Mail-Programm/automatisch 'ungelesen' deaktivieren

Computer: Hardware Apple Mac
#1

Hallöchen!

Ich steige gerade von PC auf MAC um und versuche mich auf das Mailprogramm „Mail“ beim MAC einzulesen. Hatte vorher Outlook. Bitte schlagt mir nicht Entourage vor, denn das kann ich leider mit meinem Handy nicht synchronieren… das geht leider nur über Mail, Adressbuch und iCal.

Nun die konkrete Frage:
Ich finde keine Möglichkeit, es auszustellen, wenn ich auf eine neue Mail gehe, dass die sofort als gelesen markiert wird. Es gibt einen Ordner „ungelesene“, mit dem ich normalerweise immer arbeite, um meine Mails abzuarbeiten. Wenn ich nun aber auf eine Mail gehe, nur um sie anzusehen aber später zu antworten, ist sie aus dem „ungelesene“ verschwunden. Und wenn ich eine Regel für viele Mails habe, dann verschwindet die Mail in einem Unterordner (Frank, Ilse, etc.) und ich weiß nicht mehr, wem ich noch antworten muss.

Habt ihr eine Idee, wie ich entweder die Einstellung ändere oder aber andere Tools dazukaufe oder eine neue Idee, wie ich das löse? Bei Outlook war das ein Klick.

Liebe Grüße, Carola

#2

Hallo Carola,

ich benutze Mail nicht (mehr), aber ich meine mich zu erinnern, dass es in den Einstellungen eine option gab/gib mit der du die Zeit einstellen kannst, nach wie vielen Sekunden die angeklickte Mail als gelesen markiert werden soll. Vielleicht findest du ja was in die Richtung.

Gruß
Fabian

#3

Hallo Carola,

ich benutze Mail nicht (mehr), aber ich meine mich zu
erinnern, dass es in den Einstellungen eine option gab/gib mit
der du die Zeit einstellen kannst, nach wie vielen Sekunden
die angeklickte Mail als gelesen markiert werden soll.

Nö, nicht das ich wüßte, man kann nur Emails wieder als ungelesen markieren. Ziemlich nervig das ganze, Apple betrachtet den Teil des Fensters, den Outlook-User gerne als „Preview“ betrachten, als normales Lesefenster. Bei Leuten mit Widescreendisplays empfehle ich „Widemail“ als Plugin:

http://www.daneharnett.com/widemail/

Macht Apple Mail etwas „outlookiger“.

#4

Hallo Carola

Es gibt einen Ordner „ungelesene“, mit dem ich
normalerweise immer arbeite, um meine Mails abzuarbeiten. Wenn
ich nun aber auf eine Mail gehe, nur um sie anzusehen aber
später zu antworten, ist sie aus dem „ungelesene“
verschwunden.

Diesen Ordner hast Du offensichtlich selber erstellt und wenn die Mails daraus „verschwinden“, liegt das an der Regel, die Du definiert hast.

Wieso verschiebst Du die Mails nicht erst dann aus Deinem Postfach in einen der Unterordner, wenn Du sie beantwortet hast? Ob Du sie beantwortet hast, siehst Du an dem krummen Pfeil neben dem Absender.
Du kannst auch gleichzeitig mehrere Mails in einen der Unterordner verschieben, indem Du sie mit gehaltener Apfel-Taste anklickst.

Oder habe ich Dich nicht richtig verstanden? Dann fragst Du nach.

Gruss
Heinz

#5

Hallo Heinz!

Manchmal ist es schwierig, kurz in einem Forum zu erklären, was man meint. Ich versuche es noch einmal :o)…

Es ist richtig, dass die Mails aus dem Ordner „Ungelesen“ verschwinden, da Apple die Mails automatisch als gelesen markiert, sobald ich sie berühre.

Man findet sie dann nur noch in den Unterordnern wie z.B. „Frank“. Denn durch die Regeln, die ich vorher erstellt habe, legt Apple sie dort ab. Da ich am Tag aber 50-100 emails bekomme, weil das mein tägliches Geschäft ist, weiß ich dann nicht mehr, von wem ich noch eine email bekomme habe, da die Mails dann nur noch in den Unterordnern zu finden sind.

Ich lese die Mails oft, aber bearbeite sie dann erst später, wenn ich für antwortetn noch andere Infos brauche.

Ich habe um die 100 Unterornder und dementsprechend auch viele Regeln in meinem Outlook. Bei Outlook stellt man einfach das automatische als „gelesen“ ab und macht es manuell, sobald man mit der Bearbeitung fertig ist.

Psychologisch ist es für mich besser, nicht 300 eMails im Posteingang zu haben, sondern durch die Regeln auf einem Blick zu sehen, von wem die Mails kommen. Dann kann ich die Dringlichkeit besser einschätzen.

Ebenso ist es mit der Erstellung der Regeln bei Apple umständlicher. Bei Outlook geht man einfach auf die eingehende Mail und erstellt dafür eine Regel. Bei Apple muss man erst einnmal in das Regelprogramm.

Konntest du jetzt besser verstehen, was ich meine? Liebe Grüße, Carola

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#6

Hallo Carola

Du könntest die Mails statt sie zu verschieben in den betreffenden Ordner kopieren, dann bleibt sie im Ordner „Ungelesen“. Der Nachteil ist jedoch, dass Du dann zunächst sämtliche Mails doppelt hast.

Gleichzeitig kannst Du die Hintergrundfarbe der Mail ändern, damit siehst Du, welche neu sind.
Die Mails, die Du abgearbeitet hast, kannst Du im Ordner „Ungelesen“ mit einer neuen Regel wieder „entfärben“ oder löschen.

Bei diesem Vorgehen frage ich mich jedoch, wie Du das mit den vielen Unterordner behandeln willst. Ich weiss nicht, ob man in den Unterordnern sieht, ob eine Mail beantwortet ist, wenn Du sie direkt aus dem Ordner „Ungelesen“ beantwortest.

So, wie Du das beschreibst, wirst Du eh Deinen Kopf bei der Sache haben müssen, um keine Fehler zu machen.

Scheint alles etwas komplidingsig.

Gruss
Heinz

#7

Lach…

Lieber Heinz,

ich kann noch so viel einfärben und doppelt verschieben. Das macht es nur komplizierter. Sobald die ungelesenen Mails vom Mailprogramm immer gleich als „gelesen“ markiert werden, macht das alles keinen Sinn mehr. Außerdem soll es ja einfach sein und nicht 3/4 des Tages kosten, nur seine Mails zu sortieren.

Also noch einmal konkret:

  • Kann man bei „Mail“ einstellen, dass die empfangen Mails nicht automatisch als gelesen markiert werden?

  • Kann man Regeln direkt aus der eingegangenen Mail erstellen?

  • Wie bekommt man es hin, dass eine Mail, die man aus einem Ordner „z.B. Frank“ heraus versenden, auch in dem Ordner abgespeichert wird. Sonst braucht man wieder einen Handgriff mehr, um diese aus „gesendet“ in „Frank“ zu schieben.

Lieben Dank und liebe Grüße, Carola

[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]

#8

Hallo Carola

  • Kann man bei „Mail“ einstellen, dass die empfangen Mails
    nicht automatisch als gelesen markiert werden?

Normalerweise ist Mail so eingestellt, dass die Mail in Fettschrift angezeigt wird, bis Du sie öffnest. Du hast also eine Regel erstellt, die Dir die Mail als „gelesen“ anzeigt. Schmeiss diese Regel raus.

  • Kann man Regeln direkt aus der eingegangenen Mail erstellen?

Die Regeln sind eigentlich ziemlich einfach und (fast) selbsterklärend zu erstellen. Schau Dir das noch mal in Ruhe an: Mail -> Einstellungen -> Regeln. Alle Bedingungen und Aktionen sind da zu finden.

  • Wie bekommt man es hin, dass eine Mail, die man aus einem
    Ordner „z.B. Frank“ heraus versenden, auch in dem Ordner
    abgespeichert wird. Sonst braucht man wieder einen Handgriff
    mehr, um diese aus „gesendet“ in „Frank“ zu schieben.

Auch dafür kannst Du eine Regel erstellen. Da musst Du bei „Von“ Deine Mailadresse eingeben und die Mail nach „Frank“ verschieben lassen.

Gruss
Heinz

#9

Hallo Carola

Hallo Heinz…

  • Kann man bei „Mail“ einstellen, dass die empfangen Mails
    nicht automatisch als gelesen markiert werden?

Normalerweise ist Mail so eingestellt, dass die Mail in
Fettschrift angezeigt wird, bis Du sie öffnest. Du hast also
eine Regel erstellt, die Dir die Mail als „gelesen“ anzeigt.
Schmeiss diese Regel raus.

— Quatsch. Das löst das Problem doch nicht. Mit oder ohne meiner Regel. Die Mails die ich berühre, sind nicht mehr in Fettschrift - ob das nun „gelesen und ungelesen“ oder Fett oder Dünnschrift ist. Es bleibt immer bei der selben Frage. Wie stellt man diesen Automatismus aus.

  • Kann man Regeln direkt aus der eingegangenen Mail erstellen?

Die Regeln sind eigentlich ziemlich einfach und (fast)
selbsterklärend zu erstellen. Schau Dir das noch mal in Ruhe
an: Mail -> Einstellungen -> Regeln. Alle Bedingungen
und Aktionen sind da zu finden.

  • Weiß ich. Hat aber nicht meine Frage beantwortet.
  • Wie bekommt man es hin, dass eine Mail, die man aus einem
    Ordner „z.B. Frank“ heraus versenden, auch in dem Ordner
    abgespeichert wird. Sonst braucht man wieder einen Handgriff
    mehr, um diese aus „gesendet“ in „Frank“ zu schieben.

Auch dafür kannst Du eine Regel erstellen. Da musst Du bei
„Von“ Deine Mailadresse eingeben und die Mail nach „Frank“
verschieben lassen.

  • Habe ich probiert. Geht nicht. Außerdem müßte ich dann für jede Emailadresse, die ich besitze (das sind ca. 7) und für jedes Extra Postfach (Unterordner wie Frank, Kunde bla, Mutter) mehrere Regeln anwenden, so dass es pro Person bis zu 7-10 Regeln wären. Da war Outlook cleverer. Das läßt die Mails einfach in dem Ordner, von dem aus man sendet. Zumindest kann man es so einstellen.

Tja, ich befürchte, dass „Mail“ einfach mit den einfachsten Anforderungen überfordert ist, sobald man viele Emails schreibt und bekommt und es sinnvoll strukturieren will. Trotzdem lieben Dank für deine Bemühungen. Ich werde mich mal an Apple wenden. In den Foren komme ich nicht weiter. Sinnbildlich: Ist einfach mühsam, wenn man anfragt, wie man die Lampe ohne Schalter anbekommt und die Leute antworten, dass man den Stecker in die Dose stecken soll, anstatt Tips zu geben, wie man ggf. eine Fernbedingung nutzen kann o.ä… Falls du verstehst was ich meine :o).

Ganz liebe Grüße und noch eine wundervolle Woche, Carola

Gruss
Heinz

#10

Tja, ich befürchte, dass „Mail“ einfach mit den einfachsten
Anforderungen überfordert ist, sobald man viele Emails
schreibt und bekommt und es sinnvoll strukturieren will.

Also, ob das wirklich „die einfachsten Anforderungen“ sind, weiß ich nicht - Fakt ist aber, dass Apple Mail ein sehr simples Programm ist. Ich bekomme etwa 300 Mails am Tag, die ich alle im Eingangsordner belasse und nur mit intelligenten Postfächern sortiere (Regel: Mails von Frank, Mails an Frank; siehe Menü „Postfach“ - „Neues intelligentes Postfach…“).

Das löst nicht dein Problem mit den ungelesenen Mails. Wenn man sie anklickt, werden sie als gelesen markiert und dieses Verhalten kann man nicht ändern. Ich habe dein Problem ebenfalls und kenne keine Lösung dafür).

Gruß,
Stefan

#11

Das löst nicht dein Problem mit den ungelesenen Mails. Wenn
man sie anklickt, werden sie als gelesen markiert und dieses
Verhalten kann man nicht ändern.

Wozu auch? Genau hierfür dient das Ganze ja. Zu erkennen, welche Mails bereits angeklickt wurden und welche nicht macht ja auch durchaus Sinn.

Ich arbeite seit Jahren täglich mit „Mail“ (beruflich). Habe mir einfach angewöhnt die gelesenen Mails anschließend gleich in meine entsprechenden Postfächer abzulegen/sortieren. Das erfordert eigentlich nur ein bischen Disziplin.

#12

Und wenn ich eine Regel für viele Mails habe,
dann verschwindet die Mail in einem Unterordner (Frank, Ilse,
etc.) und ich weiß nicht mehr, wem ich noch antworten muss.

Änder diese Regeln und häng ein „als ungelesen markieren“ zusätzlich dran. Dann verschwinden die Emails zwar auch, aber der Zielordner zeigt ungelesene Mails.

#13

Hallo Stefan

Das löst nicht dein Problem mit den ungelesenen Mails. Wenn
man sie anklickt, werden sie als gelesen markiert und dieses
Verhalten kann man nicht ändern.

Das geht schon, aber nicht automatisch: Zunächst muss man die Symbolleiste anpassen (unter „Darstellung“) und die Funktion „ungelesen/gelesen“ in die Symbolleiste aufnehmen.

Gelesene Mails werden dann mit Klick auf „ungelesen“ wieder mit dem blauen Punkt auf der linken Seite versehen.

Gruss
Heinz

#14

Hilse, das hat nichts mit Disziplin zu tun, sondern Du hast wohl eine andere Arbeitsform. Die Mails, die ich lese, kann ich oftmals nicht gleich beantworten, weil ich die Anfragen erst bearbeiten muss. Somit war es für mich bisher sinnvoll, sie als ungelesen zu belassen, damit ich weiß, was noch erledigt werden muss. Gelesen heißt nicht gleich erledigt.

Aber ich merke schon, dass ich ein neues System finden muss :o). Gruß, Carola

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#15

Ja, mit diesem Tool arbeite ich jetzt auch schon seit Tagen, bis ich eine andere Lösung gefunden habe. Nur sobald man die Mail wieder anklickt, geht sie wieder automatisch auf gelesen. Das passiert schon mit der ersten Mail in einem Postfach, wenn man nur anklickt. Manchmal will ich nur was nachlesen…

Aber ich habe jetzt an das Apple Helpdesk geschrieben und lese mir auch mal Apple Script durch. Ein Freund von mir, passionierter MAC-User, sagte mir, dass Apple es so einfach wie möglich halten will, weil schon manche Freunde von ihm mit diesem einfachen Programm überfordert sind :o).

Liebgrüß, Carola

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#16

Das löst aber nicht das Problem. Denn sobald ich diese Mail ein einziges Mal berühre, ist sie wieder automatisch als gelesen markiert - egal in welchem Ordner.

Wie schon in einem anderen Antwortsartikel dieser Serie gesagt, werde ich mir einfach ein neues System überlegen müssen oder ich werde bei Apple Script fündig. Tja, Automatismen wie sie Apple helfenswerterweise viel nutzt, sind nicht immer sinnvoll. Ein kleines Häkchen zum an- und ausschalten dieses Tools würde schon helfen.

Liebgrüß, Carola

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#17

Oje, das wäre für mich ein psychologischer Schock… soviele Mails im Eingangsordner… oh nee. Wie machst du das nur!!! Aber ich werde jetzt mal bei Apple Script schauen, ob ich was finde. Vielleicht können wir unser Problem lösen. Und Apple habe ich auch geschrieben.

Liebgrüß, Carola

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#18

flagge zeigen

Die Mails, die ich lese, kann
ich oftmals nicht gleich beantworten, weil ich die Anfragen
erst bearbeiten muss.

du könntest die betreffenden mails doch einfach mit einem fähnchen markieren.
(symbolleiste anpassen > markieren)

oder auch zu kompliziert?

e.c.

#19

Diese Überlegung hatte ich auch schon. Doch wenn meine Emails als ungelesen markiert sind, dann sieht man die Fähnchen nicht mehr. Die siehst du nur, wenn du in dem jeweiligen Postfach bist.

Natürlich kann ich ein eigenes Postfach für unerledigte Dinge anlegen, aber dann kann ich auch gleich ohne Regeln arbeiten und alles im Posteingang lassen, wie es schon ein Anderer an dieser Stelle sagte. Und wenn es fertig ist, verschiebt man es manuell. Schade, dass wegen so einer Kleinigkeit das Programm so viel schwerfälliger wird. Nur eine Einstellung, die man selbstbestimmend ein und aus schalten dürfte und alles wäre gut :o). Liebgrüß, Carola

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#20

Dann nimm halt Farben…