Prinzipiell können Warenbewegungen nachvollzogen werden, wenn ein Beleg ausgestellt wurde; bei Belegen mit Namen (egal ob Privat oder Firma) kann die Bewegung vom Finanzamt ausgeforscht und bei steuerlicher Relevanz in weiterer Folge beim Kunden bzw. seinem Steuerberater nachgefragt werden, so dass dieser auch von der Warenbewegung erfahren könnte.
Wenn Du etwas (auf Firmennamen) kaufst, es nicht buchst und stattdessen von Deinem Privatkonto bezahlst, ist das zwar nicht korrekt, aber vorerst auch k e i n e Privatentnahme, die versteuert werden müsste. (Privatentnahmen erhöhen den Firmengewinn).
Beim Verkäufer m u s s der Verkauf in der Buchhaltung aufscheinen, sonst ist es ein „Schwarzverkauf“, das vom Finanzamt geahndet wird. Der Verkäufer behandelt hier einen Verkauf an Firma oder Privat völlig gleich (außer möglicherweise mit Preisunterschied). Wenn der Firmenname Deiner Firma auf der Rechnung oder dem Zahlungsbeleg steht, und/oder Deine private Kontonummer auf dem Zahlungs/Überweisungsbeleg aufscheint, dann könnte das Finanzamt diese Daten im Zuge einer Steuerprüfung beim Verkäufer finden und das FA wüsste, was Du oder Deine Firma eingekauft haben.
Dein Steuerberater würde von Kauf erfahren, wenn das FA bei ihm Deine Buchhaltung prüft und nach dem speziellen Beleg fragt, weil die Ware von Deiner Firma offensichtlich nicht weiterverkauft wurde und auch nicht auf Lager liegt.
Grundsätzlich darf der privat bezahlte Warenwert nicht unter dem Einstandspreis (Ware plus über Deine Firma bezahlten Tranport u. sonstige Nebenkosten) plus Mehrwertsteuer liegen, sonst wird nachversteuert.
Bei Kauf unter Ländern der Europäischen Union darf der Verkäufer ohne Überprüfung der UID-Nummer des Käufers nicht verkaufen; in diesem Fall würde das FA von Dir die „Erwerbssteuer“ ( = Umsatzsteuer innerhalb EU, scheint auf der Rechnungslegung unter Firmen nicht auf) nachfordern.
Weiters ist relevant, ob Du durch die unkorrekte Vorgangsweise andere Gesetze brichst (z.B. einen Tierhandel hast und einen Hund „auf die Firma“ kaufst, aber privat hältst, ohne die Hundesteuer zu bezahlen).
In der Praxis ist es so, dass das FA bei einer Steuerprüfung meistens Stichproben macht, sofern mit der Buchhaltung des Verkäufers alles glaubwürdig ist. Liegt der Warenwert dieser einen Rechnung im mittleren oder unteren Bereich des Sortimentes des Verkäufers, sieht das FA meistens keinen Anlass, die Warenbewegung (bei Deiner Firma bzw. Deinem Steuerberater) weiter zu verfolgen.
Was meinst Du mit „in der Buchhaltung des Verkäufers aufgetaucht“? Eventuell meinst Du hier, dass Deine Firma vom Verkäufer Werbung erhält? Das ist eine gewöhnliche Marketingmaßnahme. Ansonsten ist das „Auftauchen“ korrekt bzw. oben erklärt.
Im Übrigen ist der eigene Steuerberater üblicherweise so etwas wie „der Freund“. Er ist verpflichtet, im Sinne seines Kunden (der ihn bezahlt) zu handeln und außerdem unterliegt er (auch nach Beendigung des Beratervertrages) der Verschwiegenheitspflicht. Du solltest also diese Fragen hier sorgenfrei an ihn stellen können… Da hast Du auch die Garantie, dass die Auskünfte stimmen - dafür haftet er.
Übrigens: in Österreich muss man darauf achten, ob man von der eigenen „Firma“ spricht und den eigenen Betrieb meint. Das hat gesetzliche Auswirkungen, besonders in Bezug auf Haftungen. Eine Firma ist in Österreich grundsätzlich im sogenannten Firmenbuch eingetragen.
Hoffe, die Auskunft hilft Dir weiter…
Also, routinemäßig erfährt Dein Steuerberater/Buchhaltrer nichts über den Einkauf und auch das Finanzamt nichts (jedenfalls nicht peronalisiert, sondern nur in der Summe der Umsätze des Verkäufers).