Einarbeitung QM/Fachliteratur

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Liebe/-r Experte/-in,

ich bin seit kurzem Geschäftsführer eines Handelsunternehmens. Wir beliefern den Fachhandel und arbeiten als Zwischenfachhandel.
Im Zuge dessen Plane ich die Wettbewerbsfähigkeit durch den Einsatz eines QM-Systems zu verbessern.
Generell arbeite ich bevorzugt mit schriftlichen Arbeitsanweisungen und Strukturvorgaben. Diese möchte professioneller einsetzen.
Also weg von der intuitiven Arbeitsweise hin zur sachlich, strukturieren:
Welche Fachliteratur könnt Ihr mir empfehlen? Gibt es ein praxisorientiertes Werk mit Fallbeispielen und ggf. formulierten Verfahrensanweisungen?
Mit welcher Internetpräsentation sollte ich mich Eurer Meinung auseinandersetzen?
Was kostet eigentlich im Durchschnitt eine Qualifizierung?

Viele Grüße

Alex
PS Ich wünsche Euch allen ein erfolgreiches und frohes neues Jahr!

#2

Hallo,

auf Ihre Fragen folgende Antworten:

Die Kosten für eine Zertifizierung variieren stark in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und von der Art der Zertifizierung (ISO/TS 16949 teuer, interessant nur wenn Sie in den Automotivebereich liefern…)

Bei der Softwarelösung kann ich nur von WEKA abraten: Sieht im ersten Moment nett aus, aber dann.

Empfehlung: Modulares CAQ-System bspw. Fa. Babtec.

Gruß
M.

#3

Lieber Axel,

die Einführung eines QM-Systems ist immer recht spannend. Der wichtigste Punkt ist, die Kundenorien-tierung in die Köpfe der Mitarbeiter zu bekommen. Die professionellste Arbeitsanweisung nützt überhaupt nichts, wenn die Mitarbeiter nicht eingebunden werden.
Standardwerke gibt es sicherlich, ebenso vorformulier- te Verfahrensanweisungen. Diese bringen aber nicht viel, wenn man mit dem QM-System die Wettbewerbsfähig- keit steigern will. In der Regel hat die Konkurrenz ebenfalls Zugriff auf diese Standardwerke. Zunächst einmal solltest Du Dich mit den verschiedenen Grund- lagen beschäftigen und auf ein QM-System festlegen. In der Regel denke ich ist hier die DIN EN ISO 9001:2008 geeignet (Leider weiß ich nicht, um welche Art von Handelsunternehmen es sich handelt).

An Deiner Stelle würde ich folgendermaßen vorgehen:

  1. persönliche Qualifikation bei einem Weiterbildner
  2. Einführen eines Beschwerdemanagements (falls nicht
    schon vorhanden)
  3. Kundenbefragung (falls diese noch nicht durchge-
    führt wird)
  4. Einführen eines betrieblichen Vorschlagswesens
    (die Mitarbeiter wissen oft am besten wo die
    Fehlerquellen sind)
  5. Benennung von Prozessverantwortlichen in den
    einzelnen Abteilungen, die für die Inhalte der
    Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen
    zuständig sind
  6. Erstellung der Verfahrensanweisungen und Arbeitsan-
    weisungen auf der Grundlage der ermittelten Daten
    (die Ergebnisse des Beschwerdemanagements, des
    betrieblichen Vorschlagswesens sowie der
    Kundenbefragung können hier gleich als
    Verbesserungspotential mit eingebaut werden.

Das Wichtigste ist, ein individuelles QM-System aufzubauen, das von allen Mitarbeitern gelebt wird. Dies gelingt in der Regel nur, wenn diese auch in alle Phasen eingebunden sind.

Ich hoffe, das hat ein bißchen geholfen

M. Brinkschulte

#4

Hallo, auch ich wünsche ein erfolgreiches neues Jahr.
Als gute Fachliteratur (auch als gute Arbeitsvorlage) kann ich empfehen „Erfolgreiches Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2008“ von Grit Reimann zu beziehen beim Beuth-Verlag.
Mit der Internetpräsentation würde ich mich an Mitbewerber halten, was allgemein ansprechend ist, um das eigene Anliegen herauszustellen.
Kosten einer Zertifizierung richten sich nach Aufwand/Umfang. Das sind Anzahl der Mitarbeiter und/oder Handel mit Lagerhaltung oder nur Streckenhandel. Als Hausnummer kann ich 4-6000 angeben verteilt auch 3 Jahre. Eine Zertifizierung nach der DIN EN ISO 9001:2008-12 gilt für 3 Jahre.
Nach der Form der Arbeitsweise würde ich mich mit dem Zertifizierer auseiandersetzen. Entscheident ist, das alle Normforderungen erfüllt werden.
Alles Gute, mit besten Grüßen

#5

Hallo Alex,

strukturierte Arbeitsweisen mit klar definierten Abläufen, Verantwortlichkeiten und Informationsflüssen dient nicht nur der Wettbewerbsfähigkeit sondern ebenso der internen Verbesserung. Erfahrungsgemäß sollte man bei der Einführung eines QM-Systems den Mitarbeitern erst einmal die Angst nehmen. Viele befürchten nämlich, daß Transparenz mit Rationalisierung einher geht und erkennen somit die vielen Vorteile und Chancen nicht. Hier ist viel Aufklärungsarbeit erforderlich.
Doch zur Anfrage: Literatur möchte ich ungern empfehlen. Erstens enthalten Bücher meist bereits veraltete Informationen und zweitens hat jedes Unternehmen sehr spezifische Abläufe, auch wenn manche Aufbau- und Ablauforganisationen gewisse Ähnlichkeiten aufweisen.
Auch mit Fallbeispielen von VAs und APAs wäre ich etwas vorsichtig, niemand gibt seine Internas öffentlich preis, es sei denn, sie sind bereits vollständig überholt. Als Referenz wird üblicher Weise nur das QM-Handbuch extern vergeben. Darin ist beschrieben, WAS das Unternehmen zu den einzelnen Themenblöcken (Elementen) macht, das konkrete WIE ist in internen VAs und APAs festgelegt. Diese bleiben auch intern.
Falls mit ‚Internetpräsentation‘ ein webinar gemeint ist, so habe ich auf Xing mal etwas gesehen, aber da ich selbst in der Praxis stehe empfand ich das als zu oberflächlich. Also auch keine Empfehlung meinerseits. Und was die Kosten einer Qualifizierung anbelangt, so muß ich nochmal nachfragen, wie denn das gemeint ist?

Gruß, Steff

#6

Lieber Herr Berger,
da ich mich vor einigen Jahren aus Altersgründen aus dem Arbeitsleben verabschiedet habe, kann ich keine Informationen über aktuelle Literatur liefern.
Nur soviel:

  1. schriftliche Arbeitsanweisungen nützen nur dann etwas, wenn sie exakt die praktischen aktuellen Abläufe wiedergeben und diese auch von allen betroffenen Mitarbeitern exakt befolgt werden. Essentieller Bestandteil der Arbeitsanweisungen müssen praktizierte Abläufe für Ausnahmesituationen sein.(Falls das in Ihrem Unternehmen nicht der Fall ist, richten Sie sich auf einen Zeitraum von mindestens 2 Jahren ein, bis ein funktionierendes QM Bestandteil der Unternehmenskultur Ihres Unternehmens ist.)
  2. Da das in Unternehmen, die über noch kein TQM- System verfügen, die Ausnahme ist, müssen in der Regel neue Arbeitsanweisungen erstellt werden. Wobei hier die PERMANENTE Mitarbeit der AUSFÜHRENDEN Mitarbeiter entscheidend ist!
  3. Über geeignete Unterlagen/Schulungen, können Sie sich z. B bei www.eqzert.de informieren.
  4. Wenn eine Zertifizierung nicht vom Kunden zwingend vorgeschrieben wird, warten Sie damit, bis Ihr Unternehmen wirklich fit ist. Für ein Qualitätsmanagementhandbuch, das das praktizierte QM Ihres Unternehmens exakt darstellt brauchen Sie keine Zertifizierung. Aus meiner Erfahrung ist für viele Unternehmen das funktionierende QM weniger wichtig als das Zertifikat an der Wand.
    5.Ein wichtiges Ziel des QM MUSS sein, dass es nicht mehr kostet als es an Einsparungen bringt.
    Mit freundlichen Grüßen
    Dieter Berger
#7

Hallo Alexander,

auch Dir ein erfolgreiches neues Jahr!
Leider geht aus Deinem Schreiben nicht hervor: MIT oder OHNE Zertifikat?
Mit: Du musst alle forderungen der zutreffenden Norm erfülen (z.B. 9001).
Ohne: Überleg dir, welche Regeln du aufstell wills, um die Abläufe transparent zu mache bzw zu vereinfachen?
Und: Welche Forderungen der Norm lassen sich nach aussen gut verkaufen? Das nat ist voll mit Rst und Hinweisen, viel Glück

#8

Hallo Alex
auch Dir ein gutes neues Jahr.

Ich benutze als Fachliteratur den TÜV-Qualitätsmanagement-Berater (CD), Online: QM-Online Forum oder den Quality-Link.de . Besonders gut ist die QM-Datenbank von www.Symposion.de, da die Aktualisierung und der Zugriff über einen USB-Stick geht (oder bestell Dir die Buchversion)
Letztendlich am besten mal Googeln um für den Fach und Zwischenhandel das richtige zu finden.

Oft gibt es dort dann auch Vorlagen zum kaufen.

Mein Tipp:
Mach so wenig wie möglich in Prosa.
Als sehr bewährt haben sich Ablaufdiagramme/Swimlanes. Die haben den Vorteil das du die Prozesswechsel bzw. die Schnittstellen schnell erkennen kannst. Viele Prozesswechsel =uneffektiv, da Liegezeiten.
Such Dir ein Tool, wo Du schnell und einfach Deine Abläufe abbilden kannst und da wo notwendig auch Text oder eine AA mit hinterlegen kannst.
Ich habe mich über ein Jahr damit beschäftigt, bevor ich zu einem Entschluss gekommen bin.
Mein Tipp: www.ConSense-gmbh.de /Ansprechpartner Hr. Gürtler

Ich vermute, das Du unter Qualifizierung die Zertifizierung gemeint hast.
Frag einfach bei verschiedenen Zertifizieren an (z.B. TÜV Managementservice), da das von der Firmengröße abhängig ist, die beraten Dich gerne.

Wenn Du einen guten Berater benötigst der Dir auch Arbeit abnimmt, hätte ich da jemanden für Dich, gut und günstig:smile:
Gruß
Udo

#9

Hallo Herr Berger,
vielen Dank für Ihre Frage. Handel ist leider nicht mein Fachgebiet, von daher kann ich keine konkrete Empfehlung für spezifische Literatur geben. Hilfreich für den Aufbau von QM-Systemen sind spezifische Rahmenhandbücher/Musterhandbücher, die eine Bereichsspezifische Struktur vorschlagen und die Identifikation der Prozessbereiche erleichtern.
Diese Rahmenhandbücher kann man bei entsprechenden Anbieter kaufen oder häufig preiswerter über Fachverbände bekommen. Wenn diese Hanbücher gut sind, dann enthalten sie auch schon umfangreiche spezifische Informationen, die die Arbeit deutlich erleichtern.
Das Rad komplett neu zu erfinden ist in der Regel recht fehleranfällig und läßt sich im Nachhinein nur schwer korrigieren (Ich bin aktuell damit beschäftigt in unserm Unternehmen unterschiedliche Systeme zusammenzuführen, was eine heftige und undankbare Aufgabe ist). Die Struktur und Gliederung von Rahmenhandbüchern ist häufig und auch sinnvoll an die DIN ISO 9001 angelehnt.

Qualifizierung zum Qualitätsmanagementbeauftragten oder Qualitätsmanager kann man bei der DGQ oder vergleichbaren Anbietern erlangen. Die Kosten dafür betragen ca. 3000-5000€. Wichtig ist es darauf zu achten, dass nach den entsprechenden Standards Ausgebildet wird, die eine Personalzertifizierung ermöglichen (EOQ-Zertifikate). Leider gibt es in diesem Bereich, vorsichtig formuliert,einige weniger gute Anbieter.
Die Kosten für eine Zertifizierung sind von der Unternehmensstruktur abhängig (Größe, Komplexität …).
Für eine Preisinformation muss man in der Regel Basisdatenbögen (gibt es beim Zertifizierer) ausfüllen auf deren Grundlage dann ein Angebot erstellt wird.

Ich hoffe ich konnte etwas weiterhelfen.
Beste Grüße aus Osnabrück
Dirk Laßeur