Eine To-Do-Liste für virtuellen (E-Mail) UND physischen (Ablagekorb) Posteingang schaffen?

Bildung & Beruf Karriere
#1

_Hallo allerseits.
Ich stehe vor dem Problem, dass sowohl über E-Mail als auch über Brief, Telefax und teils per Telefon unterschiedliche Anfragen an mich herangetragen werden. Langsam erreicht diese „Flut“ Ausmaße, die ich nicht mehr zu überblicken scheine. Daher würde ich gerne eine Liste erstellen, in der jeder Vorgang, jede Anfrage, jedes To-Do eingetragen und dann der Reihenfolge nach abgearbeitet werden kann. Motto: First come, first serve.

Problem: Ich weiß nicht, wie ich die digitale Welt (also E-Mail) mit der analogen (Briefe, Faxe, etc.) unter einen Hut bekommen soll. Will sagen: Wie behalte ich den Durchblick, dass z.B. diese E-Mail vor diesem Telefax reingekommen ist? Es stünden m. E. drei Möglichkeiten zur Auswahl:

  1. Alles digitale ausdrucken, Eingangs-/„Zeitstempel“ drauf und in einen Ablagekorb. Dann von unten abarbeiten. Vorteil: Wirklich alles an einem Platz, Reihenfolge ist ganz klar. Manko: Nicht besonders umweltfreundlich und gerade bei umfangreichen Anhängen o.ä. zeitintensiv. Außerdem muss man bei Bedarf den ganzen Stapel händisch durchsuchen.
  2. Eine Excel-Liste erstellen und jeden Vorgang dort mit Reihenfolge eintragen. Vorteil: Übersichtlich und Suchfunktion möglich. Manko: Umständliche/Zusätzliche Erfassung mit allen Details und es muss vermerkt werden, wo der eigentliche Vorgang liegt (Outlook, Ablagekorb, Wiedervorlage, etc.).
  3. Aufgabenliste in Outlook nutzen. Vorteil: E-Mails können direkt dorthin geschoben werden. Manko: Alles „analoge“ muss aufwändig händisch erfasst werden.

Wer hat ggf. weitere hilfreiche Tipps für dieses Problem? Ich spreche von rund 50 Vorgängen, welche derzeit auf Abarbeitung warten und natürlich zunächst in Reihenfolge gebracht werden wollen. Vielen Dank vorab._

#2

Hi,

nur ne kurze Zwischenfrage: ist es wirklich essentiell wichtig, dass Du die Sachen exakt in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitst? Wie lange dauert so eine Bearbeitung im Durchschnitt?

*wink*

Petzi

#3

Hallo,
ein Problem für das Erstellen einer Liste, wo und wie auch immer, sehe ich darin, dass Du dafür wiederum zusätzliche Zeit aufwenden musst, die dir anscheinend jetzt schon fehlt.

Wie schon Petzi fragt, ist es grundlegend ein MUSS, dass die Anfragen in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitet werden?
Wenn nicht, kann man auch andere Arbeitsabläufe, je nach Art der Arbeit, definieren.

  • Priorisierung nach Umfang der Arbeit oder Dringlichkeit
  • Bei Arbeitsbeginn Abarbeitung der bis dahin eingegangenen E-Mails, danach die per Post/Telefon, danach (Mittags/Nachmittags) nochmal Abruf der E-Mails und deren Bearbeitung.

Beatrix

#4

Ich (IT-Tätigkeit) z.B. bekomme auch Anfragen per Mail und per Telefon, weniger per Post.
Wenn sich die Anfragen häufen, dann mache ich meine Liste (im Kopf):
Priorität 1 hat z.B. ein allgemeiner Systemabsturz oder -fehler, wo alle oder viele Mitarbeiter betroffen sind.
Alles andere wird eingeteilt in „Kleinigkeiten“, die in wenigen Minuten zu bearbeiten sind und „Problemfälle“ bzw. größere Arbeiten, die länger dauern. Die Kleinigkeiten erledigt ich dann erstmal, weil dadurch die Liste schnell um viele Positionen schrumpft. Danach bleiben vielleicht noch einige größere Dinge übrig, die ich dann evtl. der Eingangsreihenfolge nach abarbeite oder auch nach Dringlichkeit.

Beatrix