Dokumente und Aufzeichnungen

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo allerseits,

wer kennt es nicht: Leerformulare sind Dokumente und unterliegen dem Änderungsdienst. Ausgefüllt sinds dann Aufzeichnungen und müssen archiviert werden - je nach Bedeutung unterschiedlich lange.

Wenn’s nicht allzu viele Leerformulare gibt, dann kann man sie als Anhang der jeweiligen VA, AA oder APA zuordnen oder als ‚mitgeltende Unterlage‘ definieren.

Doch was macht man am Besten, wenn es sehr viele Leerformulare gibt? Soll man eine separate Datenbank nur für Leerformulare, Checklisten, Begleitscheine usw anlegen? Ein recht aufwendiges Unterfangen. Allerdings hätte es den Vorteil, daß man in den VAs, AAs und APAs nur noch auf die Formlardatenbank verweisen bräuchte und sich somit bei Änderung eines Formulars nicht gleich das ganze Dokument ändern würde.

Tja, wie könnte eine sinnvolle Lösung des Problems aussehen?

Mit einem fragenden Gruß in die Runde, Stephan

#2

hallo,

warum werden VA, AA, etc, Leerformulare denn überhaupt verwaltungstechnisch unterschieden?
im einfachsten fall liegt alles in einer verzeichnisstruktur auf einem QM serverplatz, und wenn’s auf „audit trail“ ankommt, wird das alles von einer speziellen sw. verwaltet, die wiederum eine entsprechende verfzeichnisstruktur aufweist.
ich würde auf jeden fall den modularen ansatz (verweise) wählen.

hab ich etwa die frage nicht verstanden?

#3

guter Ansatz!
Hallo pm,

Dein Gedankenansatz gefällt mir, vielen Dank für Deine Antwort.

Es handelt sich um ein intergriertes Management-System mit insgesamt 27 Kapiteln aus Q, U und AS. Wenn ich Deinen Ansatz richtig verstehe, dann liegen auf dem Server 27 Ordner mit dem jeweiligen Kapitelnamen und in jedem Ordner sind alle zugehörigen Formulare des Kapitels abgespeichert.

Hab ich das so richtig verstanden?

Gruß, Stephan

#4

Nachtrag
Hallo pm,

ich muß mich korrigieren; in jedem der 27 Ordner mit entsprechendem Kapitelnamen liegen dann nicht nur die Leerformulare, sondern alle Dokumente des Kapitels. Also auch VAs und AAs usw.

Meintest Du es so?

Gruß, Stephan

#5

genau so. owt
…

#6

danke!
Hallo pm,

nochmals danke für Deinen konstruktiven Gedankenansatz! Daß alle Dokumente eines Kapitels in einem Ordner zusammengefaßt sind würde auch sehr gut mit einer elektronischen Freigabe der Dokumente zusammen passen! Bis aufs Handbuch bräuchte dann nichts mehr mittels Unterschrift in Kraft gesetzt werden, was den Aufwand der Freigabe erheblich reduziert.

Diese Lösung gefällt mir sehr!

Schönen Tag weiterhin, Stephan