Ideen bzgl. Abteilungszusammenlegung

Bildung & Beruf Arbeitsplatz
#1

Hallo,

in einem großen Unternehmen werden spezielle Posteingänge eingescannt und ausgelesen. Diese landen dann bei Datenerfassern auf dem Monitor, die die ausgelesenen Daten überprüfen, evtl. korrigieren. Nach dieser Überprüfung/Korrektur werden diese Dokumente z. B. an die Buchhaltung weitergegeben, die diese dann abschließend bearbeiten und z. B. Rechnungen freigeben bzw. Zahlungen veranlassen.

Posteingänge werden immer mehr und man benötigt in der reinen Datenerfassung und in z. B. der Buchhaltung immer mehr Personal.

Diesbzgl. gibt es die Idee, ob es nicht sinnvoller wäre, die reine Datenerfassung abzuschaffen und die, die fachlich infragekommen und das wollen, entsprechend für z. B. die Rechnungslegung weiterzubilden. Die, die nicht infrage kommen oder wollen, werden mit gleichwertigen Aufgaben beschäftigt bis der evtl. vorhandene befristete Vertrag ausläuft.

Somit könnte man personaltechnisch noch flexibler sein, da dann mehr Personal mehr/alles kann. Zumal bereits Stand jetzt z. B. die Mitarbeiter aus der Buchhaltung den Datenerfassern unter die Arme greift, wenn dort Personalmangel besteht. D. h., die Buchhalter arbeiten dann zumindest temporär auch mal als Datenerfasser.

Weitere Hintergedanken, evtl. Pros und Contras:
Datenerfasser sind schlechter bezahlt, als die Buchhalter usw. usf. Man muss überlegen, ob es sich auch finanziell lohnt, die Datenerfasser zu befördern, die man dann auch besser bezahlen muss.
Eine Weiterbildung kostet natürlich erst einmal Zeit und Geld. Nicht alle Datenerfasser können auf einmal weitergebildet werden. In dieser Zeit müssen MitarbeiterInnen aus den anderen Abteilungen bereits mehr Datenerfassung betreiben.
Die Buchhalter dürfen und wollen nicht zu oft, zu lange Jobs (Datenerfassung) erledigen, die gehaltstechnisch unter ihrem Niveau liegen.
Reine Datenerfassung ist monoton, kann sehr schnell langweilig sein und müde machen. Damit einhergehend ein überdurchschnittlich hoher Krankenstand. Monotonie kann zur Stagnation oder sogar zu dauerhaften rückläufigen Leistungen führen. Es ist demotivierend, immer dasselbe machen zu müssen.
Bekommt man mehr Aufgaben, Herausforderungen, Verantwortung und eine bessere Bezahlung steigert das die Motivation einhergehend mit einem niedrigeren Krankenstand.
Wenn alle alles können, ist das produktiver, es können mehr Dokumente erfasst und Rechnungen bearbeitet werden.
Mehr Abwechslung bei der Arbeit, fördert Konzentration, Ablenkung. Leichtere Tätigkeiten (Datenerfassung) kann man als aktive Pause nutzen, wenn man ein „Tief“ hat, um dann wieder konzentrierter bei der Rechnungslegung zu sein.
In den jeweiligen Abteilungen gibt es aktuell bereits entsprechende individuelle Vereinbarungen zwischen Abteilungsleitung und MitarbeiterInnen, wie viele Belege, Rechnungen, Daten … pro Tag zu schaffen sein sollen. Wenn alle nachher dasselbe machen, sollte die Gesamtsumme aller Zahlen aus diesen Vereinbarungen am Ende eine höhere sein, als die aktuelle Gesamtsumme. Z. B. heute werden von den Buchhaltern pro Tag 500 Rechnungen abschließend bearbeitet und von den Datenerfassern 2500 Dokumente (eine Rechnung besteht teilweis aus mehreren Seiten bzw. Dokumenten), daher ist die Zahl bei den Datenerfassern deutlich höher.
Wenn alle alles machen können, würde man täglich mit leichteren Tätigkeiten anfangen (Datenerfassung), um leichter in den Tag zu kommen. Es sei denn, es haben Rechnungen Priorität, die schnell abschließend angewiesen werden müssen.
Auch könnte man ein Rotationsverfahren für den Fall der Personalknappheit einführen (Krankheit, Urlaub …), sodass dann jeder auch mal evtl. einen halben oder ganzen Tag nur Daten erfasst oder auch andersrum, sofern die fachliche Kompetenz gegeben ist, entsprechender Arbeitsvorrat bei den Rechnungen vorhanden ist und dann MitarbeiterInnen von der Datenerfassung „befreit“ sind.

Das sind die ersten Ergebnisse nach einem kurzen Brainstorming.

Hab ihr bitte evtl. noch weitere Überlegungen, Vor- und Nachteile, was zu berücksichtigen ist …?

Besten Dank an euch vorab.

Viele Grüße

Bud

#2

Scheiß-Firma, die ihre Mitarbeiter in prekären Beschäftigungsverhältnissen hält. Jetzt versucht man, die Arbeit weiter zu verdichten. Wer nicht mitzieht, fliegt raus. Ich würde schauen, dass ich da weg komme.

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#3

Hätte man die berühmte eierlegende Wollmilchsau. Warum gibt es die nicht? Genau, weil nicht alle alles machen können.

#4

Ja: Eruiere doch mal, was bei gegebenem Volumen ein lernfähiges OCR-System kostet, das gleich beim Einscannen nicht nur die digitale Archivierung besorgt, sondern auch (wenn man es ihm denn beibringt) erkennt, mit welchem Typ von Dokument es zu tun hat, wo bei einer Eingangsrechnung von Conrad Electronic die Rechnungsnummer steht, und wo das Datum, und das gleiche bei einer Eingangsrechnung von Dachser etc.

Ich glaube, wenn Du die Datenerfassung als „leichtere Tätigkeit“ klassifizierst, machst Du den Fehler, den in der Zeit früher mit Papierablage und -archivierung die machten, die glaubten „Ablage kann doch auch der Praktikant machen“ - schiet di wat!

Wenn man - und danach sehen die Volumina aus, die Du nennst - ein ordentliches OCR-System einsetzt und dieses auch vernünftig in die übrigen Abläufe einbindet, wird ein Drittel der jetzt eingesetzten Leute überflüssig und kann in den Vertrieb, ins Controlling oder wo auch sonst der Tag mit Plappern zugebracht wird umgesetzt werden, und vor allem wird der Job am Scanner damit enorm aufgewertet: Wenn der Mann am Scanner nicht klar hat, was er tut, ist bei einer solchen Organisation alles vergeigt, was an einem eingehenden Dokument dranhängt.

Kurzer Sinn: Das ganze Gequackel von „KI“ sind hohle Phrasen, wenn man nicht die aktuelle Organisation den aktuellen technischen Gegebenheiten und Möglichkeiten anpasst.

Schöne Grüße

MM

#5

Detailierter:

  • Posteingang
  • Post wird für das Scannen vorbereitet (Entklammern, Trennblätter …)
  • Scanvorgang - parallele QK/QS
  • OCR vorhanden (schon sehr gut, allerdings nicht immer korrekt, da schlecht lesbar, an anderen/falschen/ungewöhnlichen/neuen Stellen Daten stehen, Datenformate nicht erkennbar, handschriftlich …)
  • Datenerfasser überprüfen, bestätigen, korrigieren oder erfassen nicht erkannte Daten selbst
  • danach Buchhaltung …
#6

Welche Gründe könnten noch dagegen sprechen?

#7

Welche Gründe könnten noch dagegen vielleicht sprechen?

#8

Hallo,

laut Deinem Posting hat offensichtlich niemand daran gedacht, die tendenziell größten Experten für Arbeitsabläufe, die betroffenen Beschäftigten selbst, mal zu fragen.

es gibt ein Heer von Beratern, das zum großen Teil davon lebt, das mithilfe von 4-stelligen Tagessätzen abgeschöpfte Mitarbeiterwissen zB über suboptimale Arbeitsabläufe den Chefs dann als brandneue Managementtechnik zu verkaufen.

In jedem Betrieb mit halbwegs humaner und wertschätzender Unternehmenskultur bringen die Beschäftigten solches Wissen gerne in entsprechende interne Projekte ein.
Und es gibt durchaus Beschäftigte, die Tätigkeiten als interessant und erfüllend ansehen, die von irgendeinem „Feldherrenhügel“ aus als stupide angesehen werden.

Und einen BR, der solche Prozesse anstossen, unterstützen, moderieren und mitgestalten kann, scheint es in diesem Betrieb auch nicht zu geben. Oder hast Du bloß vergessen, ihn zu erwähnen ?

&Tschüß
Wolfgang

#9

Hallo,

danke für die kritische Antwort.

„Lustigerweise“ würden viele/die meisten über mehr Verantwortung, Herausforderungen und auch Gehalt freuen.

#10

Weniger lustig ist, dass das fast überall so ist.

Im konkreten Fall ist das Ziel des Projektes, dass der Mensch am Scanner Dokumente liefert, die ohne weitere Bearbeitung verarbeitet werden können, und dass dieser dem OCR-System beibringt, wo was steht und wie was einzulesen ist. Er muss dabei beiläufig FiBu-Kenntnisse haben, die relativ viele Bilanzbuchhalter nicht haben - u.a. dem OCR-System beibringen, was es bedeutet, wenn im unteren Drittel einer Eingangsrechnung aus Frankreich „autoliquidation“ steht.

Viele - auch große - Unternehmen, die mit Pauken und Trompeten aufgebrochen sind, um ihre Buchhaltungsdokumente im besten Fall in Bulgarien oder Albanien, eher aber in Laos oder Kambodscha einlesen und aufbereiten zu lassen, sind ganz leise und mit eingekniffenem Schwanz wieder zurückgekommen, weil

„So geht das aber nicht, junger Mann!“

(kurzer Text für den Fahrdienstleiter des Bahnhofs Fallersleben im Film ‚Wolfsburg oder Palermo‘)

Es ist Sache der Projektmänitscher der aktuellen „dritten Welle“, das besser und endlich mal richtig zu machen.

Schöne Grüße

MM