Methode zur Darstellung Belegfluss

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo zusammen,

für mein kleines Büro (5 MA) suche ich nach einer einfachen Methode, wie unsere Assistentin Belegflüsse optisch darstellen kann. Ich stelle mir als Ergebnis etwas ähnliches wie die altbekannten Programmablaufpläne vor.
Gesucht ist nicht unbedingt die Software (Visio ist im Haus) sondern die Methode dahinter.
Beispielhafter Ablauf ist z.B. Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen, d.h. wer muß sie sehen, wie werden sie ggf. weiterberechnet, wo abgelegt, wo in EDV eingegeben, etc.

Danke für Tips!

Thomas

#2

Hallöchen,

für mein kleines Büro (5 MA) suche ich nach einer einfachen
Methode, wie unsere Assistentin Belegflüsse optisch darstellen
kann. Ich stelle mir als Ergebnis etwas ähnliches wie die
altbekannten Programmablaufpläne vor.

Wenn es jetzt nicht um zB. EPK als Process Flow Diagram geht, wäre eine Zielsetzung wissenswert.

Im Normalfall verwende ich auf hoher Abstraktionsebene ein einfaches SIPOC, um ein grundlegendes Bewusstsein zu schaffen wer was wann warum und überhaupt…

Geht es Dir jetzt darum, kritische Pfade und Bottlenecks zu finden, möglicherweise irrelevante Prozess-Schritte zu ermitteln und eliminieren - oder darum, Pull/Push Aktivitäten zu erkennen?

Möchtest Du auf Flow Units oder auf Flow Activities hinaus?

Oder geht es gar nicht um den Flow selbst, sondern um Dinge wie Medienbruch und Transformation?

Mit etwas mehr Information, wo Du genau hinwillst, kann Dir mit Sicherheit weiter geholfen werden.
Gruss,
Michael

#3

Die Zielsetzung besteht darin, dass wir insbesondere für seltenere Prozesse und/oder neue MA/Aushilfen eine einfache graphische Darstellung haben, wo was hingehört bzw. wie gemacht werden soll.
Alle weitergehenden Ansprüche (Erkennung von Bottlenecks, Medienbrüchen, etc.) brauchen nicht berücksichtigt zu werden.
Wir brauchen was auf Sekretariatsniveau mit „Pfeilen und Kästchen“, in 1 Std. zu lernen, Abbildungen nahezu selbst erklärend, z.B. 10 zulässige Symbole und je Symbol 20 Zeilen Text, wie es zu verwenden ist.
Sämtliche professionellen Methoden auf Consultingniveau wie (e)EPK, UML, etc. sind zu kompliziert.

Ich hoffe, das erläutert die Ziele näher?

#4

Hallöchen,

Danke für die nähere Spezifizierung.

Auf höchster Ebene SIPOC, d.h.
a) Inputs: Was brauche ich zum Arbeiten (ein Excel-Sheet, einen Besen oder eine Dampfwalze?)
b) Supplier: woher bekomme ich’s (von der Sekretärin, von der Kollegin oder von Aldi?)
c) Outputs: was muss dabei rauskommen (eine Datei, eine Broschüre, eine Büste?),
d) Customer: wen interessiert’s (den, der damit arbeiten muss, meinen Chef oder Herrn Schäuble?)
e) Process: wie soll ich das machen (Bemalen, falten oder abheften ?)

  • ob man das jetzt in Form von bunten Kästchen oder als ER oder wasauchimmer darstellt ist egal.
    Das Prinzip SIPOC läßt sich in 10-15min erklären, wie die betreffende Person das SIPOC jetzt macht ist nach persönlichem Gusto.

Das EPK heisst in der Praxis lediglich, dass „Erst A, dann B, dann C und das alles brauche ich um D“ - ob man da jetzt runde, eckige, hinterlegte oder grün/blau karierte Kästchen malt ist ejad - das Prinzip der EPK ist noch einfacher als ein Kochrezept - das ist das für diese Aushilfe zu schwer?

Die Zielsetzung besteht darin, dass wir insbesondere für seltenere Prozesse und/oder neue MA/Aushilfen eine einfache graphische Darstellung haben, wo was hingehört bzw. wie gemacht werden soll.

Da geht’s nicht einfacher als EPK.
Wobei man sich vielleicht ein wenig vom starren Formalismus lösen muss.

Wir brauchen was auf Sekretariatsniveau mit „Pfeilen und Kästchen“, in 1 Std. zu lernen, Abbildungen nahezu selbst erklärend, z.B. 10 zulässige Symbole und je Symbol 20 Zeilen Text, wie es zu verwenden ist.

Genau das erreicht man mit EPK, wenn es auf das nötige Niveau zusammeneschrumpft wird: das Notwendigste an EPK kann man in einer Schulstunde auch einem Fünftklässler erklären.

Sämtliche professionellen Methoden auf Consultingniveau wie (e)EPK, UML, etc. sind zu kompliziert.

Wenn die betreffende Person es nicht machen, sondern nur lesen soll: ein gut gemachtes EPK kann von einem fachfremden Laien (zB. Reinigungspersonal) in Minuten verstanden werden. Wenn das die Sekretärin nicht schafft, habt Ihr die falsche Person angeheuert oder EPK schlecht umgesetzt.

Und nein: man braucht keine dicke Software für EPK, man kann die Dinger auch in PowerPoint basteln. Dann sind sie halt nicht so gut wartbar wie in einer RDB abgelegt, aber meine Güte… einfach für einfach.

Gruss,
Michael