Access: Zusammenspiel mit Wordformularen, Excel und Webformular

Computer: Software & Programmierung Microsoft Access
#1

Es müssen verschiedene Formulare von verschiedenen Personen mit verschiedenen Kenntnissen ausgefüllte werden.

Für Personengruppe A wäre am besten, wenn sie ein Word-Formular ausfüllen könnten.
Gruppe B ein Webformular.
Gruppe C würden etwas in Excel eintragen.

B und C kenne ich, wie ist es mit Wordformularen?

Wäre als es als Steigerung möglich, ein Formular in Word, Excel und als Webformular zu erstellen, deren Eingaben dann in Access zusammengeführt werden?

Oder auch anders herum, in Access ein „Formular“ zu erstellen, dass dann als Word-, Excel- und Webformular ausgegeben wird,?

#2

Welchen Sinn hat das Ganze?

Ob Word- oder Web- oder Excel-Kenntnisse, bei Eingaben in ein Access-Formular spielen solche „Kenntnisse“ eine eher untergeordnete Rolle.

Warum soll ein Access-Formular als z. B. Word-Form ausgegeben werden?

Was wird mit den eingegebenen Daten denn weiterhin veranstaltet?

Oder ist unter „Formular“ eine herkömmlich ausgedruckte Papierseite zu verstehen?

#3

So ganz verstehe ich das Problem/die Herangehensweise nicht. Im Zusammenspiel mit Datenbanken (Access) macht es auf jeden Fall Sinn, zu erfassende Daten zunächst einmal immer in die Datenbank zu schreiben. Das kann über ein lokales Access-Frontend oder ein entsprechendes Webformular passieren, die beide dann die dahinter liegende Datenbank befeuern.

Braucht man diese Daten nun im einem Word-Text oder einer Excel-Tabelle, oder überhaupt „irgendwie“ auf Papier oder als Datei, löst man dies dann über entsprechende Berichtsfunktionen und Exports aus der Datenbank-Anwendung heraus/nutzt in Vorlagen von Word/Excel/… entsprechende Funktionen zum Zugriff auf die Datenbank. Typische Anwendung wäre z.B. aus Access heraus eine Word-Vorlage auswählen und mit Inhalten aus einem Datensatz zu befüllen, um darüber die Adresse eines Briefes einzutragen. D.h. man drückt in Access „aufs Knöpfchen“, Word geht auf, lädt die gewünschte Vorlage und füllt sie gleich entsprechend aus, und man kann sich dann dem Schreiben des eigentlichen Briefes widmen.

#4

Danke für die Antworten. Entschuldigung, ich habe mich missverständlich ausgedrückt. Man sollte, wenn man krank ist und im Bett liegt, nicht solche Sachen schreiben. Jetzt bin ich wieder fit und deshalb noch einmal:

Also andersherum, erst Access und dann ein Webformular, das kenne ich noch.

Nur dummerweise geht es um eben den umgekehrten Weg. Die Leute kennen nur Word, ein mit ihrem CMS erstelltes Webformular und ein paar wenige könnten auch in Excel mit einem Formular arbeiten.
Da muss jetzt etwas umgestellt werden.

Geplant ist aber, dass in ein bis drei Jahren sowohl jemand, der Access kann, als auch ein paar intern entsprechend geschult werden.

Könnte man dann die bestehenden Formulare in Access integrieren. Wenn ja, was muss man dann ggf. jetzt schon beachten?

#5

Hallo,

ich versteh immer noch nicht, was unter einem „Formular“ zu verstehen ist.

Was wird denn mit einem „Excel-Formular“ gemacht, wenn ein User mit Excel arbeitet und es „ausgefüllt“ hat?

Wie schon erklärt versteht man bei Access unter Formularen eine Eingabemaske auf dem Bildschirm, mit der Daten, die in Tabellen gespeichert werden sollen, erfasst, editiert oder anzeigt werden können. Access ist ein Datenbanksystem zur Speicherung von Massendaten und deren Behandlung (Erfassen, Suchen, Filtern, Editieren, Workflow-Abbildung (Ablaufsteuerung) usw.)

Für (Papier-)Ausdrucke stehen die Berichte zur Verfügung.

Ein Word-„Formular“ ist eher eine digitalisiertes Papier-Formular, mit entspr. Eingabe-Kästchen, die aber keinerlei weitere Wirkung (von ein paar Kleinigkeiten abgesehen) haben außer die eingegebenen Werte statisch im Word-Dokument abzuspeichern, bzw. auch für den Papierausdruck bereitzuhalten und eben „schön“ aussehen.

Deiner Beschreibung nach kann ich mir vorstellen, das CMS-System mit Access zu erweitern oder abzulösen, Excel ganz außen vor zu lassen und Word allenfalls als Ausgabemedium für DB-Daten zu nutzen, z. B. für Serienbriefe.

Allerdings sind Access-Berichte bezgl. Berechnungen weitaus mächtiger, Word hat seine Stärken in besonderem Layout, bzw. Formatierungsmöglichkeiten.

Alles in allem solltest Du mal das Konzept vorstellen, das Dir vor Augen schwebt, wenn der Access-Einsatz angedacht wird.

Den kann man aus Deinen Schilderungen nicht erkennen.

Gruß
Franz, DF6GL

#6

Sicher, dass du wieder gesund bist :wink: Sorry, aber das klingt immer noch ziemlich wirr und unklar. Schreibe doch bitte mal konkret, was du machen willst.

Wie in der anderen Antwort schon geschrieben sind Informationen, die man über Excel-/Word-Formulare erfasst normalerweise nicht sinnvoll weiter verwertbar. Excel im Zweifelsfall noch eher als Word. D.h. da geht es üblicherweise darum, einen „Zettel“ für hand-/maschinenschriftliche Eingaben" durch ein optisch sauberes und ggf. um einige Automatismen bzgl. Berechnungen erweitertes PC-Dokument zu ersetzen. Mehr aber auch nicht. D.h. die Daten stehen dann im konkreten Dokument, sind aber nicht in automatisierter Form anderweitig nutzbar.

D.h. wenn jemand heute seine Bestellung von Bleistiften und Kulis in ein Word-/Excel-Formular schreibt und an den Einkauf verschickt (egal ob per Papier oder als Anhang ab eine Mail), dann liegen da dann jede Menge solche Dateien vor, aus denen man aber in Summe nicht so einfach in automatisierter Form ermitteln kann, wieviel Bleistifte und Kulis pro Monat benötigt werden.

Schafft man eine Access-Anwendung (gerne auch mit Web-Frontend), bei der alle Bestellungen als Datensätze in einer Datenbank landen, dann kann man hieraus einerseits (wenn man das will) durchaus auch noch einzelne Bestellzettel drucken/als Datei für den Mailversand generieren. Hat aber andererseits auch jederzeit die Möglichkeit alle Bestellungen nach beliebigen Kriterien zu durchforsten und zu nutzen, um z.B. aus den Bestellungen der Kollegen der letzten Woche gleich eine Bestellung beim Hersteller/Lieferanten und nach Wareneingang Packzettel für die Verteilung an die Kollegen zu generieren.

Insoweit sollte man sich schleunigst von der Erfassung von Daten in Word-/Excel-Formulare verabschieden, und zusehen, dass die Daten gleich in ein datenbankgestütztes System kommen, von wo aus man sie dann durchaus auch Richtung Word/Excel nutzen kann.

Erfolgt die Bestellung

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