Adressen verwalten Office 2007

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Hi @ll

auf Grund einer Restrukturierung unseres Büros, oder einfacher gesagt, weil ich die vielen überflüssigen Daten ohne Struktur satt habe und ein wenig Ordnung reinbringen möchte, da die Sekretärin mehr Zeit für Suchen als fürs eigentliche Arbeiten braucht, wollte ich u.a. Kundendaten (Adressen, ev. einige wenige Zusatzinfos)) so aufbereiten, dass sie per Mausklick in Word übernommen werden können, sei es, um einen einfachen Brief zu schreiben oder auch für Serienbriefe.
Nach meiner Kenntnis kann man das sowohl in Word selbst, als auch in Excel, als auch in Access als auch in Outlook realisieren.
Was wäre eurer Meinung nach die bevorzugste (und schnellste) Methode?
Es geht um einen eher kleinen Datensatz, knapp über 100 schätzungsweise.

Danke im voraus für hilfreiche Tipps
Gruss
ExNicki

#2

braucht, wollte ich u.a. Kundendaten (Adressen, ev. einige
wenige Zusatzinfos)) so aufbereiten, dass sie per Mausklick in
Word übernommen werden können, sei es, um einen einfachen
Brief zu schreiben oder auch für Serienbriefe.
Nach meiner Kenntnis kann man das sowohl in Word selbst, als
auch in Excel, als auch in Access als auch in Outlook
realisieren.

Hi ExNicki,

m.E. lohntt sich bei der kleinen Datenmenge kein Access.
Nimm Excel und für den Brief/Serienbrief Word.

Beim Datenerfassen ist es wichtig gleich auf eine gute Struktur zu achten.

Also nie Vor- und Nachnamen in eine Zelle, immer getrennt erfassen, genauso Namenszusätze (Dr usw.) PLz, Ort, Straße, Hausnr.
Ländervorwahl, Vorwahl, Tel-Nummer, Fax-Nummer
Je nachdem auch gleich miterfassen, Herr Frau Firma usw.

Dies dann für einen Brief wieder korrekt zusammensetzen zu lassen ist einfach.

Umgekehrt, wieder etwas zusammengeschriebenes wieder sauber zu trennen ist vielfach aufwendiger.

Überflieg mal hier:

/t/strassennamen-standardisieren-mit-makro/4947486

dann weißt du was ich meine.

Gruß
Reinhard

#3

Hi Reinhard

m.E. lohnt sich bei der kleinen Datenmenge kein Access.
Nimm Excel und für den Brief/Serienbrief Word.

danke für den Tipp
dass ich das klar strukturiere, versteht sich von selbst.
Werde deinen Rat befolgen

Gruss
ExNicki

#4

Hi ExNicki,

Ihr nutzt Outlook? Dann kannst du es über die Kontakte dort managen.

und/oder den BCM (Business-Contact-Manger) verwenden, der bei einigen Versionen von Office 2007 dabei ist.

oder per Addon
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003_2007/

Grüße aus Schönberg (Lübeck)
Wolfgang
(Netwolf)

#5

Hi Wolfgang

Ihr nutzt Outlook?

yep, leider :wink:

Dann kannst du es über die Kontakte dort managen.

du meinst, einpflegen? yep, wäre eine Möglichkeit. Vorteil: feste Eingabefelder, Nachteil: feste Eingabefelder :wink:

und/oder den BCM (Business-Contact-Manger) verwenden, der bei
einigen Versionen von Office 2007 dabei ist.

ups? gibt’s so was? klingt interessant. werde mal die CD näher beäugen.

oder per Addon
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003_2007/

schau ich mir mal näher an, obwohl ich meinen Chef schon höre: wozu haben wir so viele Programme, brauchen wir schon wieder ein neues? :wink:

danke dir
Gruss
ExNicki

#6

Hallo,

Vorteil:
feste Eingabefelder, Nachteil: feste Eingabefelder :wink:

Bei Outlook 2000 (weiter bin ich nicht gekommen) konnte man eigene Felder definieren.

Cheers, Felix

#7

Hi Felix

Vorteil:
feste Eingabefelder, Nachteil: feste Eingabefelder :wink:

Bei Outlook 2000 (weiter bin ich nicht gekommen) konnte man
eigene Felder definieren.

echt? dann müsste es wohl im Outlook 2007 ebenfalls möglich sein. Werde das mal näher anschauen. Danke Dir. Die „Eingabemaske“ von Outlook erscheint mir bequemer, als wenn ich in Excel was zusammenfriemele.

Jeder hier im Büro meint, weil ich PC-Freak bin, müsste ich auch Software-Spezialist sein, *seufz* dabei habe ich zuhause noch nicht mal MS-Office

Gruss
ExNicki

#8

Hallo,

Die
„Eingabemaske“ von Outlook erscheint mir bequemer, als wenn
ich in Excel was zusammenfriemele.

Die Eingabemaske für benutzerdefinierte Felder gibt es natürlich nicht. Die muss man sich dann ggfs. auch zusammenpfriemeln.

Cheers, Felix

#9

Hallo

m.E. lohntt sich bei der kleinen Datenmenge kein Access.
Nimm Excel und für den Brief/Serienbrief Word.

Warum denn eine weitere Software verwenden? Falls eine Mailprogram Outlook oder Thunderbird vorhanden ist, würde ich das für die Kontaktverwaltung verwenden, besonders wenn nur 100 Adressen sind.

Outlook hat darüber hinaus den Vorteil, dass mit den Adressen sofort nicht nur Serienbriefe, sondern auch Serienmails geschrieben werden können. Und natürlich kann man die Adressen vom Handy oder PDA synchronisieren. Aus diesen Gründen würde ich vom Tabelleprogramm oder Datenbank abraten.

Gruß, Sausewind.

#10

Hi Sausewind

m.E. lohntt sich bei der kleinen Datenmenge kein Access.
Nimm Excel und für den Brief/Serienbrief Word.

Warum denn eine weitere Software verwenden? Falls eine
Mailprogram Outlook oder Thunderbird vorhanden ist, würde ich
das für die Kontaktverwaltung verwenden, besonders wenn nur
100 Adressen sind.

yep, mittlerweile bin ich auch der Meinung. Für eine unbedarfte Sekretärin ist das Erfassen von Daten in Outlook wahrscheinlich einfacher als in Excel, und ich habe keine Lust, eine Eingabemaske zu stricken.

Outlook hat darüber hinaus den Vorteil, dass mit den Adressen
sofort nicht nur Serienbriefe, sondern auch Serienmails
geschrieben werden können. Und natürlich kann man die Adressen
vom Handy oder PDA synchronisieren.

Das ist ein ääh, 2 Argumente :smile:

Gruss
ExNicki