Hallo,
ich soll eine neue Ablagestruktur für einen Haufen Firmendokumente erstellen. Es soll aber vorerst nur als Vorschlag in einem geeigneten Dokumententyp erfolgen damit es später jedoch leicht umgesetzt werden kann.
Kann mir jemand Tips geben wie ich das am besten anstelle? Ich hab jetzt angefangen die Dokumente in einem Worddokument zu ordnen aber es geht sicher auch praktischer.
Danke
Michelle
Hi,
Word klingt doch ok, dass kann in den meisten Firmen jeder lesen, und spezielle Anforderungen, die Excel, oder MindMaps oder was auch immer günstiger erscheinen lassen sehe ich nicht.
Aber zum Inhalt habe ich eine Anregung: das wichtigste ist IMHO die Angabe der Person, deren Aufgabe es ist, einzelne Bereiche der Verzeichnisstruktur zu warten und zu pflegen, d.h. regelmäßig draufschaut, ob alles so ist wie geplant und wenn nicht, den Übeltätern auf die Finger kopft.
Jens
Hallo,
ich soll eine neue Ablagestruktur für einen Haufen
Firmendokumente erstellen. Es soll aber vorerst nur als
Vorschlag in einem geeigneten Dokumententyp erfolgen damit es
später jedoch leicht umgesetzt werden kann.
Hallo,
und was hat das mit Datenbanken zu tun ?
Hi Jens,
Vielen Dank für die rasche Antwort und den Tipp. Dann werd ich wohl in Word weitermachen 
Gruß
Michelle
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Hallo.
Kann mir jemand Tips geben wie ich das am besten anstelle? Ich
hab jetzt angefangen die Dokumente in einem Worddokument zu
ordnen aber es geht sicher auch praktischer.
Nicht nur praktischer, sondern vor allem, ohne dass ständig jemand im Dokument herumbosseln muss. Das führt nämlich früher oder später zu genau dem, was Du schon zu haben glaubst : einem Haufen 
Schwierig, ganz allgemein zu formulieren. Sagen wir mal, es gibt drei Sorten Unterlagen : Protokolle, Zeichnungen, Rechnungen. Die nennen wir P, Z und R. P werden üblicherweise nach Datum, Z nach einer Sachnummer und R nach Lieferant und Datum sortiert.
Die - zunächst - einfachere Möglichkeit, und ganz ohne Datenbank, ist es, sich normierte Namen für jedes Dokument auszudenken. Also P20070101-### bis P20071231-### (mehr als 999 Protokolle werden wohl nicht täglich anfallen). Weiter ZA###### bis ZZ###### (je nach Nummernstruktur). RA###### bis RZ######. Wir machen im Exploder eine entsprechende Ordnerstruktur auf (Wurzel : „Dokumentenablage“, Äste „Protokolle“, „Rechnungen“, „Zeichnungen“) und passen dann immer schön auf, dass auch jeder unsere Systematik einhält. Genau Letzteres ist der Haken bei der Sache.
Etwas aufwendiger, aber dafür sicherer (und später viel wartungsfreundlicher) ist dann in der Tat eine Datenbank. In der einfachsten Variante wäre das ein Hyperlink auf die jeweilige Datei - die dann auch „Im Himmel ist Jahrmarkt.Und mein Chef ist eh doof.murx“ heißen und auf einem angeschlossenen Rechner in Brimboristan stehen darf - versehen mit einem Memofeld, das entsprechende Suchhinweise aufnehmen kann. Abgelegt wird dann nur der Link, was auch noch eine datensparende Variante ist. Der oder diejenige(n), wo das System pflegen, haben damit weiter keine Arbeit, es sei denn, jemand verstrubbelt uns die Datenstruktur. Letzteres lässt sich aber gut verhindern. Den systematischen Namen für das jeweilige Dokument - das ja nur noch als ein Datensatz in der DB gespeichert ist - können wir dann wieder heißen lassen, wie wir müssen, s.o.
Gruß Eillicht zu Vensre