ISO 9001: Zusammenfassen von Verfahrensanweisungen

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo zusammen,

ich bin gerade dabei unsere Systemdokumentation für das Qualitäts- und Umweltmanagement neu zu organisieren.
Nach der Norm sind ja unter anderem die 3 Verfahrensanweisungen gefordert:

  • Lenkung von fehlerhaften Produkten / Dienstleistungen
  • Umgang mit Korrekturmaßnahmen
  • Umgang mit Vorbeugemaßnahmen

Die letzten beiden werden ja traditionell zusammengefasst zu einer VA.
Ist es auch üblich, dass die Lenkung von Fehlern mit integriert wird?

Für mich gehören diese 3 Aspekte zusammen, weshalb ich es gerne in einem Verfahren dokumentieren möchte.

Mal ganz grob verkürzt:

  1. Fehler wird festgestellt (intern/extern) -> Vorgabe, wie mit Fehler umzugehen ist
  2. Fehler wird nach Vorgabe dokumentiert
  3. Dokumentation ist Ausgangspunkt für Datenanalyse und für Korrektur- und Vorbeugemaßnahme, die wiederholtes Auftreten verhindert

Wie ist Eure Meinung dazu?

#2

Guten Tag,

Dir fehlen noch zwei VA:
Interne Audit
LEnkung von Dokumenten und Aufzeichnungen.

Dann bist dabei

#3

Hallo,

die anderen habe ich bereits.
Es geht mir bei dieser Frage rein um die Zusammenfassung der 3 besprochenen VA´s.

Sinnvoll oder nicht?
Bzw. üblich oder unüblich?

Gruß,
Tobi

#4

Ich habe es bei uns wie folgt geregelt:

  1. Formblatt für die Erhebung von Fehlern, Beschwerden und Reklamationen
  2. Formblatt für Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.

Das WIE schreibt dir die ISO 9001 ja nicht vor, sondern nur DAS du es tun musst. Du musst für deinen Betrieb das sinnvollste rausfinden.

LG
Andrea

#5

Hallo Tobi,

meines Erachtens spricht nichts dagegen, diese 3 VAs zu einer zusammenzufassen.

Allerdings kommt mir die grobe Verkürzung noch ein bissl wie ‚Fehlerverwaltung‘ vor, da fehlt meiner persönlichen Meinung nach noch die „Eingrenzung fehlerhafter Produkte“ (also daß man ein komplettes Bild von den Auswirkungen des aufgetretenen Fehlers hat), sowie die „Ursachenanalyse“, „Abstellmaßnahmen“ (Sofortmaßnahmen und Maßnahmen aus der Ursachenanalyse) und „Verifizierung der Maßnahmen“ (also ein Wirksamkeitsnachweis der Maßnahmen)

Es sollte also aus der VA oder aus den drei VAs hervorgehen, wie das Unternehmen mit auftretenden Fehlern umgeht, wer dabei was zu tun hat und wie das Unternehmen aus den auftretenden Fehlern lernt, sich also verbessert.

Fehler sollten immer als Chance zur Verbesserung angesehen werden, nicht als Schuldzuweisungen. Außerdem entstehen bei Fehlern unnötige Kosten.

Zurück zur Frage: Es spricht grundsätzlich nichts dagegen, aus den drei VAs eine zu machen. Die Preisfrage ist hierbei die Handhabbarkeit der VA. Wenn die VA zu groß wird, weil zuviele Abläufe beschrieben werden müssen, dann wäre es sinnvoller, es bei 3 VAs zu belassen, ansonsten kann man sie durchaus zusammenfassen.

Gruß, Steff

#6

Hallo zusammen,

danke für die Tipps!
Im Audit wurde mir doch nahe gelegt, die Lenkung von Fehlern zu trennen, da man sonst ein zu großes „VA-Monster“ erschafft oder aber bei einigen Fragen zu oberflächlich beschreibt und nicht ins Detail geht.

Sprich:
In der VA Lenkung von Fehlern werden nun „übliche Prozessstörungen“ und Handlungsanweisungen aufgezeigt.

Die VA Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen zeigt dann auf, wie beim Auftreten von Fehlern Analyse usw. durchgeführt werden, damit das erneute Auftreten vermieden wird.

Gruß,
Tobi

#7

Hallo Tobi,

ich kenne die Gegebenheiten leider nicht, aber Deine Ausführungen klingen plausibel.

Nun ja, ‚übliche Prozeßstörungen‘ … heißt das, daß bestimmte Störungen wiederholt auftreten? Falls dies der Fall sein sollte stellt sich die Frage, ob man da nicht mal methodisch ran gehen sollte. Also Systemoptimierung. Vielleicht erstmal einen KVP-Workshop? Simple Analysenmethoden wie Ishikawa, Fehlerbaum oder Netzwerk helfen oft schon weiter. Es muß ja nicht immer gleich eine Regressionsanalyse im mehrdimensionalen Raum sein oder ein Versuchsplan nach Tagushi. Der Begriff ‚üblich‘ impliziert irgendwie etwas konstant bzw wiederholt Auftretendes und das könnte man doch mal beseitigen, oder?

Die Methodiken habt ihr vermutlich in der VA ‚statistische Methoden‘ beschrieben, nehme ich mal an.

Viel Erfolg

Steff

#8

Hallo Steff,

„wir“ sind eine Spedition.
Eine übliche Störung ist zum Beispiel eine Annahmeverweigerung, die wir aber nicht beeinflussen können, da z.B. falsche Ware durch den Absender aufgegeben wurde.

Für diese Fälle habe ich dokumentiert, wie die Sendung zu Kennzeichnen ist (Aufkleber) und wo sie bei Rück-Anlieferung abgestellt werden muss.

Man könnte jetzt groß philosophieren, ob das nicht in die normalen Prozessbeschreibungen herein muss und hier nur „echte“ Fehler rein müssen, aber so ist es auch nicht verkehrt und im Sinne des Hinweises durch den Auditor, dem ich natürlich nachgekommen bin.

Bei der Auswertung von unseren „echten“ Fehlern (z.B. Scanfehler, etc.) nutzen wir natürlich Auswertungen und Statistiken zum Identifizieren von Ursachen (z.B. defekter Scanner, nicht geschulter Mitarbeiter, etc.).

Viele Grüße,
Tobi

#9

Hallo Tobi,

schönes Thema, Spedition. Da biste fast ein bissl zu beneiden. Und wie ich sehe hast Du alles bestens organisiert und transparent gemacht. Klasse!

Höre nicht zu sehr auf Auditoren, ihr habt euer QM-System in erster Linie für EUCH, nicht für den Auditor. Der hat nur nachzuschauen, obs gelebt wird.

Herzlichen Gruß

Steff