Ist es für eine Zertifizierung nach ISO 9001:2000 wirklich zwingend, dass alle Mitarbeiter die sie betreffenden Verfahrensbeschreibungen kennen? Ich habe die Aufgabe, in einem Betrieb mittlerer Größe ein integriertes Managementsystem aufzubauen. Der Chef liebäugelt mit der Zertifizierung, die meisten Mitarbeiter wollen davon aber nichts hören. Nachdem hier alles auf Konsensbasis läuft, will der Chef nun zwar die Vorbereitung auf ISO, aber möglichst so, dass man sich gar nicht bewusst ist, nach Prozess xy vorzugehen. Erste Erfahrungen mit von uns erstellten Handbuchkapiteln einschließlich zugehöriger VAs, Checklisten etc. zeigen breiten Widerstand gegen soviel Dokumentation. Insb. grafisch beschriebene Verfahren stoßen bei vielen auf blankes Unverständnis, auf der anderen Seite fehlt die Bereitschaft, die alternative textuelle Beschreibung zu lesen (zu lang!). Checklisten, knappe Arbeitsanleitungen, Formulare dagegen werden als nützlich empfunden. Aber ist das dann noch zertifizierbar, wenn die trotzdem notwendigen übergeordneten Prozessbeschreibungen und das QMH den Mitarbeitern vorenthalten werden. Mission impossible?
Hallo Mertel,
Ist es für eine Zertifizierung nach ISO 9001:2000 wirklich
zwingend, dass alle Mitarbeiter die sie betreffenden
Verfahrensbeschreibungen kennen?
Nein, die Mitarbeiter müssen ihren Arbeitsplatz, ihre Tätigkeiten kennen und erklären können und das tun sie (hoffentlich) im Regelfall -
und zeigen, wie und wo sie dokumentieren (egal in welcher Art).
Ich habe die Aufgabe, in
einem Betrieb mittlerer Größe ein integriertes
Managementsystem aufzubauen. Der Chef liebäugelt mit der
Zertifizierung, die meisten Mitarbeiter wollen davon aber
nichts hören. Nachdem hier alles auf Konsensbasis läuft, will
der Chef nun zwar die Vorbereitung auf ISO, aber möglichst so,
dass man sich gar nicht bewusst ist, nach Prozess xy
vorzugehen.
Also der Chef sollte schon dahinterstehen, und sich nicht wünschen - ein System ja… aber unsichtbar - das funktioniert nicht, wenn es sich auch viele Chefs manchmal so wünschen.
Du musst es dem Chef gut erklären, ich habe mit der neuen Norm selbst schwierigste Klippen überwunden, Prozessbeschreibung will eigentlich jeder, es erleichtert die Zusammenhänge und macht den Ablauf klar. Nur die Dokumentation schreckt viele ab, fang hier ganz klein an - erweitern kanst Du immer -, die neue Norm lässt hier grossen Spielraum.
Erste Erfahrungen mit von uns erstellten
Handbuchkapiteln einschließlich zugehöriger VAs, Checklisten
etc. zeigen breiten Widerstand gegen soviel Dokumentation.
Sorry, mach nicht den Fehler, den ich auch gemacht habe, nicht DU musst die Dokumente erstellen - erweckt automatisch Widerstand -, sondern die Beteiligten sollem ihre Arbeitsweise beschreiben, egal in welcher Form aber dann stehen sie auch dahinter. Du kannst ja alles noch ein bisschen verfeinern.-, d.h. in einheitliche Form bringen.
Insb. grafisch beschriebene Verfahren stoßen bei vielen auf
blankes Unverständnis, auf der anderen Seite fehlt die
Bereitschaft, die alternative textuelle Beschreibung zu lesen
(zu lang!).
Siehe oben, nicht machen, sondern machen lassen.
Checklisten, knappe Arbeitsanleitungen, Formulare
dagegen werden als nützlich empfunden.
Ja genau, das ist selbst gemacht, wird von allen gelebt und macht Sinn - wird als Vorteil weil hilfreich empfunden. Das ist doch der Vorteil der neuen Norm, Du hast nicht mehr die starren Vorgaben, also kannst Du sie auch im positiven Sinn für Deine Frima nutzen.
Aber ist das dann noch
zertifizierbar, wenn die trotzdem notwendigen übergeordneten
Prozessbeschreibungen und das QMH den Mitarbeitern
vorenthalten werden.
Du musst das nicht vorenthalten, wenn die Mitarbeiter im ersten Audit erleben, dass ihre eigenen Beschreibungen toll sind, dann leben sie das auch und das ist gut (fürs tägliche Arbeitsleben und für das Audit). Geh im ersten Schritt/Audit an den Vorgesetzten/Chef damit er das * übergeordnete * erklären kann, im nächsten Audit tun es dann auch die Mitarbeiter, weil positiv erlebt.
Mission impossible?
No, ich denke ja !!!
Gruss von der Zauberin,
die gerne weiterhilft, wenn Du noch Fragen hast
Erste Erfahrungen mit von uns erstellten
Handbuchkapiteln einschließlich zugehöriger VAs, Checklisten
etc. zeigen breiten Widerstand gegen soviel Dokumentation.Sorry, mach nicht den Fehler, den ich auch gemacht habe, nicht
DU musst die Dokumente erstellen - erweckt automatisch
Widerstand -, sondern die Beteiligten sollem ihre Arbeitsweise
beschreiben, egal in welcher Form aber dann stehen sie auch
dahinter. Du kannst ja alles noch ein bisschen verfeinern.-
d.h. in einheitliche Form bringen.
Die Dokumentation wurde in Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeitern erstellt. Nicht bei denen regt sich der Widerstand, sondern hauptsächlich in der Führungsmannschaft, die meint, das sei den Mitarbeitern nicht zuzumuten.
Insb. grafisch beschriebene Verfahren stoßen bei vielen auf
blankes Unverständnis, auf der anderen Seite fehlt die
Bereitschaft, die alternative textuelle Beschreibung zu lesen
(zu lang!).Siehe oben, nicht machen, sondern machen lassen.
Die zuständigen Mitarbeiter fanden die grafische Verfahrensbeschreibung sehr gut. Sie sind eher dankbar, wenn Ihnen diese Arbeit abgenommen wird und erhoffen sich von der Beschreibung mehr Verständnis bei anderen für den Wert ihrer Arbeit. Insgesamt habe ich den Eindruck, dass hier niemand bereit ist, zu dokumentieren, sondern alle nur darauf warten, der Chef einschließlich, dass ich und mein Kollege alles beschreiben.
Checklisten, knappe Arbeitsanleitungen, Formulare
dagegen werden als nützlich empfunden.Ja genau, das ist selbst gemacht, wird von allen gelebt und
macht Sinn - wird als Vorteil weil hilfreich empfunden. Das
ist doch der Vorteil der neuen Norm, Du hast nicht mehr die
starren Vorgaben, also kannst Du sie auch im positiven Sinn
für Deine Frima nutzen.
Genauso viel oder wenig selbstgemacht wie die Verfahrensbeschreibungen.
Aber ist das dann noch
zertifizierbar, wenn die trotzdem notwendigen übergeordneten
Prozessbeschreibungen und das QMH den Mitarbeitern
vorenthalten werden.Du musst das nicht vorenthalten, wenn die Mitarbeiter im
ersten Audit erleben, dass ihre eigenen Beschreibungen toll
sind, dann leben sie das auch und das ist gut (fürs tägliche
Arbeitsleben und für das Audit). Geh im ersten Schritt/Audit
an den Vorgesetzten/Chef damit er das * übergeordnete *
erklären kann, im nächsten Audit tun es dann auch die
Mitarbeiter, weil positiv erlebt.
Aussage des Chefs: Prozessbeschreibungen und QMH gut verstecken um Mitarbeiter nicht zu verschrecken.
Mission impossible?
No, ich denke ja !!!
Gruss von der Zauberin,
die gerne weiterhilft, wenn Du noch Fragen hast
Vielen Dank für die Antworten. Offensichtlich ist es anderswo doch möglich, dass Mitarbeiter ihre Arbeit selber dokumentieren. In meinem Betrieb scheint das nicht ohne weiteres möglich. Ich denke, ich sollte hier stärker ansetzen.
Mertel
Etwas kann nicht oft genug betont werden:
Aufbau und die Gliederung eines QM-Systems sind frei wählbar und somit nicht zwingend vorgegeben. Ein wirkungsvolles QM-System wird auf die Gegebenheiten des Unternehmens angepasst und zugeschnitten. Jedes Unternehmen muss sein Managementsystem selbst definiert.
Es besteht die Gefahr, insbesondere beim ISO-Neuling, die Gliederung der Norm zur Strukturierung seines QM-Handbuches heranzieht und damit den gleichen Fehler zu machen, wie seinerzeit viele Unternehmen bei der 94er ISO 9000: Er überlässt die Strukturierung seines QM-Systems der Norm und nicht seinem Unternehmen.
Wenn das Unternehmen nicht bereit ist mitzuarbeiten, ist entweder der Nutzen nicht klar deutlich, oder es handelt sich um das Problem - bloß nichts schriftlich festlegen, ich könnte ja dafür verantwortlich sein müssen.
Gruß
herbert