Folgen von Fehlern in Buchhaltung

Wissenschaft Wirtschaftswissenschaften
#1

Hallo allerseits,

wir haben im letzten Jahr eine kleine eG gegründet und unsere Buchhaltung sollte eigentlich von einer Beraterin organisiert werden (inkl. Kontierung unserer Buchungsfälle). Leider ist das total in die Hose gegangen. Wenigstens haben wir nun die Belege wieder, aber ziemlich chaotisch abgelegt, nummeriert, teilweise kontiert, teilweise gebucht. Ich habe das am vorletzten Wochenende in einer Mammutaktion mit meiner Frau größtenteils aufgeräumt, aber einige organisatorische Probleme (vor allem in der Ablage) sind einfach nicht mehr zu beheben, so dass wir durchaus befürchten, dass der eine oder andere Fehler in der BuHa ist. Naja, für ab 2002 wissen wir, dass wir es besser gleich selber machen.

Was passiert in so einem Fall bei einer Prüfung durch das Finanzamt? Durch den genossenschaftlichen Prüfungsverband? Z.B. wenn es einen Beleg gibt, auf dem mehrere Buchungsfälle sind (z.B. Kontoauszug), von denen aber nicht alle gebucht sind. Oder wenn ein Beleg mehrfach gebucht wurde, z.B. im Falle von Ausgangsrechnungen, die teilweise verschwunden waren und neu ausgedruckt werden mussten, falls nun das Original doch noch in der chaotischen Ablage versteckt ist, also doppelt erfasst wurde?

Kommt insbesondere das Finanzamt gleich mit der Keule (Strafanzeige) oder müssen dann solche Fehler einfach korrigiert werden und gut ist?

Danke
Michael

#2

Kommt insbesondere das Finanzamt gleich mit der Keule
(Strafanzeige) oder müssen dann solche Fehler einfach
korrigiert werden und gut ist?

Hallo Michael,

bei einer Betriebsprüfung entdeckte Fehler werden korrigiert. Dabei ergeben sich Steuergutschriften oder Belastungen. Mehr passiert nicht, solange man Dir nicht grobe Pflichtwidrigkeiten oder vorsätzliches Handeln nachweist.

Gruß
Wolfgang

#3

Hallo!

Z.B. wenn es einen Beleg gibt, auf dem mehrere Buchungsfälle
sind (z.B. Kontoauszug), von denen aber nicht alle gebucht
sind. Oder wenn ein Beleg mehrfach gebucht wurde, z.B. im
Falle von Ausgangsrechnungen, die teilweise verschwunden waren
und neu ausgedruckt werden mussten, falls nun das Original
doch noch in der chaotischen Ablage versteckt ist, also
doppelt erfasst wurde?

Eine derartige Buchführung entspricht nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Sie ist mangels Vollständigkeit materiell falsch und darf als solche der Besteuerung nicht mehr zugrundegelegt werden. Im Zweifel wird also eine Schätzung oder Ergänzungsschätzung des Gewinns erfolgen, denn es ist nicht zumutbar, jeden Beleg „umzudrehen“. Möglicherweise kommt dann auch eine höhere Belastung raus als die nicht feststellbare Summe aller Einzelfehler. Das ist dann Dein Risiko…

Ciao!
Nemo

#4

Hallo Nemo,

z.B. im

Falle von Ausgangsrechnungen, die teilweise verschwunden waren
und neu ausgedruckt werden mussten, falls nun das Original
doch noch in der chaotischen Ablage versteckt ist, also
doppelt erfasst wurde?

Eine derartige Buchführung entspricht nicht den Grundsätzen
ordnungsgemäßer Buchführung. Sie ist mangels Vollständigkeit
materiell falsch und darf als solche der Besteuerung nicht
mehr zugrundegelegt werden. Im Zweifel wird also eine
Schätzung oder Ergänzungsschätzung des Gewinns erfolgen, denn
es ist nicht zumutbar, jeden Beleg „umzudrehen“.
Möglicherweise kommt dann auch eine höhere Belastung raus als
die nicht feststellbare Summe aller Einzelfehler. Das ist dann
Dein Risiko…

ich denke in dem Fall eher das Risiko der freiberuflichen „Buchhalterin“ (Dipl. Kauffrau), der diese Aufgabe ursprünglich übertragen wurde. Bzw. deren Berufshaftpflicht. Das nur nebenbei.

Alles Gute wünscht
…Michael

#5

Hallo!

Zunächst mal trägt die eG das Risiko einer Steuernachforderung. Inwieweit ein Ersatzanspruch gegenüber der beauftragten Person besteht, ist eine andere, rein zivilrechtliche Frage. Egal wie letztere zu beantworten ist, muss eine evtl. Steuernachforderung vom Steuerschuldner - der eG - getragen werden. Man stelle sich vor, die Dipl.-Kfr. wäre nicht haftpflichtversichert und im auch nicht zahlungsfähig. Dann würde sich selbst bei einem (wertlosen) Ersatzanspruch an der Steuerschuld der eG nichts ändern.

Ciao!
Nemo

#6

Das ist mir schon klar. Wobei mir noch nicht klar ist, was das Finanzamt groß an „Milliardenbeträgen“ von verschwiegenen Einnahmen schätzen will, wenn eine Ausgangsrechnung wieder ausgebucht werden musste, weil sie doppelt ausgedruckt worden war. Also in diesem konkreten Fall. Irgendeine Grundlage für ihre Schätzung müssen sie ja wohl haben.

Außerdem besteht angegblich eine Haftpflichtversicherung der freiberuflichen „Buchhalterin“.

Davon abgesehen, wir haben etliche Belege (vor allem Kontoauszüge) auf der Rückseite kontieren müssen, weil der Beleg einfach rappeldicke vollgedruckt war, so dass von den 10 nötigen Buchungsstempel mit je 4 Einzelbuchungszeilen, nur zwei auf die Vorderseite passten. Dass man also grundsätzlich nicht auf der Rückseite kontieren dürfte, kann ich mir nicht vorstellen. Dann soll uns mal einer zeigen, wie wir das in den Fällen hätten machen sollen.

Zu der chaotischen Ablage: Wir hatten die Belege in vier Belegkreise, je nach Datum sortiert, übergeben: Kontauszüge, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, sonstiges. Unsere „Buchhalterin“ hat sie alle zusammengepackt und die Ausgagnsrechnungen den Zahlungseingängen zugeordenet, es war also so gut wie unmöglich die Rechnnugen wiederzufinden, zumal sie noch nicht gebucht waren. Zwischenzeitlich war die gute für ca. 3 Monate auf Reisen und wir kamen an nichts ran. Zudem waren einige Rechnungen den falschen Zahlern zugeordenet worden, also hinter Kontoauszügen eingeordnet, auf denen andere Kunden bezahlt haben, aber nicht derjenige dessen Rechnung das ist. Chaos eben.

Wir überlegen auch gerade rechtliche Schritte gegen diese Frau. Das nur so als Zusatzinfo.

Alles Gute wünscht
…Michael

#7

hallo,

Zu der chaotischen Ablage: Wir hatten die Belege in vier
Belegkreise, je nach Datum sortiert, übergeben: Kontauszüge,
Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, sonstiges. Unsere
„Buchhalterin“ hat sie alle zusammengepackt und die
Ausgagnsrechnungen den Zahlungseingängen zugeordenet, es war
also so gut wie unmöglich die Rechnnugen wiederzufinden, zumal
sie noch nicht gebucht waren.

das hört sich nach einer UNFÄHIGEN buchhalterin an. diese hat wohl nicht die bilanzierungspflicht einer eG im auge gehabt. so wie du schreibst, hat sie eine billige einnahmen-überschuss-rechnung gemacht, welche auf zahlungsströmen beruht. also nicht periodengerechte zurechnung von aufwand und ertrag sondern zurechnung in das jahr, wo die zahlung stattfindet.

das ist sträflichst dumm. vielleicht liegt der beleg ja da, wo er bezahlt wurde (hinter dem kontoauszug?).

ich würde der auf jeden fall die kosten der rücksortierung in rechnung stellen und anzweifeln, ob die ihren auftrag (liegt hoffentlich schriftlich vor) eine ordnungsgem. buchführung zu erstellen überhaupt erfüllt hat.

im übrigen rate ich von buchhaltungsstempeln ab, da diese das durcheinander nur noch weiter erhöhen. ich trenne wie gesagt kasse, bank, we, wa und opos-buchhaltung. dann werden diese alle erfasst und in kasse/bank werden den meisten zahlungen einfach die passenden kreditoren/debitoren zugeordnet. mit hilfe der korrekt geführten opos-liste lässt sich jeder kredi/debi bestens abstimmen.

gruss vom

showbee

#8

Hallo Showbee,

das hört sich nach einer UNFÄHIGEN buchhalterin an. diese hat
wohl nicht die bilanzierungspflicht einer eG im auge gehabt.

sie wusste sehr wohl davon, hat sogar angeblich mal für den Verband geprüft.

so wie du schreibst, hat sie eine billige
einnahmen-überschuss-rechnung gemacht, welche auf
zahlungsströmen beruht. also nicht periodengerechte zurechnung
von aufwand und ertrag sondern zurechnung in das jahr, wo die
zahlung stattfindet.

Dafür wäre die Ablage vermutlich geeigneter gewesen.

das ist sträflichst dumm. vielleicht liegt der beleg ja da, wo
er bezahlt wurde (hinter dem kontoauszug?).

Den Beleg haben wir ja gefunden, aber als wir ihn fanden (falsch einsortiert), hatten wir ja schon einen Ersatzbeleg erstellt und gebucht. DAs war ja das Problem.

ich würde der auf jeden fall die kosten der rücksortierung in
rechnung stellen und anzweifeln, ob die ihren auftrag (liegt
hoffentlich schriftlich vor) eine ordnungsgem. buchführung zu
erstellen überhaupt erfüllt hat.

Wir haben nicht zurücksortiert, da ja bereits teilweise gebucht war und fast alle Belege nummeriert waren. Wobei das wohl dennoch im Nachhinein die wohl bessere Alternative gewesen wäre.

Der Auftrag ging außerdem über eine Gründungsförderungsgesellschaft.

im übrigen rate ich von buchhaltungsstempeln ab, da diese das
durcheinander nur noch weiter erhöhen. ich trenne wie gesagt
kasse, bank, we, wa und opos-buchhaltung. dann werden diese
alle erfasst und in kasse/bank werden den meisten zahlungen
einfach die passenden kreditoren/debitoren zugeordnet. mit
hilfe der korrekt geführten opos-liste lässt sich jeder
kredi/debi bestens abstimmen.

Aber wo ist dabei der Ersatz für die Kontierungsstempel? Wie kontierst du denn sonst auf den Belegen?

Unser Hauptproblem ist Praxismangel. Habe Buchhaltung im Studium gehabt, aber da ist alles „klinisch“. Rechnungsabgrenzung etc. kenne ich alles theoretisch, aber in der Praxis kommen eben Fragen hoch, die ich nicht beantworten konnte (das meiste ist nun aber beantwortet).

Alles Gute wünscht
…Michael

#9

rehi,

Aber wo ist dabei der Ersatz für die Kontierungsstempel? Wie
kontierst du denn sonst auf den Belegen?

naja, ich kontiere nur immer das gegenkonto.

bsp. auf dem bankauszug geht die summe X vom kunden X ein. der debitor des kunden X ist schnell gefunden, den „kontiere“ ich. ich schreibe also mit farbigen stifft klein aber leserlich diesen auf den kontoauszug.

beim erfassen ins buchhaltungsprogramm ist doch nun klar, das im HABEN der debitor stehen muss und im SOLL das bankkonto, das geht allein vom vorzeichen auf den auszügen hervor. event. skonti werden dann im debitor ausgeglichen.

der debitor wurde passenderweise natuerlich im monat der rechnungsstellung bebucht über das WA buch. hier ebenso nur kontierung vom erlöskonto (ggf. mit automatischer buchung von umsatzsteuer). der erlös steht im haben, also steht der debi im soll.

warumm soll man auf jedem kontoauszug immer als konto die BANK verzeichnen, das ist doch augenfällig, das man an der bank sitzt, oder?

und da auf dem kontierstempel immer 3-4 soll/haben zeilen vorhanden sind, ist das einfach verschwendung!

gruss vom

showbee

#10

hallo Showbee,

Aber wo ist dabei der Ersatz für die Kontierungsstempel? Wie
kontierst du denn sonst auf den Belegen?

naja, ich kontiere nur immer das gegenkonto.

es gibt aber oft mehr als ein Gegenkonto! Z.B. bei umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen oder wenn verschiedene Leistungsarten auf verschiedene Erlöskonten gebucht werden sollen. Außerdem wäre ein Belekreis pro Kunde auch etwas heftig und für jeden Kunden gibt es immerhin ein Debitorenkonto, ditto bei uns für jedes Mitglied ein Geschäftsguthaben-Konto.

warumm soll man auf jedem kontoauszug immer als konto die BANK
verzeichnen, das ist doch augenfällig, das man an der bank
sitzt, oder?

Das ist wohl war. Aber bei mehreren Gegenkonten wird die Redundanz kleiner.

Alles Gute wünscht
…Michael

#11

rehi,

es gibt aber oft mehr als ein Gegenkonto! Z.B. bei
umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen oder wenn verschiedene
Leistungsarten auf verschiedene Erlöskonten gebucht werden
sollen. Außerdem wäre ein Belekreis pro Kunde auch etwas
heftig und für jeden Kunden gibt es immerhin ein
Debitorenkonto, ditto bei uns für jedes Mitglied ein
Geschäftsguthaben-Konto.

ja, gute buchführungsprogramme bieten automatikonten an, bei diesen werden ggf. enthaltene USt bzw. VoSt automatisch aus dem bruttobetrag gerechnet und gebucht. es ist eine kontierung.

zum personenkonto, man kann auch je rechnungsnummer einen debi / kredi vergeben, wie man will. wenn einem debi bzw. kredi verschieden konten zugewiesen werden, dann findet man die „massenkontierung“ ja auch im WA/WE buch wieder und muss sie nicht auf dem kontoauszuge unterbringen …

gruss vom

showbee

#12

ja, gute buchführungsprogramme bieten automatikonten an, bei
diesen werden ggf. enthaltene USt bzw. VoSt automatisch aus
dem bruttobetrag gerechnet und gebucht. es ist eine
kontierung.

macht unseres auch, ich hätte nur nicht gedacht, dass das als Kontierung dann ausreicht, sondern dass man bei der Kontierung dann doch wieder alles einzel aufführen muss

zum personenkonto, man kann auch je rechnungsnummer einen debi
/ kredi vergeben, wie man will. wenn einem debi bzw. kredi
verschieden konten zugewiesen werden, dann findet man die
„massenkontierung“ ja auch im WA/WE buch wieder und muss sie
nicht auf dem kontoauszuge unterbringen …

hat das so schonmal ein Prüfer durchgehen lassen? ich bin da ja noch skeptisch.

Alles Gute wünscht
…Michael

#13

hat das so schonmal ein Prüfer durchgehen lassen? ich bin da
ja noch skeptisch.

rehi,

klar, die automatikbuchungen sind leicht und schnell in der buchführung (kontenblättern) verfolgbar. im übrigen ist die USt/VoSt verprobung schnell gemacht.

wenn sich ein rechnunsgbetrag (also ein kreditor) auf x aufwandskonten auszuwirken hat, dann wird der kredi halt in teilsummen bebucht. die einzelnen beträge sollten jedoch aus dem buch ersichtlich sein. bedeutet x positionen im WE buch für einen kredi bzw. für eine rechnung.

prüfungen hatten wir gottlob schon genügende…

gruss vom

showbee, der nicht nur eine Bfg. bearbeitet :wink: