ganze ohne Register sondern mit
Trennblättern unterteilt:
Angebote
Aufträge
Verträge
Pläne
usw.
Hallo galabau201,
also spontan habe ich keine Lösung, die ohne viel Aufwand bessere Ergebnisse liefern könnte.
Ich denke, dass Du eine Trennung auf mehrere Ordner nach Gebieten bereits gemacht (ausprobiert) hast.
Auch der Einsatz der EDV bringt nicht viel, kostet aber viel Geld. Da gäbe es einige Techniken …
Dann kannst Du das Suchen nach Texten verfeinern.
Das finktioniert nach Schlagworten, ähnlich wie bei Googeln. Ein Wort bringt 100 Antworten. Die müsstest Du dann erst sortieren und auswerten. Ob das mehr Effizienz bringt bei Euren Aufträgen wage ich zu bezweifeln.
Vielleicht haben andere Experten interessante Vorschläge …
Gruß
Fritz Halmburger
Hallo Galabau,
wie wäre es, für die Kunden mit vielen Aufträgen im jeweiligen Kundenordner nach Projekten zu unterteilen (und diese dann evtl. nach Angebot, Auftrag, Schriftverkehr usw.)? Dann findet man auf jeden Fall schneller das Gesuchte zum jeweiligen Projekt…
Eine andere Idee hab ich ohne den Betrieb und genaueren Ablauf zu kennen leider auch nicht…
Herzliche Grüße
Silke :o)
Hallo,
wir haben generell nur die Ablagestruktur A- Z. Bei sehr großen Baustellen wird ein eigener Ordner angelegt. Lieferscheine etc. werden seperat abgelegt aber in einer Bau-
stellendatei/ -kartei vermerkt.
Das System hat sich bei 5 Kolonnen und seit über 20 Jahren bewährt.
MfG
Ordner mit Trennblättern strukturieren pro Angebot. Angebot oben rechts mit separaten Nummern versehen und alle dazugehörigen Schriftstücke mit derselben Nummer versehen.
Vorne im Ordner eine Titelliste anlegen, damit man weiß, welche Nummer zu welchem Auftrag gehört.
Gruß Marlis
Hallo galabau201, so einfach ist das von hier aus nicht zu beantworten. Eine Struktur sollte schon vorhanden sein. An sich hört sich deine Aufteilung sehr schlüssig an. Ich hätte, aus dem Stehgreif, einen Ordner angelegt, in dem die abgeschlossenen Projekte für diesen Kunden abgeheftet werden. Noch einfacher wäre es allerdings, in einem entsprechenden PC-Programm solche Angelegenheiten einzuscannen und abzulegen. So ist immer alles jederzeit griffbereit und kann notfalls über eine Suchfunktion (geht ja in Sekundenschnelle) angesehen werden. Inwieweit so ein Programm überhaupt in euer Unternehmen passt, müsste allerdings abgeklärt sein. Aber ich denke, das ist das einfachste. Die Kundenordner könnten nach Ablage im System dann ins Archiv oder mit den aktuellsten Unterlagen versehen noch im Büro verbleiben. Ich hoffe, ich habe dir helfen können. Viele Grüße gesabs
Hallo galabau
Was brauchst Du denn für Informationen? so wie sich dein System anhört ist es doch gut. Mir ist nicht klar, wo dein Problem liegt.
bessi