Hallo Michael,
nur weil jemand auf „möglicherweise“ fehlerhafte Briefe angesprochen wird, ist das doch noch lange kein Grund, beschämt zu reagieren, weil ja jemand glauben könnte, man sei nicht in der Lage ist, regelrechtes Deutsch zu schreiben, was ja noch nicht einmal stimmt.
Auch ausländische Kunden müssen umlernen - uns geht das in einigen Fremdsprachen genauso, auch dort ändert sich schon mal etwas.
So habe ich z. B. noch gelernt im Englischen „Mr“ mit Punkt, oder im Brief nach der Anrede, kleingeschrieben mit dem ersten Satz anzufangen, was heute umgekehrt ist). Deshalb denke ich nicht, dass der engl. Briefschreiber kein Englisch kann, oder?
In deinem Beispiel genügt ein freundlicher Satz mit einem Lächeln: „Das sind neue Regeln“ - dann kann man das Thema wieder wechseln ohne es weiter aufzubauschen.
So viel Selbstbewusstsein sollte man haben und nicht nach dem Motto handeln: Oje, was könnten die jetzt von mir/meinem Büro denken - von wegen schlechte Rechtschreibkenntsisse…
Da sollten wir jetzt zu Anfang der Umstellung wirklich drüber stehen. Es gibt Wichtigeres 
Obwohl ich mich auch oft dabei ertappe, dass ich zuerst überlege, WEM ich schreibe und davon abhängig mache, ob ich Du/Euch in der Anrede groß (alt) oder du/euch klein (neu) schreibe usw., weil ich annehme, der andere könnte denken „du“ sei falsch. Wir sollten, wenn schon, dann aber konsequent zum Neuen stehen. -
Sprache und Schrift sind etwas Lebendiges. Sie sind und sie waren schon immer Änderungen unterworfen.
Die neuen Regeln sind größtenteils logischer als die alten und für Schulanfänger und Deutschlernende einfacher zu erlernen.
Deshalb mache ich mir persönlich trotzdem keinen Stress damit, sondern gehe davon aus, dass ich mein Wissen schon so nach und nach kompletieren kann. Dass es anfangs Überschneidungen geben wird, ist doch kein Problem. Die wenigsten werden sich sämtliche Regeln aufeinmal einprägen.
Im allgemeinen Schriftverkehr stelle ich fest, dass die meisten Schreiber bereit sind, das Neue zu integrieren.
Indem wir die neuen Wörter immer öfter zu Gesicht bekommen, vor allem auch in der Tageszeitung (Ausnahme FAZ), wird das Übernehmen und Akzeptieren sich nach und nach vollziehen. So war das schon immer (z. B. Photographie, Thür, Thor, Thal, Liqueur).
Da schrieb nach der Reichseinigung von 1871 der hannoversche Deutsche anders als der württembergische. Der preußische Kultusminister lud deshalb 1875 zu einer Konferenz für die „Herstellung größerer Einigung in der deutschen Rechtschreibung“ nach Berlin ein, an der auch Konrad Duden teilnahm. Die Konferenz scheiterte, und Duden verstärkte die Arbeit an seinem Wörterbuch. „Der Duden“ wurde das führende Wörterbuch. Ihm schloss sich 1892 die Schweiz an…
Es ist kein Beinbruch, wenn wir anfangs nicht alles wissen. Wir sollten Gelassen an die Sache herangehen und sie nicht aus Gründen eines „vorübergehend verlorengegangenen Perfektionismus“ ablehnen.
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Gruß, Renate