Interne Firmenorganisation

[R_Rau]

Hallo Zusammen,

ich sitze hier in einer kleinen Firma (2,5 AN: Chef, ich, Halbtagssektrtärin und sporadische Aushilfskräfte).
Die interne „Organisation“ läuft wahrscheinlich wie bei anderen kleinen Firmen genau so: recht chaotisch.
Heute gings drum aus dem Chaos ein einigermaßen transparentes System zu machen.
Stand heute: Viel per Zuruf, Lager erinnert mich irgendwie an mein Teenager-Zimmer (nur einer weiß wo was ist…).
Wir haben z.T. leicht erkennbare Strukturen, in Form von einem WWS, das aber nicht konsequent benutzt wird.
Die Firma hat ein kleines Portofolio an Produkten (2-3 Stk.)und ist speziallisiert auf Nischenprodukte in der Elektronik. (Digitale Videosignalverarbeitung…)
Nun soll eine transparente Struktur her, in der man sich leichter zurecht finden kann. (WWS, Unterlagen…) und nicht so viel Manpower für immer wiederkehrende Prozesse gebunden wird.(Produktion, etc,)
Bei einer personellen Expansion (wird angestrebt)können hier auch fertige Strukturen angeboten werden, um die Einarbeitung leichter zu gestalten. (Der Satz:„Tschuldigung, wo iss denn der 2.Ordner von…?“ sollte dann nicht mehr fallen.)
Nun hab ich die Aufgabe solch eine Struktur erst mal als Entwurf zu entwickeln. Aber wieso das Rad zu x-ten mal erfinden?
Ich denke, hier im WWW sitzen einige Firmenchefs von kleineren bis mittleren Unternehmen, die mir vielleicht einen kleinen Tipp geben könnten, WIE man diesen Wandel am besten durchführen könnte.

Die Ausgangssituation habe ich vor mir liegen. Die Endsituation (Struktur, Transparenz) sehe ich auch schon vor mir.
Nur der Weg ist total im Unklaren.
Ich denke an eine schrittweise Umorganisation.

Wie denkt ihr darüber ?

Gruß Rudi

[Anonym]

Rudi,
ein Punkt der meisstens vergessen wird:
Der Chef muss ein klares Committment für den Wandel abgeben, und zwar gegenüber allen Mitarbeitern. Er muss dich offiziell vor allen Mitarbeitern ernennen. Deine Kompetenzen in dem Wandlungsprojekt müssen klar und Jedem offenkundig sein.
Das geschieht am besten in einer Versammlung.
Bei dieser Versammlung muss von dir unbedingt die Botschaft kommen, dass du jeden betroffenen Mitarbeiter in die Gestaltung des Prozesses einbeziehen wirst, am besten mit konkreten Beispielen.
Wenn dies alles stattgefunden hat, dann ist eine Entwurfsskizze deinerseits bereits mehr als genug; Die Mitarbeiter werden dich mit :ich sitze hier in einer kleinen Firma (2,5 AN: Chef, ich,

Halbtagssektrtärin und sporadische Aushilfskräfte).
Die interne „Organisation“ läuft wahrscheinlich wie bei
anderen kleinen Firmen genau so: recht chaotisch.
Heute gings drum aus dem Chaos ein einigermaßen transparentes
System zu machen.guten Ideen nur so vollstopfen.

Gruss,

Hallo Zusammen,

Stand heute: Viel per Zuruf, Lager erinnert mich irgendwie an
mein Teenager-Zimmer (nur einer weiß wo was ist…).
Wir haben z.T. leicht erkennbare Strukturen, in Form von einem
WWS, das aber nicht konsequent benutzt wird.
Die Firma hat ein kleines Portofolio an Produkten (2-3
Stk.)und ist speziallisiert auf Nischenprodukte in der
Elektronik. (Digitale Videosignalverarbeitung…)
Nun soll eine transparente Struktur her, in der man sich
leichter zurecht finden kann. (WWS, Unterlagen…) und nicht
so viel Manpower für immer wiederkehrende Prozesse gebunden
wird.(Produktion, etc,)
Bei einer personellen Expansion (wird angestrebt)können hier
auch fertige Strukturen angeboten werden, um die Einarbeitung
leichter zu gestalten. (Der Satz:„Tschuldigung, wo iss denn
der 2.Ordner von…?“ sollte dann nicht mehr fallen.)
Nun hab ich die Aufgabe solch eine Struktur erst mal als
Entwurf zu entwickeln. Aber wieso das Rad zu x-ten mal
erfinden?
Ich denke, hier im WWW sitzen einige Firmenchefs von kleineren
bis mittleren Unternehmen, die mir vielleicht einen kleinen
Tipp geben könnten, WIE man diesen Wandel am besten
durchführen könnte.

Die Ausgangssituation habe ich vor mir liegen. Die
Endsituation (Struktur, Transparenz) sehe ich auch schon vor
mir.
Nur der Weg ist total im Unklaren.
Ich denke an eine schrittweise Umorganisation.

Wie denkt ihr darüber ?

Gruß Rudi

[lennie_6dace0]

Hallo Rudi,

vorweg: Ich bin kein Chef eines KMU, aber ein paar Tipps hätte ich trotzdem:

1. Alle MA (einschließlich Chef, möglichst auch Aushilfen) beteiligen. Sollte bei 2,5 MA kein Problem sein. Es nutzt nichts, wenn Du eine Idee von der zukünftigen Organisation hast, die den anderen Beteiligten nicht bekannt ist, die sie nicht verstehen oder mit der sie sich nicht identifizieren.

2. Bestandsaufnahme machen. Zum Beispiel könnten alle Beteiligten angeben, wo sie heute die Hauptprobleme in der Organisation sehen. Ganz hilfreich finde ich ein Aufgabenmatrix („wer macht was“). Das kann auch jeder MA für sich selbst ausfüllen.

3. Prioritäten setzen. Nicht zu viele Dinge auf einmal anpacken, sondern mit den Hauptproblemen anfangen.

4. Klare Ziele formulieren. Bevor Ihr mit Organisationsänderungen loslegt, muss klar sein, was Ihr überhaupt erreichen wollt.

5. Konkret bleiben. Um mal ein Beispiel zu nennen: Unterlagen lassen sich leichter finden, wenn zum Beispiel Ordner für verschiedene Bereiche, Produkte o. ä. unterschiedliche Farben haben, wenn Ordner, in denen sich immer wieder der gleiche Inhalt findet, ein einheitliches Register haben, und wenn an jedem Aktenschrank ein Aufkleber angebracht ist, auf dem der Inhalt des Schranks steht. Solche konkreten Aktionen haben den Vorteil, dass sich Sinn und Zweck allen Beteiligten erschließt und dass man sehr schnell und deutlich die Wirkung feststellen kann.

6. Erfolgskontrolle durchführen. Die Gesprächsrunde sollte kurz sein, aber regelmäßig durchgeführt werden; dabei prüfen, ob die Maßnahmen wie vereinbart umgesetzt worden sind und ob der gewünschte Erfolg eingetreten ist.

Bei allen Spielregeln, die Ihr intern vereinbart, ist entscheidend, dass sich wirklich auch alle dran halten. Wenn zum Beispiel der Chef seine Unterlagen immer da ablegt, wo es ihm gerade passt, ist jedes Ordnungssystem zum scheitern verurteilt.

Wenn Ihr zukünftig mit mehr Mitarbeitern und mit wechselnden Aushilfen arbeitet, kann es auch sinnvoll sein, bestimmte Dinge zu dokumentieren (im Sinne von Prozess- oder Arbeitsbeschreibungen). Aber immer nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich.

Ich hoffe, dass trifft Deine Frage…also, so würde ich an diese Aufgabe herangehen.

Viel Erfolg,

lennie

[local]

Nur der Weg ist total im Unklaren.
Ich denke an eine schrittweise Umorganisation.

Wie denkt ihr darüber ?

Hallo Rudi,

schrittweise geht es nicht sondern nur: ab heute geht das so …

Vorarbeit:

für jeden (auch Chef) eine Arbeitsplatzbeschreibung erstellen.

Jedem in seinem Bereich entsprechende Ablagesysteme einrichten

Jedem die Arbeitsabläufe definieren (z.b. bei Materialentnahme sofort im WWs buchen, jeder keine Ausnahme (Chef))

Bereiche anlegen für Aufträge, Rechnungen(Buchhaltung), Warenmanagement(damit die Belege nicht auf einem Haufen liegen). Quasi virtuelle Abteilungen schaffen (Achtung: Der vielgehaßte Ablagekorb schafft hier Entlastung und Struktur)

Zuständigkeiten/Verantwortlichkeiten festlegen.

Wenn du das hinkriegst, richtet sich der Rest von selbst.

gruss

[R_Rau]

Danke !
Guten Morgen Zusammen,

ich hab mir eure Postings gut durchgelesen und viele nützliche Informationen für mich entdecken können.

Ich stand vor einigen Jahren vor einem ähnlichen Problem, dabei hatte ich aber den Vorteil, dass ich eine „Abteilung“ durch zu organisieren hatte(Struktur war so ähnlich, wie von mir oben beschrieben), aber die „Abtetilung“ war ich und mein Mitarbeiter.
So hats geklappt und wir sind (fast) reibungslos durch die ISO9000 gekommen.

Das Problem hierbei ist also nur eine gesamtheitliche Akzeptanz des Systems. Und das wird sehr schwer, weil sehr schwer eingefahren, viele (sinnvolle oder auch nicht sinnvolle) Gegenkomentare kommen werden, aber das soll bis dato nicht mein Problem sein. Entweder Hopp oder Top, denn ich kann auch nicht jedem hinterherrennen und korrigieren.

Schau mer mal,

Vielen Dank
Rudi

P.S. Die erste Besprechung findet nächste Woche statt.