Hallo liebe Experten,
wo steht in der Norm (Iso 9001 oder IRIS), wie eine Archivierung vorgesehen ist? Was muss laut Norm erfüllt werden. Außer das es leserlich zu finden sein muss.
Danke und Gruß euer
Vögelchen
Hallo Vögelchen,
die 9001 fordert eigentlich nur, daß die Dokumente während der Archivierungszeit vor Verlust und Beschädigung geschützt sein müssen und daß die Wiederauffindbarkeit gewährleistet sein muß. Aber daß sie leserlich zu finden sein müssen hast du ja bereits gesagt.
Ob die Dokumente in Papierform, auf Mikrofilm oder elektronischen Medium gelagert werden obliegt der Entscheidung des Unternehmens. Da legt sich die Norm nicht fest.
In der Praxis haben sich Lagerungen bis zu 10 Jahren in Papierform bewährt, sofern das Lager trocken und keinen allzu großen Temperaturschwankungen unterworfen ist.
Bei längeren Archivierungszeiten wie z.B. Personaldokumente oder Konstruktionsunterlagen hat sich die Mikroverfilmung bewährt. Aber auch die Filme müssen natürlich trocken und bei relativ konstanter Temperatur gelagert werden.
Der Mikrofilm ist auch aus Platzgründen anzudenken, selbst wenn die Archivierungszeit nur 10 Jahre beträgt. Es kommt halt drauf an, wieviel zu archivieren ist und wieviel Aufwand man bereit ist zu investieren.
Nun ja, die Archivierung ist leider ein undankbares Thema und ich persönlich fands immer lästig, einmal im Jahr das Archiv nach abgelaufenen Lagerfristen zu durchforsten und auszumisten.
Viel Erfolg bei deinem Vorhaben,
Steff
Ja, undankbar ist dieses Thema wirklich.
Ich habe auch bedenken bei:
Früher gab es Mikrofilme (Microfiche). Heute musste ich danach googeln, da ich zu jung bin, um zu wissen, was das überhaupt ist. Wer garantiert, dass in 35 Jahren, PDFs lesbar sind? Nehmen wir die Microsoft-Programme als Beispiel. Derzeit befinden sich auf unseren Arbeitsrechnen die Microsoft-Programme (Excel, Word, PowerPoint) mit der Version ´98. Privat auf meinem Rechner arbeite ich bereits mit der Version 2003. Mein früherer Arbeitgeber arbeitet noch mit ´95. Inzwischen haben wir 2010. Nur Bill Gates weiß, wann es die nächste Version gibt. Können wir in 2025 PDFs aus 1998 offenen?
da hilft wohl nur, auch eine Version des kostenlosen acrobat readers (von Adobe) mit zu archivieren, kann ich darauf nur schmunzelnd antworten. Aber deine Kritikpunkte finde ich durchaus berechtigt.
Gruß, Steff
Hi,
eine Folge deiner Bedenken ist i.a. dass Unternehmen, die noch längere Lagerfristen haben alles in Papierform archivieren.
Grüße,
JPL