Hallo!
Ich bin seit 4 Jahren selbstständig.
Bisher war auch alles in Orndung.
Nun sind unsere Aufgaben gewachsen und auch der Papierkrieg.
Ich komme abends nach hause bzw. Büro und lege alles nur noch auf den Schreibtisch, weil ich total fertig bin. Wenn ich mir dann einen Tag Zeit nehme um alles aufzuarbeiten vergehen gut 2 stunden bis alles weg sortiert ist.
Wie kann ich das von vornherein abändern.
Wie organiesiere ich die Ablage am besten?
Was muss nun wirklich nicht aufgehoben werden?
Haufenbildung einschränken
Servus,
obwohl es Leute gibt, die davor warnen, offene Vorgänge in Ordner zu packen, ist es in so einer Situation zweckmäßig, wenn Du eben nichts auf den Tisch oder in irgendein Körbchen legst, sondern täglich alles, was reinkommt, durch den Scanner nudelst oder zwei Löcher reinbeißt und es in einen Ordner „Offene Vorgänge“ füllst.
Bei diesem Vorgehen wird Dich der ganz natürliche Wunsch, Arbeit möglichst zu vermeiden, dazu bringen, dass Du überflüssiges Zeugs gleich wegwirfst und nicht z.B. beim Anblick von Reklame denkst, das könne man vielleicht irgendwann brauchen usw.
Schöne Grüße
Dä Blumepeder
Moin,
entweder du setzt um, was der Peder 
geschrieben hat oder du könntest darüber nachdenken, einen Profi zu beauftragen. Es gibt Leute, die haben sich selbständig damit gemacht, das Papierchaos anderer auf Stand zu bringen und zu halten. Kann täglich sein oder in regelmässigen Abständen. Wobei die Masse schon sehr viel geringer ist, wenn erstmal Reklame, dusslige Briefe und diverse „Will ich eh nicht haben“ Blätter verschwinden in die Ablage P. Ich hab praktischerweise die Papiertonne auf dem Weg zur Wohnung - da mache ich dann Stopp und ohne Öffnen landet alles drin, was nach „ist unwichtig“ aussieht.
Gruß
Ex.
Hallo!
Ich bin seit 4 Jahren selbstständig.
Glückwunsch!
Bisher war auch alles in Orndung.
Nun sind unsere Aufgaben gewachsen und auch der Papierkrieg.
Ich komme abends nach hause bzw. Büro und lege alles nur noch
auf den Schreibtisch, weil ich total fertig bin.
Hi,
das Problem kenne ich nur zu gut. Trotz EDV fällt ständig ein Haufen Papier an, Ausdrucke, Zeichnungen, Kopien von alten Rechnungen, Lieferscheine, Notizen, Belege etc etc.
Ich schwöre da seit Jahren auf oben offene Hängemappen wie hier zu sehen:
http://www.ebay.de/itm/bene-Hangebox-Vetro-Mobil-117…
Die Dinger heben eine ganze Reihe von unschlagbaren Vorteilen:
Grüße
Christian
Wenn Ihre Zeit nicht mehr reicht, dann müssen Sie sehr erfolgreich arbeiten.
Wie wär es also mit einer Bürohilfe? Es gibt zum Anfang Minijobs usw, die Sie vergeben können.
Hallo,
die hängemappen finde ich auch ganz gut. ansonsten gibt es auch ablagefächer aus kunststoff, die man stapeln und beschriften kann. so kannst du die papiere wenigstens schon mal grob thematisch ordnen. langfristig sollte aber alles in ordner. aber so kannst du dir einzelne themengebiete vornehmen, wenn du mal ein wenig zeit hast und musst nicht immer gleich den ganzen haufen machen…
gruß
2 Stunden sind eigentlich nicht so viel an Zeitaufwand. Sie wirken nur so viel, weil du dir extra dafür Zeit nimmst.
Der Nachteil des Scannens ist:
Du brauchst NOCH MEHR Zeit. Hinzu kommt die Zeit für das Scannen.
Das Papieraufkommen kannst du reduzieren indem du dir zunächst einmal alle Rechnungen per PDF mailen läst.
Deine Lieferanten werden es in der Regel befürworten, weil sie dadurch Zeit, Arbeit und Geld sparen. Damit entfällt auch das Scannen des Dokumentes.
Die meisten Finanzämter akzeptieren diese PDF-Dateien auch als „Original“.
Im anderen Fall hast du so viele „Originale“ wie du willst, weil du sie selbst ausdrucken kannst… und zwar dann wann du es für sinnvoll hältst.
Hol dir ein paar Ablagen oder Vortsortierer (sogenannte Pultordner).
1x Lieferscheine
1x Rechnungen
1x Allgemeine Korrespondenz
1x Kundenkorrespondenz
1x zu barbeiten
Wenn du Pultordner nimmst, leg das Schreiben direkt unter dem richtigen Buchstaben ab.
Am „Tag X“ ist dann alles gut sortiert und kann „in einem Rutsch“ abgeheftet werden.
Dass du nach den Aufbewahrungsfristen fragst, zeigt mir persönlich, das du ein paar Info-Lücken hast. Du bist wahrscheinlich in einer BG usw. Lass dir die Vorschriften einmal aushändigen.
Ansonsten:
Einfach die normalen Verjährungsregeln beachten. Wenn ein Fall abegschlossen ist, kannst du ihn entsprechend weiter aufbewahren.
Lieferscheine sind nur ein „Begleitzettel zur Rechnung“. Ist er geprüft, erübrigt er sich.
Werbeschreiben wandern direkt in den Müll… doer in eine Ablage, die nach Monaten sortiert ist.
Dann wenn die Werbung nicht mehr gültig ist, nimmst du dir den ganzen Stapel und „ab in den Reißwolrf damit“.
Vorsortieren = sortieren
Ein paar Sekunden Arbeit pro Fall … genau DAS was dich aktuell am Meisten nervt, passiert dann nebenbei.
Solltest du sehr bequem sein, schaff dir Ablagen an.
Nehmen zwar viel Platz ein … aber dann sparst du dir die Mühe, den Pultordner zu öffnen.
Pro Sortierkriterium einen Stapel von A-Z.
Da kannst du dann direkt reinwerfen und hast am Ende doch alles gut sortiert
Hallo,
ich arbeite als Ordnungscoach und habe daher sehr häufig mit diesen Fragen Umgang.
Von Weitem kann man nicht einach sagen, was am Besten zu behalten oder wegzuschmeißen ist, da es hier auf die jeweilige Arbeit ankommt.
Wichtig ist auf jeden Fall, dass man die Dinge nicht häufiger in die Hand nimmt, um zu überlegen, ob man sie noch braucht, sondern am Besten sofort eine Entscheidung trifft und dann passende Ablagen dafür hat.
Gerne können Sie mich auch um einen individuellen Rat kontaktieren unter [email protected].
VG,
Ordnungszeit - Raum für Dich
Örks Werbung
bitte löschen
Hallo!
Ganz lieben dank für die Antworten!!!
Frag mich warum ich da nicht selber drauf gekommen bin… Ist eigentlich alles ganz logisch.
Ich hab es die erste Zeit immer mit Ablagefächer versucht. 3Stück: Reinungseingang, zum Rechnung schreiben und schnellstmöglich bearbeiten.
War aber nicht von erfolg gekrönnt, weil ich immer nur oben drauf gepackt hab und musste dann an besagten tag X alles neu sortieren (Welche Papiere brauch ich für welche Rechnungen…)
Ich hba die Idee von Blumepeder ausprobiert und ich muss sagen, klappt bis jetzt ganz gut.
Abgetrennt nach verschiedene Bereiche bzw. Kunden.
(Ist vielleicht doppelt gemoppelt, aber) Ich führe einmal eine Tabelle, wo ich monatsweise erfasse, was wir (bzw. welcher Fahrer wieviel) eingefahren hat, und einmal die Rechnungen in einer Tabelle „Ausgangsrechnungen“ in der auch die Zahlungseingänge verzeichnet sind.
Nun nehme ich, wenn ich Bürotag habe, den Ordner „Offene Vorgänge“ zur Hand übertrage die Daten in meine Tabelle(n) und hefte die Blätter in den dementsprechnenden Ordner ab, bzw. schreibe (je nachdem wie die Rechnungsstellung mit dem Kunden vereinbart wurde) gleich die Rechnung.
Und wenn ich mich daran halte mit dem das ich gleich alles in den Ordner „offene Vorgänge“ abhefte, hab ich auch keinen Papierwust mehr…
Bei der Hängeregistratur sehe ich die Gefahr das das genauso endet wie ich anfangs (bevor ich mal nach euren Ideen gefragt habe) mit den Ablagefächern… Trotzdem danke!
Mein Problem ist, ich gebe ungern solche Sachen aus der Hand. und was die Bürohilfe angeht, sehe ich mich gezwungen, die geschriebenen Rechnungen immer nach zu kontrollieren… also kann ichs auch gleich selbst machen (Vielleicht ein wenig engstirnig, aber kann nichts dafür)
Liebbe Grüße!!!