hallo…
das ist eine echt spannende sache, allerdings wird ein vorgefertigter plan etwas schwierig… klar gibt es manuals, die aber eher checklisten/ to-do-listen ähneln als dir konkrete abläufe vorzugeben – zum beispiel: http://www.newcastle.gov.uk/wwwfileroot/regen/phep/e…
jede veranstaltung ist sehr individuell und hat ihren eigenen ablauf, und mit vorformulierten standardmailings wird es leider kein erfolg – dafür passiert einfach zu viel nebenbei… das muß schon professionell ablaufen, wenn es was werden soll… also - fall jetzt bitte nicht um, denn ich hätte viele fragen – fragen, die dir jede marketing- und eventagentur stellen würde…
zu mailing habe ich zum beispiel gefunden: www.erfolg-mit-pragma.de/backend/download.php?id=41. aber zunächst einmal – inhalt der mailingaktion? informiert sie über die neue maschine? broschüre? katalog? oder ist es „nur“ die einladung, der einführungsveranstaltung beizuwohnen? kennen die leute die maschine oder ihre vorläufer schon? habt ihr einen kundenstamm? als beispiel: jeder kennt vw, und wenn vw ein neues modell einführt, weiß man ungefähr als gast, was kommt… es geht also eher um den showeffekt – bunter, lauter, kreativer…
ZEITLICHE PLANUNG – ich schreibe mal frei runter, was mir einfällt…
_ wann soll die veranstaltung stattfinden? steht konkretes datum fest?
_ findet in diesem zeitraum eine fachmesse statt, auf die die potenziellen besucher „abwandern“ könnten?
_ in welcher stadt? sind teilnehmer in derselben stadt oder müssen sie anreisen? regional? überregional? national? übernachtung notwendig?
_ ganztägige veranstaltung? erst am abend?
_ ist mit der präsentation der maschine auch eine kleine konferenz geplant? infoveranstaltung? also ein „seriöser“ teil bevor es zur show kommt?
_ wenn eine konferenz stattfindet – kann etwas wie eine registrierungsgebühr berechnet werden?
_ wer käme als redner in frage, um die maschine zu erklären?
_ kann die maschine in ihrer funktion vorgeführt werden?
PRÄSENTATION DER MASCHINE - die einführungsveranstaltung (product launch), um die maschine vorzustellen, in szene zu setzen, potentiellen kunden schmackhaft zu machen, hervorzuheben, was sie gegenüber anderen maschinen kann etc… richtig? nehmen wir also an, du hast schließlich 150 personen, die zugesagt haben und sehr gern zu dieser veranstaltung kommen wollen – weil es die maschine zu sehen gibt, meistens jedoch, weil es was zu essen und trinken gibt und etwas heiteres drumherum… und möglicherweise ein kleines geschenkchen obendrauf…
planung des eigentlichen events
_ budget für diesen tag/ abend?
_ location? hotel? fabrikhalle? besonderer ort? eigenes firmengelände?
_ ist genug platz für alles – bühne, menschen, tische, catering, catering backstage?
_ wie wird maschine präsentiert? bühne? hängend? wird sie reingerollt?
_ technische auflagen der location, max. hängepunkte, max. bodengewichte, max. personenzahl, fluchtwege
_ wenn gäste in hotels wohnen – transfere zur veranstaltung und zurück
_ wenn gäste selbst anreisen – parkplätze
_ catering? buffet? kellner mit tabletts?
_ unterhaltungsprogramm? künstler? [+ garderoben + technik + bühnenplan]
das war es zunächst im groben – reines brainstorming… mit ein wenig mehr details über maschine, firma, kundensegment etc. wäre natürlich ein komplettes konzept inkl. grober budgetplanung möglich… ich hoffe aber, daß es dir eine idee gibt, welche formen das annehmen kann… erfahrungsgemäß liegt die zeit zwischen erster ankündigung der veranstaltung und der veranstaltung selbst etwa ein jahr… es geht auch in 6 monaten, wird dann aber recht knapp… als beispiel, wie es aussehen könnte: das erste mailing wird quantitativ noch sehr umfangreich gestaltet – z.b. 2.000 flyer, die neugierig machen, eine art „first announcement“, das zurückgefaxt/ zurückgeschickt werden kann. damit kristallisieren sich schon mal die ersten wirklich interessierten personen heraus, wenn man viel glück hat ca. 300 leute… denen kann man dann die konkreten daten, broschüren und die einladung zukommen lassen kann… und bei noch mehr glück registrieren sich die 150, die man sich wünscht… oder – die begeisterung ist hoch, und es sagen 250 gäste zu… auch auf sowas muß man vorbereitet sein… oooder… es sagen 150 zu… und 50 reisen an… auch das ist ein risiko, das man trägt…
ich hoffe, ich konnte dir etwas licht in die sache bringen - oder dich vollends verwirren…
viel erfolg und viele grüße
natasha
