MS Outlook - Weiterentwicklung mit neuen Notebook - E-Mails / Kontakte

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Hallo zusammen,
ich habe die letzten Jahren auf meinem „alten“ Notebook mit Windows 10 und MS Office 2016 gearbeitet. Beides hatte ich damals als Kaufvariante mit Einzelplatz Lizenz gekauft. Das MS Outlook 2016 ist für mich eine wichtige Office Anwendung für E-Mails, Kontakte und Kalender. Ich habe mir nun ein neues Notebook mit Windows 11 gekauft. Mit dem neuen Notebook möchte ich nun einige Dinge verändern, wo ich in Zukunft flexibler sein möchte was Office (Kalender, Kontakte und E-Mails) betrifft.

Aktueller Stand ist bisher:

  • MS Outlook 2016 sind meine aktuelle E-Mails sowie mein Archiv der letzten 19 Jahre drin
  • Die lokale Outlook.pst Datei hat eine Größe von ca. 9,2GB und die Archiv.pst eine Größe von ca. 1,5 GB
  • MS Outlook damals angefangen mit 2003, 2007 und die letzten Jahr mit 2016
  • alle meine Kontakte und Kalender Einträge werden ebenso über Outlook gepflegt
  • für die Synchronisation der Kontakte und Kalender Einträge mit meinem iPhone, stecke ich dies einmal in der Woche dran, anschließend wird die Synchronisierung über iTunes gemacht
  • Mein E-Mail Postfach ist über POP3 und SMTP in Outlook hinterlegt
  • Die PST Dateien werden regelmäßig auf ein NAS gesichert

Was ich mir wünsche für die Zukunft:

  • Ich möchte in der Zukunft flexibler sein beim Zugriff auf meine E-Mails (relevant sind E-Mails der letzten 180 Tage), Kontakte und Kalender Einträge von einem beliebigen internetfähigen PC
  • Die Synchronisierung der Kontakte und Kalendereinträge zwischen Outlook und iPhone soll automatisch und Echtzeit erfolgen
  • Das MS Office als Online Variante könnte ich mir vorstellen, wünsche mir aber das ich Outlook auch mal nutzen kann, wenn ich kein Internet habe bzw. Offline bin
  • Eine regelmäßige Datensicherung auf mein NAS der Outlook mit vollen Archiv ist mir sehr wichtig

Ich würde mich sehr über Eure Erfahrungen, Empfehlungen und Ratschläge freuen. Sowie Tipps wie und womit ich mein Wunschvorstellungen am besten umgesetzt bekomme.

Vielen Dank im Voraus

Fragen zur Umstellung von Outlook 2016 auf Outlook 365?
#2

Es gibt von diversen Anbietern einzeln zu buchende Exchange-Konten mit unterschiedlichen Speicherkapazitäten. Das kostet nicht die Welt, gestattet es weiterhin mit einem lokalen Outlook zu arbeiten, mit dem man auch lokal Daten abrufen und ablegen kann (wie bisher), bieten aber parallel die Möglichkeit per Outlook Web Access Zugriff von beliebigen Endgeräten zu nehmen. Auch die Synchronisation mit mobilen Endgeräten ist hierüber möglich. Spannend weiterhin, wenn man in kleinen Teams/Familie arbeitet, dann kann man auch die weitergehenden Funktionen von Exchange untereinander nutzen.

#3

Suche dir einen E-Mail-Anbieter, der genug Speicher zur Verfügung stellt und binde den per IMAP an.

Für mich stellt sich aber die Frage, ob dein Mail-Archiv aus einer „Sammelwut“ heraus besteht oder ob Du schlicht einiges löschen kannst.

Es gibt auch Software, mit der sich Mails auf Online-Speicher, auf einem Netz-Laufwerk oder auch lokalen Speicher archivieren lässt.

Oder Du nutzt ein zweites Postfach zur Archivierung, welches Du nicht „nach außen“ preisgibst. Wenn Du beide Postfächer per IMAP einbindest, kannst Du in der Regel die Mails von Einem in das Andere verschieben. Ein Mail-Anbieter könjte das theoretisch sperren. Praktisch gäbe ich das aber noch nie erlebt.

Kontakte und Kalender kannst Du auch extern einbinden. Stichworte sind CardDAV und CalDAV.