Wir als Automobilzulieferer von zulassungpflichtigen Produkten, sind im Rahmen der Produkthaftung aufgefordert unsere Q - Aufzeichnungen min. 15 Jahre aufzubewahren. Die Aufzeichnungen müssen in einer manipuliersicheren Form aufbewahrt werden. Wie sieht es da mit den neueren Medien wie CD - Rom im Falle einer Produkthaftung aus? Hat vieleicht jemand Erfahrung?
Hallo Andreas Schrader,
im Rahmen der Produkthaftung erlöschen Ansprüche gem. PHG §13 10 Jahre nach dem Zeitpunkt in dem der Hersteller das Produkt in den Verkehr gebracht hat. Warum also 15 Jahre?
Jetzt zur Frage:
Nach §257 Abs. 3 Handelsgesetzbuch (HGB) und §147 Abs. 2 Abgabeordnung (AO) sind folgende Formen der Aufbewahrung zugelassen:
- Aufbewahrung im Original
- Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe
- Aufbewahrung mit der Möglichkeit der inhaltlichen Wiedergabe
Im Falle der Speicherung auf CD-Rom handelt es sich um Dokumente der Nr. 2). In diesem Fall muss eine genaue Organisationsanweisung - oder ähnliches - existieren, in der folgendes geregelt ist:
- wer scannen darf
- zu welchem Zeitpunkt gescannt wird
- welches Schriftgut gescannt wird
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Das mittels Scannen entstandene Dokument ist mit einem unveränderbaren Index zu versehen. Hard- und Softwaremäßig muss sichergetsellt sein, dass das Scanergebnis unveränderbar ist. Die gespeicherten Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, d. h. lesbar sein.
Wenn diese Punkte berücksichtigt werden, gibt es mit CD Roms keine Probleme im Rahmen der Entlastungsmöglichkeit im Schadensfall. In der Regel ist es einfacher Ordner aufzubewahren und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten.
Noch Fragen?
MfG
J. Roggensack
Hallo Herr Roggensack,
vielen Dank für die Info´s. Die bringen mich ein bischen weiter.
Die 15 Jahre Aufbewahrungsfrist ist eine Kundenforderung bei uns.
Erschwert wird das Ganze durch die Tatsache, daß unsere Produkte weltweit zum Einsatz kommen, und somit immer das örtliche PHG zum Tragen kommt.
Gruß
A. Schrader
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