E-Mails sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Wir verschicken sie privat, im Geschäftsleben und in den letzten Jahren etablierten sich z.B. auch Bewerbungen per E-Mail. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand, denn der E-Mailverkehr ist schnell, einfach, kostenlos und spart Papier. Doch auch in der virtuellen Welt existieren gewisse Umgangsformen, die man einhalten sollten. Die folgenden Tipps können dir dabei helfen!
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1. Keinen Roman schreiben
E-Mails sind keine Briefe. Es sind kurze, schnelle und prägnante Nachrichten, daher KISS: Keep it short and simple! Sollte eine E-Mail doch länger werden, sollten wie in einem Brief Absätze gesetzt werden, damit man den Text einfacher lesen kann. Auch mit Anhängen sollte man sparsam sein und besonders von größeren Dateieanhängen absehen, die die Email unnötig vergrößern.
2. Aussagekräftiger Betreff
Versuche eine passende „Überschrift“ für deine E-Mail zu finden, damit der Empfänger den Inhalt schnell erfassen kann. Als Faustregel gilt auch hier, kurz und knapp. Die Betreffzeile sollte immer ausgefüllt werden, denn ohne Betreff besteht die Gefahr, dass der Empfänger die E-Mail ungelesen löscht oder sie im Spamordner landet.
3. Angemessene Anrede
Je nachdem, ob man den Empfänger kennt, gibt es unterschiedliche Grußformeln. Ist der Empfänger unbekannt und die Beziehung daher distanziert, sollte man „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden, als Schlussformel entsprechend „Mit freundlichen Grüßen“. Schreibt man dagegen einem bereits vertrauterem Geschäftspartner, kann man auch mit „Hallo“ beginnen und die Mail mit einem etwas informelleren „Liebe Grüße“ beenden.
4. Korrekte Rechtschreibung
Auch wenn wir im Internet an Abkürzungen und Kurzschreibweisen gewöhnt sind, ist korrekte Rechtschreibung und Grammatik unerlässlich für eine seriöse E-Mail. Hierzu gehört z.B. auch die richtige Kommasetzung und die Einhaltung von Groß – und Kleinschreibung. Insbesondere dann, wenn man eine Bewerbung per Mail verschicken möchte, sind Tippfehler ein Kardinalsfehler. Inzwischen werden diese von vielen E-Mailprogrammen erkannt und markiert, sodass diese Fehler einfach beseitigt werden können.
5. Die richtige Tonalität
Insbesondere dann, wenn man den Empfänger nicht kennt, sollte man auf Nummer sicher gehen und informelle Ausdrücke, Witze und Smileys vermeiden. Mit den bewehrten Standardfloskeln aus dem Briefverkehr macht man nichts falsch. Auch sollte man bedenken, dass jeder eine unterschiedliche Auffassung von angemessenem Tonfall hat. Ebenso sollte in geschäftlichen E-Mails - insbesondere bei nicht persönlich bekannten Empfängern - unbedingt verzichtet werden.
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