Nebenkostenabrechnung zu spät Abrechnungsfrist wie ist es mit Nachforderungen Fehler

Behörden & Recht Mietrecht
#1

Moin,
mit dem Risiko, wieder eine sehr kryptische story zu liefern und dazu Fragen zu stellen - ich scheine das anzuziehen - hier in Sachen Nebenkostenabrechnung. Man möge mir das evtl. Verworrene verzeihen.
Überschrittener Abrechnungszeitraum mit immensen Nachforderungen:
M zieht ein Mai 2015, zieht aus Mai 2017. Bei Einzug wird eine Miete xxx plus NK in Höhe von 100€/m vereinbart, es soll ein schriftlicher Mietvertrag folgen, das findet bis Auszug nicht statt. Das macht ja nichts, denn dann gilt ja der gesetzliche und als mündlich geschlossen.
Die Wohnung stand vor Mietbeginn ein paar Jahre leer, wurde u.a. vom Mieter umfangreich renoviert, das ist eher nebensächlich. Dabei wurden neue WW und KW Verbrauchszähler eingebaut. Irgendwann nach mehreren Monaten baute eine Firma an den Heizkörpern fast im ganzen Haus digitale Abrechnungszähler ein (ob alle erfasst werden, ist unklar).
Die Heizungsrohre im ganzen Haus (alte Baubstanz) verlaufen unisoliert und die Heizkörper im Haus sind von vier dicken übereinanderliegenden einmal ca. 2m (einmal ca. 6m) langen ca 8cm Durchmesser Heizrohren (alte Industrieheizung) über sehr alte Röhrenheizkörper zu relativ modernen Flächenheizkörpern völlig unterschiedlich. Etwa ein Fünftel der beheizten Wohnfläche ist nicht vermietet und unklar, ob an den dort befindlichen Heizkörpern Zähler angebracht sind oder nicht, und ob dort befindliche Wasserverbrauchsstellen erfasst sind.

Die Mietzahlungen wurden nachvollziehbar immer überwiesen mit der Bezeichnung Miete xxx plus NK 100.
10 Monate nach Auszug kommt eine Brieflose Sammlung ohne Anschreiben per Fußpost mit drei Einzelabrechnungen vergangener Jahre im Briefkasten von M an.
Inhalt des Umschlags:
Abrechnung 1 Abrechnungszeitraum Sept 14 bis juni 15 Vorauszahlungen 200, Nachforderung 80.
Abrechnung 2 Abrechnungszeitraum Juli15 bis Juli 16 (13 Monate) Vorausz. 1300, Nachforderung 630.
Abrechnung 3 Abrechnungszeitraum Aug 16 bis Apr. 17 (9Monate) Vorausz. 900, Nachforderung 920.

„Unglücklicherweise“ hat M den unfrankierten Umschlag ohne Anschreiben ohne Datum etc. erst am Tag nach Ablauf des Abrechnungszeitraums plus 12 Monate entdeckt.

Somit sind alle drei Abrechnungen auf jeden Fall nicht fristgerecht eingegangen. Es besteht auch immer noch die Möglichkeit, dass der Umschlag versehentlich als Werbung identifiziert ungeöffnet im Altpapier gelandet ist, oder? Wenn das gebraucht werden sollte.
Die letzte Abrechnung über ein paar Monate steht noch aus und könnte evtl. fristgerecht kommen. Keine der Abrechnungen ist nachvollziehbar und schlüssig, teils wurden die Ablesungen von einer Firma gemacht, teils kopielos vom Vermieter selber. Die Abrechnungen sind sicher inhaltlich mit Fehlern und sehr knapp gehalten (V ist „vom Fach!“).
Neben Heiz- und WW/KW Verbrauch wurden andere Hausnebenkosten berechnet (Grundsteuer und Gebäudeversicherung). Die unterschiedlichen Abrechnungszeiträume sind einmal mit dem Anbringen der Zähler begründbar, das zweite Mal nicht.
Erstens sind alle Nachforderungen verjährt, korrekt? Das heißt M muss nichts zahlen, oder?
Zweitens kann man m.W. nach einer Frist auch die gesamten NK Vorauszahlungen zurückfordern, wenn nicht fristgerecht abgerechnet wurde, stimmt das?
Wie gesagt, V ist nicht unbedarft, sondern hat beruflich hohe Quali. und eine Zeit lang im Mietrecht gearbeitet, besitzt eine Zahl von vermietetem Wohnraum. (Und ob die Wohnung überhaupt Wohnraum oder Gewerberaum baurechtlich ist, ist dahingestellt.)
Danke und Grüße, ynot

#2

Wenn Du keinen Vertrag hast wie willst Du dann wissen, ob die 100 € monatlich eine (nicht abrechenbare) Pauschale sind oder eine Vorauszahlung auf zu erwartende NK über die auch abgerechnet werden muss.
Und wo steht denn (im nicht vorh. Vertrag) was NK sind, also was alles erfasst werden soll und mit welchem Verteilmaßstab ? Da gibt es nur 2 Varianten, entweder zählt man alles einzeln auf was der Mieter anteilig zu zahlen hat oder man verweist auf das Gesetz und die dortige abschließende Liste der umlagefähigen Nebenkosten.

Zum formalen. Es muss spätestens 1 Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode abgerechnet werden, also die Abrechnung vorliegen. Üblich ist das das Kalenderjahr, es kann aber auch abweichen, etwa Sommer bis Sommer. Aber immer 12 Monate.

Später eingegangene (ohne Verschulden des Vermieters) Abrechnungen wäre verwirkt. Es können dann keine Nachforderungen geltend gemacht werden.
Der Mieter hingegen kann bis 3 Jahre zurückliegend mögliche Überzahlungen zurückfordern.
Hier ist die Verjährungsfrist ungleich !

Übrigens, reite nicht auf irgendwelchen Stichtagen herum zu dem die Abrechnung bei Dir eingegangen sein muss. Es ist doch dein Problem, ob Du täglich an den Briefkasten geht’s. Der Einwurf zählt, Hauptsache die Gegenseite kann den Einwurf nachweisen (Zeugenaussage).

MfG
duck313

#3

Moin duck,
möglich, dass hier im Forum viel über Vermieter hergezogen wird, wie in der Allgemeinheit auch, woher auch die ungleichen und unguten Gesetze kommen. Soviel dazu.
Ich will V nix Böses, und eigentlich war mit den NK Zahlungen alles gut - dachte ich. Ich erinnerte das auch so vereinbart zu haben, wenn auch nur mündlich. Und ohne Zeugen. Ich wollte nix zurück, aber auch nix groß nachzahlen müssen. Kannte Zustand von Wohnung und Heizungen (und dachte auch die Bedingungen dazu zu kennen).
Hätte auch meine drei Mieterjahre Verjährung verstreichen lassen. Nur kommt jetzt V daher.
Die Erfassung des Verbrauchs kam bis auf WW und KW auch wie beschrieben ein bisschen nachgeschoben (eigentlich angeblich wegen einem anderen Mieter im Haus.
Nur zieht jetzt V das As aus dem Ärmel, dass er die Abrechnung macht, und das auch noch dilettantisch, zu spät - und das mit 2 Staatsexamen in Jura, die ich nicht habe. Das will ich nicht so gerne hinnehmen, und nur deshalb komme ich auch auf die Rückforderungsfrage der gesamten NK, wenn sie nicht, wie von mir gedacht eine Pauschale und damit erledigt sind, sondern im Nachhinein per Abrechnung fast verdoppelt werden sollen, bin ich eingeschnappt.
Ist das nachvollziehbar? Ich will mich immer noch nicht bereichern oder Geld zurück, nur nicht zusätzlich mehr zahlen für Dilettantismus und schlechten Umgang mit Material und Mensch.
Grüße ynot

#4

Hallo ynot

Anzunehmenderweise wollte @duck313 mit dem von dir zitierten Satz nicht sagen, dass du besonders gemein zum Vermieter bist, sondern dass es niemanden interessieren wird, wann du den Brief aus dem Briefkasten holst oder ihn direkt im Papiermüll entsorgt hast.

Wenn der Vermieter dir 10 Monate nach Auszug einen Brief in den Briefkasten wirft, und er es evtl. sogar belegen kann, indem er einen Zeugen hat, der das beobachtet hat (das kannst du nicht wissen, ob es so ist), dann gilt er dir ab dem Zeitpunkt als zugestellt. Und wenn du ihn nicht liest, ist es dein Problem, nicht das des Vermieters.

#5

Die Frage bleibt, ignorieren und nicht reagieren oder was anderes? Zahlen kommt nicht in Frage, Anwalt nicht, wenn vermeidbar, schon, wenn es sein muss - eher als zahlen, aber M will eigentlich den Ball flach halten und keinen Stress, außer zur Verteidigung…

#6

Ich (als Laie) würde dem Vermieter schriftlich per Einwurfeinschreiben höflich für sein Schreiben danken und anmerken, dass ich keine Rechtsgrundlage für seine Forderungen sehen könne und dass er sie mir doch bitte darlegen möge.

Ansonsten würde ich mir nicht allzu viele Sorgen machen, denn ggf. müsste er ja Klage erheben, und das würde er wohl nur tun, wenn er seine Ansprüche wirklich begründen kann.

Vielleicht schreibt ja noch ein Jurist was dazu. Wie das ist, wenn man mündlich 100 Euro Nebenkosten ausmacht und diese Summe 2 Jahre lang ohne jede Nachforderung akzeptiert wurde, kann ich mir vorstellen, dass es dann unausgesprochen als Pauschale betrachtet werden kann. Was duck313 hier schreibt, verstehe ich auch so ungefähr in diesem Sinne:

Es ist ja doch nirgends einzeln aufgezählt, was der Mieter anteilig zu zahlen hat. Oder?

#7

Diese Faktensammlung bedarf der Inaugenscheinnahme der Papiere, sonst wird zuviel spekuliert.

Auf den ersten Blick merke ich an, dass sich die Nebenkostenabrechnung an §§ 556 und 556a BGB orientieren muss. Allerdings scheint es bei mündlicher Vereinbarung keinen klaren Bezug zu den vereinbarten Betriebskostenarten zu geben, aber man wird wohl als Grundsatz die Anwendung der Betriebskostenverordnung annehmen müssen und als Verteilungsschlüssel gem. § 556a Abs. 1 die Wohnfläche. Wenn der Vermieter in späteren Abrechnungsperioden weitere Betriebskostenarten geltend macht, dann kann der Mieter diese zurückweisen und nur die anfangs berechneten Kostenarten fordern, zumal ja der Vermieter auf den schriftlichen Vertrag mit genauer Kostenartenaufstellung verzichtet hat. Im letzteren Fall kann er nicht einfach Kostenarten nachschieben.

Der zweite Abrechnungszeitraum beträgt 13 Monate und daher ist die Abrechnung formell falsch. Es spracht doch nichts dagegen, die vom Zählereinbau nicht betroffenen Nebenkosten rechtzeitig abzurechnen.

Die Nachberechnungen der (zumindest) ersten beiden Abrechnungszeiträume können zwar verspätet eingereicht werden, eine Nachforderung dürfte idR aber gem. § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB verfristet sein.

Die Rückforderung (bzw. Einbehaltung) der Vorauszahlungen geht, wenn nicht abgerechnet wurde. Aber dieser Fall ist hier nicht gegeben.

Bei Deinem Problempaket würde ich die Hilfe eines Mietervereins oder Mietanwaltes suchen, um die Dokumente, die Antwort darauf und die weitere Vorgehensweise bestmöglich und emotionslos zu bearbeiten.

#8

Abrechnungszeitpunkt ist Jun oder Jul, bissl seltsam aber vom Vermieter so gewaehlt.
Zeit zur Erstellung bis zum Ende des Folgejahres, fuer Jun 2017 bis Jun 2018, dann ist der Feb 18 =Mai +10 fuer den Erhalt der letzten Abrechnung fristgerecht gewesen. Wenn es ein Rechtsanwalt so sehen will.

#9

Moin,
danke, knirsch, das wollte ich doch so gerne vermeiden durch erst einmal ignorieren und warten, (ob) was nachkommt oder zu einem gegebenen Zeitpunkt ( spätestens letzte Abrechnung plus12 M) privat verfasster Brief, ist das nur wishful thinking?
Schade, wenn das nur mit Hilfe der Zunft geht, aber wozu haben wir die denn auch?
Grüße, ynot

#10

Wenn Du keine Mietkaution gestellt hast, dann könntest Du natürlich auch mutig sein und die Nachforderungen als verfristet und nicht substantiiert zurückweisen. Die Klage des Vermieters würde vermutlich ins Leere laufen.

Aber wenn Du die Kaution gestellt hast, dann Du die Not, aktiv zu werden. Daher mein vorangehender Rat zur Kontaktsuche.

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#11

Der Vermieter kann nicht einfach die Abrechnungsperiode nach Gutdünken neu festsetzen. Es ist kein Grund erkennbar, vom Juni als Periodenende abzuweichen.

#12

Moin,
günstigerweise gibt es keine Kaution, durch richtig viel Arbeit meinerseits beim Einzug, dafür hätte ich günstig wohnen sollen. Also dieser Weg.
Ist der besser, als erst mal ignorieren und die letzte dilettantische „Abrechnung“ abwarten, und alles miteinander dann - was verfristet ist als verfristet, den Rest als nicht substantiiert - zurückweisen? V ist so unglaublich träge, dass es durchaus 10 weitere Monate dauern kann, bis wieder was kommt. Meine Frage ist auch, ob ich überhaupt reagieren muss, weil ich es so wie es war, o.k. fand, aber keine Nachzahlungen einsehe. Nur wenn ich mich wehren muss stelle ich auch Rückforderungen, wo es geht, um noch kommende Nachzahlungen zu begleichen. Nichts tun müssen und ruhen lassen wäre mir am Liebsten.
Grüße ynot

#13

Der Zeitraum ist nicht neu, sondern die ganze Mietzeit ueber gleich (bis auf den Fehler mit dem 13.Monat)

#14

Du kannst Dich nicht alleine auf „verfristet“ berufen, denn damit würde die Abrechnung (mit den Kostenarten und dem Verteilungsschlüssel) grundsätzlich anerkannt, eben nur nicht die Nachforderung. Deine Position ist doch eine andere, nämlich das aufgrund des mündlichen Mietvertrages mangels eines Verweises auf die Betriebskostenverordung gar keine Einzelabrechnung, sondern eine Pauschalabrechnung der Betriebskosten erfolgen soll. Oder willst Du die Betriebskostenarten im einzelnen diskutieren? Du musst m.E. schon irgendwie handeln und kannst nicht einfach still halten.

Man müsste m. E. alle vorliegenden Dokumente kennen, um jetzt die optimale Vorgehensweise festzulegen. Deine Umgehensweise in diesem Fall erlaubt Dir auch Anhaltspunkte für zukünftige Mietverhältnisse.

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#15

Noch eine Ergänzungen in diesem Link: