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Hallo Julian,
„…Begriff des Handelsbriefes
Der Begriff des Handelsbriefes wird in Abgrenzung zum Begriff des Geschäftsbriefes benutzt, wobei inhaltlich das gleiche gemeint ist, Handelsbriefe jedoch nur bei Kaufleuten, Geschäftsbriefe bei Landwirten und Freiberuflern vorkommen. Die Form der Handelsbriefe ist gleichgültig. Auch Fernschreiben, Telegramme, Telefaxe oder E-Mails fallen unter die geschäftliche Korrespondenz. Wesentlich für die Beurteilung des Vorliegens eines Handelsbriefes ist der Inhalt, der sich auf ein zustandegekommenes Handelsgeschäft beziehen muß.
Ein Handelsgeschäft ist betroffen, wenn ein Schriftstück seine Vorbereitung, seinen Abschluß, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat. Zu den empfangenen Handelsbriefen gehören insbesondere
Aufträge, einschließlich Änderungen und Ergänzungen,
• Auftragsbestätigungen,
• Versandanzeigen,
• Lieferscheine,
• Frachtbriefe,
• Rechnungen und
• Zahlungsbelege sowie
• alle gegenseitigen schriftlichen Vereinbarungen (Verträge).
Unter den Begriff der Verträge fallen nicht nur Vertragsurkunden, die von beiden Parteien unterschieben wurden, sondern auch sog. Briefverträge, die durch sich ergänzende Willenserklärungen im Rahmen einer Korrespondenz zustande kommen.
Wenn das Handelsgeschäft jedoch nicht zu einem Abschluß gekommen ist, stellt die Korrespondenz keine aufbewahrungspflichtigen Handelsbriefe dar.
Nicht zu den Handelsbriefen gehören die Schriftstücke, die nicht zum Abschluß von Handelsgeschäften geführt haben (z.B. Angebote, Prospekte, Informationsmaterial) oder aber dem Austausch allgemeiner Informationen dienen.
Anlagen zu Handelsbriefen gehören ebenfalls zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wenn der Handelsbrief als solches nicht ohne diese Unterlagen verständlich ist. Die lediglich aus Gründen einer ausführlicheren Information beigefügten Anlagen gehören nicht zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.
Andere Dokumente als Handelsbriefe sind dann aufzubewahren, wenn sie steuerrelevant sind, § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO. Zur Beurteilung des Vorliegens einer steuerrechtlichen Implikation ist erforderlichenfalls einen Steuerberater einzuschalten…“
aus: http://www.fotorecht.de/publikationen/aufbew6.html
Viele Grüsse
Eve*
Vielen Dank!
Hallo Eve,
vielen Dank für diese hilfreiche Antwort!
Viele Grüße
Julian