Angenommen ich muss das Kreditorenhauptbuch zum Kreditorennebenbuch (Offene Posten) abstimmen. Wie würdet ihr euch verhalten, wenn ihr schon seit Tagen versucht eine Abstimmung hinzubekommen. Wie würdet ihr das erklären, wenn ihr keine Abstimmung hinbekommt und noch eine große Differenz besteht ?
Gruß
Aaliyah
Servus Aaliyah,
grundsätzlich hat das Hauptbuch Vorrang: Das Nebenbuch muss die Erläuterung zum Hauptbuch liefern.
Wenn es keine „Verdachtsmomente“ gibt (z.B. unterjährig Umstellung in den Funktionen der betroffenen Konten, Zuordnung einzelner Gruppen von Personenkonten zu wechselnden Sammelkonten etc.) hilft bloß Phantasielosigkeit:
(1) Technisch klären: Wo/wie sind Personenkonten mit umschlagendem Saldo (debitorische Kreditoren, kreditorische Debitoren) im Hauptbuch ausgewiesen? Das hängt von der Software ab und davon, welche Auswertung wie definiert ist. Möglicherweise gibt es gar keine Differenz, sondern einen Saldo „sonstige Vermögensgegenstände“ oder „sonstige Verbindlichkeiten“, der aus Personenkonten mit umschlagendem Saldo herrührt und den Du noch nicht in den Fingern hattest.
(2) EB-Werte klären: Sind die SB-Werte vom Vorjahr denn abstimmbar? Wenn nein, Bilanzunterlagen vom Vorjahr sondieren. Außerdem feststellen, ob die Differenz die gleiche geblieben ist.
Dann EB-Vortrag kontrollieren: Ist der in Ordnung, oder sind eventuell in OPOS nicht die Werte der endgültigen Bilanz (nach irgendwelchen Korrekturen, Umbuchungen etc.) enthalten? Wenn ein WP am Werk war: Prüfungsassistenten bringen den Anforderungen der Praxis häufig wenig Verständnis entgegen. - Gab es irgendeine Kombination aus teilweise automatischem, teilweise manuellem Saldenvortrag? Ist eventuell mit einem missglückten manuellen Vortrag ein Offener Posten erzeugt worden, der nicht aus der FiBu begründet werden kann?
(3) Beide Themen nochmal auf den Fremdwährungszusammenhang prüfen, von dem Du bereits berichtet hast.
(4)- das hatte ich bei der ersten Version vergessen -:
Mal die aktuellen OPOS darauf filtern, welche davon aus Perioden vor dem laufenden Wirtschaftsjahr stammen (nicht nach Datum, sondern nach Buchungsperiode). Die gefundenen daraufhin untersuchen, ob sie alle zum Schluss des vorangegangenen WJ auch schon da waren (Bilanzunterlagen). Wenn irgendwas im laufenden Jahr irrtümlich einer früheren Buchungsperiode zugeordnet worden ist, erzeugt dieser Vorgang zwar einen Offenen Posten, aber keine Buchung, die im Hauptbuch des laufenden Jahres auftaucht. Das gleiche gilt auch für Buchungen, die irrtümlich zukünftigen Perioden zugeordnet worden sind.
(5) Wenn sich bisher noch nichts gezeigt hat: Die zwölf Monate zuerst in zwei Sechserpakete aufteilen - mit einiger Wahrscheinlichkeit ist die gesuchte Differenz nur in einem der beiden Sechsmonatsabschnitte. Von da aus zum Quartal, und dann zum Monat. Wenn man beim Monat angekommen ist, hilft allerdings erstmal bloß Suchen von Hand - je nach Umfang der FiBu und Anzahl der Einzelbuchungen kann das in dieser Weise auf einen Monat konzentriert schon ganz gut gehen.
Und (erst lesen, wenn die vorigen Dinge irgendwas gebracht haben sollten): In 2006 berücksichtigen, dass Abstimmarbeiten definitiv nicht zum Jahresabschluss gehören, sondern zum Monat - egal wie viel man unterjährig sonst noch am Hals hat…
Schöne Grüße
MM
Wie würdet ihr das erklären, wenn
ihr keine Abstimmung hinbekommt und noch eine große Differenz
besteht ?
hi,
„Chef, ich packs nicht, gib die Arbeit jemand anderem“ oder „Chef, der Mandant ist so blöd, die Kreditoren stimmen nicht“ …
im ernst, irgendwo muss eine buchung falsch sein. hier muss man jedes papier zur hand nehmen und von vorn anfangen. aufgrund der betriebsblindheit sollte einfach ein kollege (sofern vorhanden) drüber schauen, vielleicht findet er den fehlerteufel schneller.
im supergau muss der kunde/mandant alle kreditoren abfragen nach dem stand seines kontos zum termin X. aber ob der kunde/mandant dann noch kunde/mandant ist oder einen anderen buchhalter sucht… ?
mfg vom
showbee