EC-Belege archivieren (geschäftlich für Wirtschaftsprüfung)

Hallo,
ich habe gerade als Quereinsteiger in einer kleinen Firma angefangen und da war jetzt kürzlich Inventur und da gab es so einige Ordner mit Rechnungen, Lieferscheinen usw.
Nun ist der Betrieb darauf bedacht Papier und Platz zu sparen und da wollen wir mal damit anfangen, eine Barverkaufs-Rechnung weniger auszudrucken (bisher eine für den Kunden, eine für den Bank-Ordner und eine für den Lieferschein-Ordner)
Allerdings ergibt sich nun das Problem, dass wir nicht so recht wissen, wo wir den Beleg (der früher an die Bankordner-Rechnung geheftet wurde) lassen.
Wir möchten ungerne eine „Schuhkarton-Zettelwirtschaft“ oder den „Zettelspieß“.
Ich habe vorgeschlagen, die EC-Belege vielleicht wöchentlich oder Monatlich zu sammeln und in Briefumschläge in Ordner einzusortieren.

Wie dem auch sei. Mich würde einfach mal interessieren, wie das andere Firmen machen? Es kann ja nicht sein, dass wir die einzigen sind, die nicht so recht wissen wie man die kleinen Zettel Platzsparend und Pflichtgerecht abheften kann.

Es geht dabei vor allen Dingen um die Heftklammern, die im Laufe der Zeit die Ordner ziemlich anschwellen lassen.

Vielleicht habt ihr ja auch so ein Problem in der Firma und habt da schon eine Lösung für

Vielen Dank

Servus,

mehr als ein Beleg pro Vorgang ist verschenktes Papier und verschenkte Arbeitszeit, und Heftklammern haben da eh nichts verloren. Außerdem gehören Ausgangsrechnungen, deren Format man beherrscht, so dass man sich in einem kleinen Unternehmen kein OCR-System leisten muss, in ELO. Papier ist in diesem Zusammenhang überflüssig.

Generell in der Ablage sauber trennen und keine Papierpacken aus Kraut und Rüben zusammentackern: Eingangsrechnungen - Ausgangsrechnungen - Lieferscheine - Bank - Kasse.

Jeweils ein Exemplar, jeweils für sich.

Schöne Grüße

MM

Warum? Das sind doch Belege zu den Gutschriften vom jeweiligen Kassenschnitt? Belege, die zur Bank gehören, mit der Bank ablegen. Übrigens bei diesen hässlichen winzigen Zettelchen lieber als Scan.

Schöne Grüße

MM

  • Beiläufig: Bei jedem einzelnen Zettel, den man in irgendeinen Papierpacken tut und zehn Jahre herumliegen lässt, grundsätzlich die Frage stellen „Muss ich genau dieses Stück Papier aufbewahren und warum?“

Kartenzahlungen sind mit einem ordentlich aufgezogenen OPOS-System bereits hinreichend nachvollziehbar belegt, die Zettelchen aus dem Terminal interessieren niemanden mehr, sobald Bank und Kasse gebucht sind und der Barverkaufs-Debitor abgestimmt ist.

Ich geb Dir hier mal das Original zu dem Thema - als „Quereinsteiger“ hast Du den Vorteil, dass Du das mit weniger Betriebsblindheit angehst als andere:

https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html

Schöne Grüße

MM