Mails im gesendet-Ordner kopieren/verwalten

Internet E-Mail
#1

Hallo @ all,

ich verzweifel bei dem Versuch, meine wichtigen gesendeten Mails in einem Unterordner zu verschieben/kopieren, um sie anschließend aus dem gesendet-Ordner zu entfernen und diesen sauber und übersichtlich zu halten.
Wenn ich die Mails ganz normal in einen eigenen Ordner ziehe, löscht er sie beim Löschen der Mail aus Gesendet auch dort mit raus.
Ok, das sehe ich noch ein, ist nur ein Verweis auf die Originalmail.
Dann gibt es noch die schöne Funktion, beim Verschieben ganz Win Explorer-like die Strg-Taste zu drücken. Dann erscheint auch im bekannten Stil das Plus neben dem Ziehen-Symbol und ich gehe davon aus, er legt eine Kopie der Mails in dem eigenen Ordner ab. Aber nein, auch diese entfernt er beim Löschen der gesendeten Mails (im gesendet-Ordner) gleich mit.
Kenn ich nur eine Einstellung nicht oder mache ich etwas falsch ?
Es muß doch eine Möglichkeit geben, sich die Mails themenbezogen zu sammeln und sie nicht in 10 Ordnern sichtbar zu haben (auch wenn sie Datenbankseitig nur einmal da sind). Liegt da mein Fehler, hat es was mit der Ansicht zu tun ?
Habe schon mehrere „Notes-Spezialisten“ gefragt, aber jeder meinte nur, das sei ein typischer Schönheitsfehler von Notes und da könne man nichts machen.
Das kann und will ich irgendwie nicht glauben.
Weiß jemand Rat ?

Liebe Grüße

Nixa

Notes 6.5: gesendete Mail in Ordner + Papierkorb
#2

Dieser „Gesendet-Ordner“ ist eine System-Ansicht.

Grob gesagt unterscheidet Notes zwischen „Ordner“ (englisch: Folder) und „Ansichten“ (englisch: „Views“).

Ein Dokument, wie etwa eine E-Mail, wird durch „Ansichten“ angezeigt. Ansichten sind z.B. im Mail „Alle Dokumente“ (ist also ohne ‚Filter‘), oder etwa „Gesendet“ (filtert alle Dokumente, es werden nur Dokumente/Mails angezeigt, die gesendet wurden).

Ordner dienen zur Sortierung. Dort kann man E-Mails entsprechend ablegen. Ein Ordner ist z.B. auch der „Mail-Eingang“. Eine Mail erscheint dort, wenn es frisch empfangen wird. Zusätzlich erscheint ein neues Mail in der Ansicht „Alle Dokumente“, da dort ja alle Dokumente angezeigt werden.
Wenn Du eine Mail vom „Eingang“ z.B. in Deinen Ordner „Nixa“ verschiebst, so ist das Mail im Ordner „Eingang“ nicht mehr vorhanden, da verschoben, aber dafür im Ordner „Nixa“. In der Ansicht „Alle Dokumente“ ist das Dokument/Mail immer.

Die „Gesendet“-Ansicht (nicht „Ordner“ !!) zeigt alle gesendeten Mails an und ist eine Systemansicht. Löscht man aus dieser Ansicht ein Dokument, ist es logischerweise nirgends mehr in der Mail-Datenbank vorhanden.

Daher ist es nicht praktikabel, dass Du Deine Mails mit der „Gesendet“-Ansicht verwaltest. Lass die Dokumente dort, außer Du brauchst diese nicht mehr, dann lösche sie.
Willst Du Deine versendeten Mails verwalten, dann ziehe diese gesendeten Mails eben in den entsprechenden Ordner.

Ich hoffe diese Erklärung hilft ein wenig.

Michael

#3

danke für deine Antwort. Das bringt natürlich Licht ins Dunkel.
Trotzdem frage ich mich, warum man dann den „Posteingang“ als Ordner gestaltet hat und „Gesendet“ nicht. Beides als Ordner macht für mich mehr Sinn.
So kann ich zwar schön meine Mails sortieren, aber die Gesendet-Ansicht (!) bleibt dann immer so voll, bis ich die Mails entgültig entferne. Ich höre auch aus deiner Antwort raus, das es wohl dann auch keine Funktion „aus Ansicht entfernen“ oder so ähnlich gibt.

Sei’s drum, muß ich wohl mit leben.
Danke.

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#4

Hallo,

So kann ich zwar schön meine Mails sortieren, aber die
Gesendet-Ansicht (!) bleibt dann immer so voll,

da jedes Dokument nur einmal existiert macht das nichts, es wird allenfalls unübersichtlich. Es ist nicht empfehlenswert, mit „Gesendet“ oder „Alle Dokumente“ zu arbeiten, dort befinden sich eine große Menge Mails, die nicht organisiert sind. Und wenn man dort löscht… na ja, du weißt ja. Besser ist es, z.B. Projekt- oder Themenbezogene Ordner anzulegen, und die Mails beim Senden gleich dort abzulegen. Das kostet keinen Platz exta in der Datenbank!

Ich höre auch aus deiner Antwort
raus, das es wohl dann auch keine Funktion „aus Ansicht
entfernen“ oder so ähnlich gibt.

vielleicht zum besseren Verständnis bzgl. des Unterschieds zwischen Ordner und Ansicht: ein Dokument erscheint in einem Ordner, wenn es dorthin verschoben wird. In einer Ansicht erscheint ein Dokument aufgrund ein Bedingung oder einer Eigenschaft.

Das Dokument ist immer nur einmal vorhanden, es würde keinen Vorteil (Platzersparnis)bringen, könnte man das Dokument aus verschiedenen Ansichten „löschen“. Ebenso ist es kein Nachteil, Ordner zu erstellen und die Dokumente dort zu organisieren. Beim Kopieren eines Mail in einen Ordner wird keine echte Kopie erstellt. Das ist sicher gewöhnungsbedürftig, hat aber den nicht zu unterschätzenden Vorteil, dass es niemals mehrere Versionen einer Mail gibt.

Gruß

Johannes

#5

Hallo Johannes,

ich meinte mit Ansicht „löschen“ auch nicht das physische Löschen, sondern mehr ein entfernen aus der Ansicht. Das Dokument besteht einmal in der Datenbank und wird durch Zeiger in bestimmten Ansichten angezeigt (was du als Eigenschaft der Mail bezeichnet hast). Wenn das Dokument dann in mehreren Ansichten/Ordnern gezeigt wird, wäre es doch praktischer und zur besseren Verwaltung einfacher, wenn man sie aus einer Ansicht auch wieder entfernen könnte (den Zeiger auf das Dokument löschen).
Aber wenn das Notes nun mal nicht kann, dann muß man damit leben und den Gesendet Ordner nur um die wirklich zu löschenden Mails bereinigen.

Schönen Tag euch allen.
:smile:

Nixa

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