Frage zu Revisionsstand-Änderung

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo,

ich habe ein grundsätzliches Verständnisproblem, was die Revisionsnummern von internen Dokumenten angeht und hoffe, mir kann jemand helfen.

Hintergrund: Unser QM-Handbuch wurde in der ersten Fassung von einem externen Berater miterstellt. Wir haben letztes Jahr kurz vor dem Überwachungsaudit mit Hilfe dieses Beraters die neue Fassung des Handbuches erstellt (Revisionsstand 2).
Wenn nun das Audit (und damit die neue Fassung des Handbuches) im Juni 2012 ansteht und ich habe im Dezember 2011 ein Dokument X neu erstellt, das nun im Handbuch genannt werden muss - welchen Revisionsstand hat dieses Dokument denn dann? Das müsste nach meinem Verständnis Revision 3 sein:
Revision 2 kann es ja nicht sein, da es im Rev.2-Handbuch noch nicht enthalten war.
Revision 2.1 impliziert doch, dass es in Rev.2 schon in anderer Fassung vorhanden war, daher kann es das auch nicht sein, oder?

Ein weiteres Denkproblem: Wenn ich ein Dokument mit Revision 2 hatte (Stand Juni 2011, Handbuch Rev.2) und ich ändere es im Oktober 2011 ab - ist das dann Rev.2.1? Wenn ja: Ab wann bekommt es den Revisionsstand 3, wenn ich es nochmals abändere? Da muss es ja eigentlich eine Grenze geben, sonst kann ich doch 1 Woche vor Veröffentlichung des Handbuches Rev.3 noch ein Dokument in Revisionsstand 2.1 abändern?

Am Änderungsverzeichnis aus dem letzten Handbuch kann ich mich leider nicht orientieren, das verwirrt mich nur noch mehr und ich vermute, dass dort auch nicht alles korrekt ist.

Ich würde mich freuen, wenn jemand Licht ins Dunkel bringen könnte.

Viele Grüße und vielen Dank im Voraus

Annika

#2

Hallo Annika,

ich weiß leider nicht, ob und wie ihr die Revisionsstände intern geregelt habt. Es müßte eigentlich in der VA „Lenkung der Dokumente“ beschrieben sein.

Falls es noch nicht geregelt ist würde ich auf jeden Fall die Revisionsstände der VAs, APAs usw unabhängig vom Revisionsstand des Handbuchs halten, damit man nicht genau in die Bredouille gerät, die Du hier darlegst. VAs, APAs usw ändern sich meist öfter als das Handbuch. Von daher ist’s geschickter, im Handbuch nur auf Nummer und Name der VA oder APA zu verweisen. Wenn man denn unbedingt eine Übersicht über die VAs und APAs incl deren Revisionsstände haben will, dann kann man diese auch separat führen. Das ist ein zusätzlicher Aufwand und man sollte sich die Frage stellen, ob er sich rentiert.

Nur so viel regeln wie nötig lautet die Devise, sonst steckt man schnell in einem Normenkorsett fest oder man hat sich selbst über-regelt :wink:

In Bezug auf Änderungen könnte man auch ein elektronisches Freigabesystem andenken - nur mal so als Hinweis.

Gruß, Steff

#3

Hallo Annika,

habe mir Dein Problem nochmal durchgelesen. Also die Revisionsstände der VAs dürften unabhängig vom Revisionsstand des Handbuchs sein.

Wenn nun das Audit (und damit die neue Fassung des Handbuches) im Juni 2012 ansteht
und ich habe im Dezember 2011 ein Dokument X neu erstellt, das nun im Handbuch
genannt werden muss - welchen Revisionsstand hat dieses Dokument denn dann?
Das müsste nach meinem Verständnis Revision 3 sein:

Das Handbuch hat dann Revisionsstand 3, richtig. Dennoch trägt das Dokument X zu diesem Kapitel den Revisionsstand 1 (es wurde ja erst neu erstellt).
Falls Dokument X bereits schon mal überarbeitet wurde trägst’s dann Revision 2. Das Handbuch bleibt jedoch bei 3.

Es kann auch vorkommen, daß es mehrere Dokumente zu einem Kapitel des Handbuchs gibt und alle können unterschiedliche Revisionssände aufweisen, beginnen jedoch immer bei 1 (Neuerstellung).
Auch wenn das Handbuch beispielsweise Revision 3 aufweist, so kann Dokument X durchaus Revision 2 haben, Dokument Y Revision 5 und Dokument Z Revision 1. Je nachdem, wie oft sich die einzelnen Dokumente verändern. Unabhängig vom Änderungsstand des Handbuchs.

Jedes Dokument hat also seine eigene Revisionsnummer. Gruß, Steff

#4

Hallo Steff,

vielen Dank für Deine ausführlichen Antworten! Eine Anweisung zur Lenkung der Dokumente ist mir gar nicht bekannt, da muss ich nochmal nachschauen :frowning:
Vermutlich ist es am besten, wenn ich in den sauren Apfel beiße und die damalige Beraterin noch mal anrufe. Wie gesagt, scheint auch das Änderungsverzeichnis aus dem letzten Handbuch nicht ganz stimmig zu sein.
Bevor das Rezertifizerungsaudit nächstes Jahr ansteht, sollte ich mir also wohl mal eine anständige QM-Schulung gönnen…

Vielen Dank jedenfalls!

Viele Grüße
Annika

#5

Hallo Annika,

Eine Anweisung zur Lenkung der Dokumente ist mir gar nicht bekannt, da muss
ich nochmal nachschauen :frowning:

Im Handbuch müßte es ein Kapitel geben „Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen“ und eine VA dazu, wie es bei euch intern gehandhabt wird. Vielleicht auch noch eine APA für Besonderheiten. Jedenfalls müßte das Thema transparent und nachvollziehbar sein.

Vermutlich ist es am besten, wenn ich in den sauren Apfel beiße und die
damalige Beraterin noch mal anrufe.

Weshalb empfindest Du es als „sauren Apfel“? Berater sind dazu da, für Klarheit zu sorgen und empfinden Fragen keineswegs als lästig. Ich erlaube mir dieses Statement, da ich selbst auch schon Unternehmen bis zum Zertifikat begleitet habe.

Wie gesagt, scheint auch das Änderungsverzeichnis aus dem letzten Handbuch
nicht ganz stimmig zu sein.

hm, der Sache sollte man nachgehen…

Bevor das Rezertifizerungsaudit nächstes Jahr ansteht, sollte ich mir also
wohl mal eine anständige QM-Schulung gönnen…

Das ist mit Sicherheit nicht verkehrt, aber einen Führerschein zu haben heißt noch nicht fahren zu können. Die meisten Dinge lernt man aus der Praxis. Am besten tauscht Du Dich mit anderen Qualitätern aus, wie diese die Theorie in die Praxis umgesetzt haben. Jedes Unternehmen hat seine spezifischen Abläufe.

Dein Interesse an QM finde ich sehr positiv und so wünsche ich Dir allseits viel Erfolg

Steff

#6

Hallo Steff,

vielen Dank!
Die Bemerkung mit dem „sauren Apfel“ hätte ich mir verkneifen sollen - das bezog sich darauf, dass die Beraterin mir persönlich leider ein wenig unsympathisch ist und ich gern ohne sie zurechtkommen wollte… :wink:

Zu dem Kapitel „Lenkung von Dokumenten etc.“: Ich habe heute morgen nochmal nachgeschaut und finde dort nichts, was wirklich hilfreich ist. Dort steht nur, dass das HB als PDF allen Mitarbeitern zugänglich ist und mit der Einstellung im Intranet die jeweilige Fassung als in Kraft gesetzt gilt. Außerdem: „Auf allen Dateien sind der Revisionsstand und das Datum der Inkraftsetzung angegeben. Änderungen werden im Dokument durch Datums- und Revisionsanpassung ersichtlich. Soweit erforderlich, werden Änderungen in der Revision erläutert oder im Text am rechten Blattrand mit einem senkrechten Strich gekennzeichnet.“
Es gibt aber keine Details zu der Handhabung der Revisionsstände. Hmmm…

Ich greife also doch mal zum Telefon :smile:

Vielen Dank und viele Grüße

Annika

#7

Hallo Annika,

warum beschreibst Du den Umgang mit gelenkten- und ungelenkten Dokumenten nicht einfach?
Wichtig ist beim Audit, Ihr müsst es so leben wie beschrieben. Und das gebt Ihr halt vor.

Gruß
Tobi

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#8

Hallo Annika,

tut mir leid zu hören, daß Dir die Beraterin nicht so recht sympathisch war/ist. Sowas kommt vor und ist einfach menschlich.

Versuchen wir doch erstmal, ohne sie Licht ins Dunkel zu bringen :wink:
Einige Hinweise haste ja schon:

Dort steht nur, dass das HB als PDF allen Mitarbeitern zugänglich ist und
mit der Einstellung im Intranet die jeweilige Fassung als in Kraft gesetzt gilt.

Das heißt im Klartext, daß die aktuelle und freigegebene Version des Handbuchs im Intranet zu finden ist; Zusatz: Ausdrucke sind „nur zur Information“, sind also nicht gelenkt.

"Auf allen Dateien sind der Revisionsstand und das Datum der Inkraftsetzung
angegeben. Änderungen werden im Dokument durch Datums- und Revisionsanpassung
ersichtlich.

Wenn ich das richtig verstehe, dann ist die jeweils aktuelle Fassung der VAs und APAs ebenfalls im Intranet zu finden. Auch hierbei sind Ausdrucke „nur zur Information“

Soweit erforderlich, werden Änderungen in der Revision erläutert oder im Text am rechten Blattrand mit einem senkrechten Strich gekennzeichnet."

Die Änderungen sind also in der Datei kenntlich gemacht oder beschrieben. Immer eins von diesen beiden Möglichkeiten, so daß nachvollziehbar ist, was sich geändert hat.
Bei jeder Änderung erfolgt ein neuer Revisionsstand (eine fortlaufende Nummerierung) plus das Datum der Freigabe. Somit ist das Freigabedatum dem jeweiligen Revisionsstand zugeordnet.

Nun zur Gesamtsicht der Dinge: Handbuch, VAs, APAs stehen als aktuelle Version im Intranet. Ausdrucke dienen „nur zur Information“. Die Lenkung erfolgt also auf elektronischem Weg.
Der Revisonsstand ist auf jedem Dokument ersichtlich; es ist eine fortlaufende Nummerierung und das jeweilige Freigabedatum ist der Ziffer zugeordnet.

Vielleicht versuchst Du, die einzelnen Revisionsstände miteinander in Beziehung zu bringen? Nun, daran wirst Du leider scheitern. Es kann auch nicht funktionieren, weil jedes Dokument seinen eigenen Revisionsstand hat. Es gibt keinen Zusammenhang zwischen dem Revisionsstand des Handbuchs und dem Revisionsstand einer VA. Bitte betrachte jedes Dokument für sich alleine!

VAs und APAs ändern sich öfter als das Handbuch, deswegen werden sie auch andere Revisionsstände aufweisen.

In der Hoffnung, daß Du die nicht so sympathische Beraterin doch nicht brauchst :wink:

Steff

#9

Ist doch egal?
Hallöchen,

um hier mal ein bisschen mit Humor ranzugehen:
Obwohl man Windows 2000 benutzt, ist das kein Zwang, auf Firefox 2001 zu warten - man kann ruhig auch Version 11.0 einsetzen.

Oder anders gesagt, jedes Dokument, jedes Verfahren, jedes Produkt, hat eigene Revisionskennungen.

Es ist überhaupt kein Problem, in einem „Verfahren ABC - v1.0“ auf „QM Handbuch - v2.0“ zu referenzieren.
Es muss lediglich klar sein, von wann die jeweiligen Dokumente tatsächlich sind.
Damit dürfte jedem Leser auf den ersten Blick klar werden, dass die Anforderungen von QMH2.0 in ABC1.0 bereits eingeflossen sind.

Gruß,
Michael

#10

servus Michael,

Es muss lediglich klar sein, von wann die jeweiligen Dokumente tatsächlich sind.

jetzt muß nur noch sichergestellt sein, daß die aktuellen Versionen Verwendung finden :wink:)

Mit einem Zwinkern, Steff