Aufbewahrung von Entwicklungsunterlagen

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo Expertenteam,

dies ist mein erster Artikel bei wer-weiss-was.

Ich weiss nicht, ob dies die richtige Rubrik für meine Frage ist, aber ich lege mal einfach los:

Es geht um folgenden hypothetischen Fall: Ein selbständiger Hard- bzw. Softwareentwickler liefert einem Kunden als Dienstleistung Schaltpläne bzw. Source-Codes für ein abgeschlossenes Projekt.

Nach fünf Jahren verlangt der Kunde vom Freiberufler die erneute Aushändigung der bereits gelieferten Entwicklungsunterlagen weil der Kunde wegen höherer Gewalt (Brand, Diebstahl, etc.) die Schaltpläne bzw. Source-codes verloren hat.

Nur zur Frage: Muss ein Freiberufler alle einmal erstellten Entwicklungsunterlagen für den Fall der Fälle aufbewahren und sichen?

Wenn ja, wie lange?

Welcher Aufwand ist vertretbar?

Welche Gesetze sind zu beachten?

Viele Grüße
Peter

#2

Hallo,

Vorab:
Wenn deinem Kunden die Bude abbrennt, dann ist er selber schuld.
Er muss dafür Sorge tragen, dass er seine Sachen entsprechend gesichert lagert.

Aufbewahrungsfristen sind branchenabhängig.
Es gibt im wesentlichen 2 Institutionen, die Dauer und Umfang vorschreiben können:

  1. Gesetze,
  2. Normen bzw. Standards.

Beides muss dir der Kunde nennen können.

Thomas

#3

Hallo Thomas,

vielen Dank für deine schnelle Antwort.

Leider hast Du nicht geschrieben auf welchem Wissenshintergrund deine Aussagen basieren. Bist Du Rechtsanwalt oder ähnliches?

Vorab:
Wenn deinem Kunden die Bude abbrennt, dann ist er selber schuld.
Er muss dafür Sorge tragen, dass er seine Sachen entsprechend
gesichert lagert.

Das ist soweit richtig, aber was ich vergessen habe zu erwähnen, ist, dass es im jetzt konkreten Fall keine schriftlichen Belege über eine Lieferung der Unterlagen gibt (außer einer Rechnung!). Könnte der Kunde dann einfach behaupten, er hätte keine Unterlagen bekommen und verlangt die (nochmalige) Auslieferung?

Wer bekäme dann vor Gericht Recht?

Viele Grüße
Peter

#4

Hallo Peter,

ein Aspekt der dabei berücksichtigt werden sollte ist die Produkthaftung (für Fehler in der Entwicklung) der andere der Marketing-Aspekt, dadurch dass die Unterlagen für eventuelle Folgeaufträge die Dokumentation ggf. noch zur Verfügung stehen.

Meiner Meinung nach ist der Entwickler mit der Übergabe aller Daten an den Kunden nicht mehr verpflichtet die Unterlagen aufzubewahren. Die Frage ist ob das immer im Interesse des Entwicklers ist.

Gruss
Nils

#5

Hallo Peter,

nach 5 Jahren sollten Forderungen des Kunden an den Entwickler verjährt sein (die Rechnung ist vermutlich auch schon lange bezahlt).

Sofern noch verfügbar könnten die Unterlagen gegen einen angemessenen Geldbetrag zur nochmals zur Verfügung gestellt werden.

Gruss
Nils

(außer einer Rechnung!). Könnte der Kunde dann einfach
behaupten, er hätte keine Unterlagen bekommen und verlangt die
(nochmalige) Auslieferung?

Wer bekäme dann vor Gericht Recht?

Viele Grüße
Peter

#6

Noch eine Frage
Hallo,

bisher konnten wir nur spekulieren.
Am Besten du erzählst uns etwas über die Branche des Kunden und das Produkt des Kunden, ferner, ob vertraglich überhaupt irgendwas in Richtung Aufbewahrung ausgehandelt wurde.

Gruss,
Thomas

#7

Hallo Thomas,

bisher konnten wir nur spekulieren.

und ich hatte gedacht, ich hätte schon zuviel aus dem Nähkästchen geplaudert :wink:

Am Besten du erzählst uns etwas über die Branche des Kunden
und das Produkt des Kunden, ferner, ob vertraglich überhaupt
irgendwas in Richtung Aufbewahrung ausgehandelt wurde.

Der Kunde selbst ist eine GmbH und besteht praktisch nur aus einer Person. Er baut teure hochwertige elektronische Geräte in kleinen Stückzahlen. Mehr möchte ich hier nicht schreiben, da das Forum ja öffentlich ist.

Es gibt keinerlei vertraglichen Festlegungen über Aufbewahrung oder Datensicherung.

Falls doch noch mehr Infos benötigt werden, so würde ich diese dann gerne per e-Mail austauschen.

Viele Grüße
Peter

#8

Hallo,

vorab: ich bin kein Rechtsanwalt oder sowas.
Ich habe „lediglich“ etwas Erfahrung mit Kunden-Lieferantenbeziehungen.
(…)

Es gibt keinerlei vertraglichen Festlegungen über Aufbewahrung
oder Datensicherung.

Dann ist es, denke ich, ziemlich klar, dass hier keine rechtlichen Forderungen möglich sind.
Handelte es sich hier um eine wie auch immer regulierte Branche (zB. Automobil, Medizin, Kraftwerk, Militär, Bahn,…),
dann würden Aufbewahrungsdauern mit Sicherheit vertraglich geregelt sein.

Trotz alledem ist es vorteilhaft, solange es geht die Unterlagen aufzubewahren, denn der Kunde kann ja mal nach Jahren wieder kommen und eine Änderung wollen (Produkte „leben“ ja), oder er braucht die selben Unterlagen ein zweites Mal, wie bei dir geschehen. Das alles natürlich nur gegen eine angemessene Bearbeitungsgebühr.

Eine Alternative wäre es, bei Projektende in schriftlichem Einvernehmen die Unterlagen komplett dem Kunden für immer herauszugeben. Dann hat man garantiert Ruhe.

Gruss,
Thomas.

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