Organisation im beruflichen Alltag, Informationen an einem Ort bündeln

Computer: Hardware Apple Mac
#1

Ich suche zur Zeit nach einer Möglichkeit den gesamten Workflow für die persönliche Organisation zu verbessern. Es geht mir nicht unbedingt um Teamarbeit, wäre ein zusätzliches nice2have, jedoch wäre ich schon froh das eigene Chaos zu organisieren.

Meine Arbeitsmittel sind alle von Apple, bin also mit iPhone, iPad und Macbook unterwegs. Demnach sollte der Lösungsansatz schon damit abgedeckt werden.

Ich Arbeite mit verschiedenen Programmen und Dateitypen, darin besteht auch schon das Problem. Ich habe für alles eine gute Lösung, jedoch sind dies alles Insellösungen und die einzelnen Informationen können nicht verknüpft werden. Dies bedeutet, dass in dem Mailprogramm, im Kalender, der Aufgabenverwaltung, dem Notizprogramm, die Dateien auf der Festplatte ect. alle für sich stehen, es gibt keinen gemeinsamen und übergeordneten Workflow. Mache Dinge muss ich im Intervall organisieren, andere Dinge laufen als Projekt einmalig. Manchmal ist die Fülle an parallel ablaufenden Themen sehr umfangreich und es fehlt an etwas übergeordnetem Überblick:)

Geht es nur mir so oder übersehe ich da etwas?

Viele Grüße!

Martin

#2

Hallo,
im Papier wuerde man einmalige
Sachen in Projektordner schaffen, alles was da rein gehoert, kommt in den einen Projektordner, das naechste Projekt in einen anderen Ordner. Dinge die beide Projekte betreffen, kommen doppelt in beide Ordner.
Das laesst dich im Computer nachbilden.
Dateien des einen Projektes in den einen Bereich, Dateien des anderen Projektes in dessen Bereich, gemeinsame Dateien in beide Projektordner. An der Stelle funktioniert es auch mit Links in den Ordnern, solange man bei Aenderungen als Mensch versteht, dass es beide Projekte betrifft, wenn man in einem Projekt aendert. Im Zweifelsfall besser doch zweimal speichern.
Kurz, jedes Projekt einen Ordner, darin das ganze Projekt, evtl mit Links. Ganz ohne extra Loeschaufwand kopierbar, daten-sicher-bar, verschiebbar, nach 10 Jahren loeschbar, so muss es entstehen.
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ewige Daten
In Papier wuerde man regelmaessig weiter-zu-bearbeitende Sachen wie Adressliste oder Kalender jeweils einzeln fuehren, immer dieselbe Papiersammlung. Im Computer waere das jeweils eine Datei, immer dieselbe. In Papier mehrere davon waere es eine Haengeregistratur mit Kundenadressen, Arbeitszeiten der Mitarbeiter, Formelsammlung oder aehnlich. Im Computer waere die Kundenadressen eine Datei, die Formelsammlung eine Datei, die Mitarbeiterzeit eine Datei. Alle Dateien zusammen koennten in einem Ordner zu finden sein, hier aber gern nur Links zu den Dateien.
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Bei jeder neu beginnenden Taetigkeit oder Datei also ueberlegen, ist es nur Projekt, kann es nach Projektende weg aus dem Leben in die Sicherungssysteme, oder braucht man es noch woanders. Dann wird es entweder eine Kopie in das naechste Projekt. Oder es wird eine allgemeine Datei, eine Art Werkzeug, das man immer wieder braucht und weiterfuehrt.
Diese allgemeinen Dateien muessen auch gesichert werden. Pers Erfahrung lehrt, zwischendurch einen anderen Dateinamen mit Datum im Dateinamen in die Sicherung geben, mit der Originaldatei weiterarbeiten.
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Aktuelle Handlung, die Dateien auf der Festplatte in je einen Ordner fuer jedes Projekt, und in einen Ordner fuer die Werkzeuge, die Dauer-Dateien, umsortieren.
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Vermutlich gibt es dutzende andere Versionen, mit den Aufgabe umzugehen. zB delegieren, grins, oder teuer automatisieren. Speicheroptimierte Systeme speichern alles nur je einmal, dazu umfangreiche Listen, was gehoert zusammen. Dann merken sie bei Aenderung, dieses Dokument (Zeichnung der Schraube) kann nur fuer 1222 Produkte gemeinsam geaendert werden, und ordnen es auch den 1222 Produkten und Projekten zu. Braucht man im persoenlichen Bereich eher nicht. Schnell, einfach, aber logisch reicht.
Gruss Helmut

#3

Hallo und besten Danke fürs Feedback!
Deine Schilderung konnte ich gut nachvollziehen, besonders das Delgieren wäre super, wenn die Abhängigkeit zu den Infos nicht so groß wäre:) Aus den Augen aus dem Sinn funktioniert hier leider nicht…
Deine Ablagemethode ist einleuchtend, mir geht es aber um einen Gesamtansatz, ich dachte es gibt vielleicht ein Programm womit man das alles optimieren kann.

Ich stelle mir vor, dass meine Kalender, Mails und Aufgaben ect. in einem Programm synchronisiert werden, die gesammelten Einträge sollten dann einer Struktur zugeordnet werden und da dann einfach alles mit anhängen was irgendwie relevant ist. Idealerweise kann man sich noch an alles irgendwie erinnern lassen, auswerten u.s.w.

Wenn ich dann Beispielsweise ein Thema öffne, dann sehe ich eben meine Kalendereinträge, Mails, Aufgaben, Notizen und zugehörigen Dateien zu diesem Thema.

Es gibt zwar einige mir bekannte Apps für das Dokumentenmanagement oder Toto Listen, aber die Mails, Kalendereinträge u.s.w. werden da nice berücksichtigt.

VG!

Martin

#4

Man soolte es als Macianer eigentlich nicht glauben, aber …

#5

Wie jetzt, habe ich sogar auf meinem Rechner laufen, zugegebenermaßen nutze ich das nicht wirklich, hatte aber erst heute morgen ausgiebig damit experimentiert, doch die übergeordnete Instanz um Mails, Aufgaben, Kalendereinträge und externe Dokumente zu bündeln ist mir nicht aufgefallen. Es gibt ein paar Kategorien, ja, aber ich hatte mir schon etwas mehr erhofft.

Teste grade Bitrix24 und das scheint mir so in die Richtung zu gehen, evtl, wäre ja Office 365 noch was?

#6

Die Mails wuerde ich genauso vereinzeln, in Dateiformat pressen und zum Projekt ablegen.
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Noch der Hinweis, als Beginner geht man vielleicht davon aus, es muss mal laufen und dann laeuft es weiter. Sehe ich anders, vielleicht laeuft es 1 Jahr oder zwei. Nach 10 Jahren erkennt man, es muss von Anfang an teilbar sein, und hoffentlich laufen. Teilbar im Sinne von Erledigtes rausnehmen, und zwar ohne Zusatzaufwand rausnehmen. Wenn ein Projekt vorbei ist, oder ein Jahr danach, muss es ohne Zusatzarbeit ein Paket gebildet haben, dass nirgends verknuepft sofort entfernt werden kann. Stichwort, Loeschen macht Arbeit, wenn man speichern nicht strukturiert durchzieht. Deshalb gleich darauf hinarbeiten. Genau definierte einzelne Daten erzeugen. Gesendete Aufgaben in Dateiformat pressen, Mails ebenso. Mailtext, Metadaten und Info zu Mailanhang speichern, dazu den Anhang, alles im Projekt. Solche Pakete oder Ordner kann man spaeter gezielt wegloeschen / wegschieben und zwischendurch kann man sowas auch mit wenig Aufwand zwischensichern. Oder gar weil woanders auch benoetigt, in ein weiteres Projekt dazu-kopieren.
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Andere verknuepfte Daten (verknuepft ueber mehrere Projekte) wie Kalender oder Postfach bestehen nebenher, die einfach geloescht werden koennten ab x Jahre zurueck und aelter. Da steht sowieso alles nur vermischt und parallel zum Projekt / zu den vielen Projekten drin. Selbst wer seine Outlook-Ordner mit 1 GB oder 5 GB noch hat, wird irgendwann erkennen, es ist sehr schwierig, daraus nachtreglich Projektinformationen zu gewinnen und einem einzelnen Projekt / den 122 Projekten in der Zeit zuzuordnen. Deshalb gleich und nicht nachher.
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Auch die Maschinen wechseln staendig. Heute auf dem einen Buero-PC, morgen auf dem Notebook, uebermorgen der PC des Kollegen, dann der neue PC als Ersatz. Wo ist der Speicherort? In der Firma ein Netzlaufwerk mit Datensicherung. Am Einzelplatz eine definierte Festplatte mit Stroemung aller Daten dorthin teils ueber andere Hardware Lan oder gar Memorysticks als Datentraeger. Diese „Festplatte“ kann auch ein cloudbereich sein. Von der Festplatte zu den Sicherungskopien in den Schrank.

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#7

Dieser Tip ist wirklich gut, wäre sowas wie zum Ursprung zurück :slight_smile: Das muss ich mir echt mal in ruhe durch den Kopf gehen lassen, ich bin zur Zeit eher auf dem Standpunkt alles automatisieren zu wollen, in einem umfangreichen System alles zu bündeln mit zusätzlichen Möglichkeiten die einem eine Struktur auf der Festplatte so nicht bieten kann, eben nicht mehr noch was nebenher…

Deine Bedenken bezgl. anderes System, andere Herangehensweise, flexibel bleiben ect. ist für mich aber wirklich schlüssig!