Gut aufgestellt in Sachen Buchhaltung? - Best Practices!?

Bildung & Beruf Existenzgründung & Selbstständigkeit
#1

Moin, ich gehe nun ab 01.12.2014 einer nebenberuflich selbstständigen Tätigkeit nach. Zu diesem Zwecke musste ich mich natürlich auch ein wenig in Sachen Buchhaltung schlau machen. Diesbezüglich wollte ich mal nachfragen ob ihr an meiner Vorplanung etwas auszusetzen habt!?

>>> Kassenbuch bzw. Journal für die handschriftliche einfache Buchführung + zusätzliche JES-Java EÜR Applikation

  1. Ordner
  • für Betriebseinnahmen, aufgeteilt in „Offene Posten“ und den bezahlten Rechnungen in alphabetischer Sortierung nach Kundenname (Rechnungen werden inkl. eventueller Auftragsbestätigung/Druckfreigabe abgeheftet) - für Angebote in nummerischer Reihenfolge   2. Ordner - für Betriebsausgaben, aufgeteilt in „normalen“ Ausgaben und Abschreibungen   Sollte soweit einigermaßen reibungslos funktionieren oder?

Viele Grüße

#2

Servus,

ja, das kann schon irgendwie funktionieren.

Der Haken an diesem System ist, dass es keinerlei Kontrollmöglichkeit gibt - wenn eine Eingangsrechnung mit einem Betrag von 1.715,00 € als 17,15 € eingegeben wird, merkt das niemand.

Daher ist es sinnvoll, auch bei Überschussrechnern, die das eigentlich nicht müssen, stur gegen Bank (und gegebenenfalls gegen Kasse) zu buchen - dann gibt es immer eine Abstimmsumme auf dem Kontoauszug und/oder auf dem Kassenbericht, die eine Kontrolle erlaubt.

Zweiter Haken ist, dass sich das beschriebene System von Aufzeichnungen in dieser Form nur verwenden lässt, solange § 19 I UStG angewendet wird. Falls Betrieb und Unternehmen mal größer werden, kann man das Gewohnte nicht fortsetzen, sondern muss neue Gewohnheit gewinnen.

Empfehlung: Auch Aufzeichnungen für die Überschussrechnung von vornherein mit einem für kaufmännische FiBu geeigneten System erstellen, ggf. mit Verwaltung von Aufträgen und OPOS.

Schöne Grüße

MM

#3

Hallo, Sollte funktionieren.
Im Laufe der Zeit wird es sich aber lohnen ein Programm dafür zu kaufen, in dem man auch gleich die Daten für die Steuererklärung übernehmen könnte.

Aber eine genze Weile sollte das reichen. Es kommt natürlich auch immer daruf an, wie viele Sachkonten (Lufende Fahrzeugkosten, Büro-, oder Betriebsmittel usw.) benötigt werden.

Gruß, aus Stuttgart.

#4

Was ich vergessen hatte zu erwähnen:Sämtliche Einnahmen und Ausgaben werden auf einem separaten Geschätskonto stattfinden. Heißt Zahlendreher oder Ähnliches fallen spätestens am Ende des Monats auf wenn es zwischen Kassenbuch/EÜR-Software/Kontoauszug zu keiner Übereinstimmung kommt. Oder habe ich Sie da falsch verstanden?

Eine zusätzliche FiBu Software ist eventuell später auch angedacht. Aber bei 2 Rechnungen pro Monat wollte ich erstmal darauf verzichten. Zudem ist nicht geplant „größer“ zu werden :smile:

Vielen Dank für Ihre Antworten!

#5

Servus,

wenn die „EÜR-Software“ bucht wie eine FiBu-Anwendung, gibt es eine Abstimmsumme, und die Kontrolle ist gegeben.

Vemutlich ist das eine FiBu-Anwendung mit veränderter Oberfläche, die aus irgendwas anderem Buchungssätze macht. Wenn man mit einer FiBu-Anwendung erfasst, hat man die Kontrolle ständig, bei jeder Eingabe. Ist aber bei einer so übersichtlichen Zahl von Vorgängen grad Jacke wie Hose.

Schöne Grüße

MM

#6

Hallo,
da es sich um Einnahme/Überschußrechnung handelt sollte man alle Belege in zeitlicher
Reihenfolge ablegen. Bei 2 Ausgangsrechnungen im Monat sollte das alles kein
Problem werden.
Dann eine Exel-Tabelle anlegen  (Für 2 Ausgangsrechnung braucht man keine Software)

Datum  Einnahmen  Wareneinkauf  km-Geld  Porto Telefon  Büromaterial   Bankgebühren
02.12.14    500,00    -200,00              …

Abschreibungen sind erst am Jahresende relevant, also diese Rechnungen ganz oben
im Belegordner abheften.

Wenn der Umsatz unter 17.500,00 Euro im Jahr liegt, muß keine Umsatzsteuer berechnet
werden, also nur am Ende des Jahres die EÜR angefertigt werden. (Hinweis auf der Rechnung nicht vergessen)

Schriftwechsel, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine nach „Kundennamen“
ablegen, vielleicht noch eine Kopie der Rechnung dazu.

Viel Erfolg - und vielleicht wird es ja doch etwas mehr:smile:)

Nina

#7

Hallo Nina,

auch wenn man sowas mit einer Tabellenkalkulationsanwendung macht - ich mach das auch so, einschließlich Berechnung der USt-Werte, die in einer Excel-Tabelle unterzubringen kein Hexenwerk ist -, sollte wie schon erwähnt darauf geachtet werden, dass eine Abstimmsumme getrennt für Bargeld- und Bankbewegungen in der Tabelle mitgerechnet wird, so dass mit jedem Bankauszug und - falls ein Kassenbuch geführt wird - mit jedem Kassenbericht ein Abgleich mit den aufgezeichneten Summen und Salden möglich ist.

So eine Tabelle entspricht dann dem „Amerikanischen Journal“, mit dem sich bei überschaubarer Anzahl von Sachkonten auch kaufmännisch buchen lässt.

Schöne Grüße

MM