Die Entfernungspauschale ist erst einmal gleich, egal ob du Fahrer oder Mitfahrer bist. Als Mitfahrer gilt aber der Höchstbetrag von 4.500 €.
Beispiel: Du bist Fernpendler mit 120 km Arbeitsweg. Im Rahmen einer Fahrgemeinschaft fährst du bei 210 Arbeitstagen jeden 3. Tag, die anderen 2 Tage bist du Mitfahrer.
Fahrten eigener Pkw: 70 Tage x 120 km x 0,30€ = 2.520€
Fahrten als Mitfahrer: 140 Tage x 120 km x 0,30€ = 5.040€, jedoch höchsten 4.500€
Entfernungskostenpauschale gesamt = 2.520€ + 4.500€ = 7.020€
Umgekehrt. du fährst jeden 3. mit, die anderen 2 Tage fährst du selbst:
Fahrten eigener Pkw: 140 Tage x 120 km x 0,30€ = 5.040€
Fahrten als Mitfahrer: 70 Tage x 120 km x 0,30€ = 2.520€, Höchstbetrag wird nicht erreicht
Entfernungskostenpauschale gesamt = 5.040€ + 2.520€ = 7.560€
Die Deckelung wirkt sich also bei den Mitfahrten aus.
Eine sachgerechte Schätzung der Anzahl der Fahrten ist ausreichend, das Finanzamt verpflichtet dich nicht zur Führung eines Fahrtenbuchs o.ä. Allerdings verlangt das Finanzamt bei Fernpendlern häufig eine Glaubhaftmachung der Pkw-Nutzung (des nicht gedeckelten Teils), also irgendwelche geeignete Unterlagen, die das untermauern, was du da ansetzt.