Pop3 oder Push - wirkt sich das auf die Herausfiltern von Spam Mails aus?

[rolstig]

Wir haben einen Microsoft Exchange Server in meiner Firma. Der Mail EIngang von 8 Mitarbeitern läuft über diese Schiene.
Da nieman in unserer Firma wirklich eine Ahnung von dem ganzen Comuterthema hat, haben wir eine externe IT Firma die diesen Bereich in unserem Unternehmen betreut.

In den letzten Wochen und Monaten kommt es verstärkt zu einem komplett Absturz unseres gesamten E-Mai Systems.

Einer der letzten Tätigkeitsberichte dieser IT Firma lautete:
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GFI Pop2 Exchange Dienst war gestoppt.
Ergebnisprotokolle geprüft und Dienst wieder gestartet. Dienst stürtzt bereits nach wenigen Sekunden wieder ab. Tiefgehende Prüfung mittel DebugLogs durchgeführt. Dienst stürzt jedes Mal bei Abruf der selben Spam Mail ab.
Catchall Postfächer mittels Webmail beim Provider geprüft und beschädigte E-Mail identifiziert. E-Mail manuell gelöscht (handelte sich um Spam) und E-Mail Abruf erneut gestartet - Erfolgreich

Kurzfristige Maßnahme: Update von GFI MailEssentials auf die aktuelle Version

Mittelfristige Maßnahme : Umstellung von POP3 Abruf auf direkte Push Zustellung der E-Mails.
Vorteil u.a. weniger störanfällig sowie bessere Filterung von Spam Mails möglich.
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Nach wie vor, und in immer kürzeren Perioden (zuletzt gestern) stürzt unser E-Mail Programm ab und unsere IT Firma möchte mir nun die Umstellung auf „Push Mail“ verkaufen. Da gestern erneut mehrere 1000 Spam Mails unseren Server blockiert hätten (so der Mitarbeiter der IT Firma)
Ich habe zum Thema Push mal gegoogelt - die meißten Artikel beziehen sich hier auf eine direkte und schnellere Zustellung unserer Mails - das ist jedoch nicht mein Problem.

Nun zu meinen Fragen:

1. Bringt eine derratige Umstellung tatsächlich eine Lösung für unser Problem
2. Bei meiner privaten GMX Adresse kenne ich solche Probleme nicht. Scheinbar werden Spams bereits durch GMX entsprechend gefiltert - sind wir vielleicht einfach beim falschen Provider?

Kann mir hier jemand eine für den Laien verständliche Antwort geben.

Schon jetzt vielen Dank für eure Antworten

Gruß

Roland

[anon39726584]

Vorweg, ich finde es seltsam, dass du Unbekannten im Forum mehr vertraust, als dem bezahlten externen Berater. Ich würde in so einem Fall eher eine zweite bezahlte Expertenmeinung vom Markt einholen.

Da du aber verstehen willst (was du ebenso den Berater fragen könntest), versuche ich hier die wichtigsten Punkte anzuführen:

Exchange Server hat keinen richtigen Spam Filter, sondern arbeitet mit einer Blacklist von email-Adressen oder Domains. Outlook dagegen hat einen richtigen Spam-Filter, der auch unabhängig davon, ob eine Absenderadresse auf einer Blacklist steht, Spam erkennen kann. Beim Ablegen der emails in den entsprechenden Postfach-Ordnern werden diese entsprechend der Regeln geprüft und ggfalls in den Junk-Folder verschoben.

Push vs. Poll:

Euer System scheint - deiner Beschreibung nach - so aufgesetzt zu sein, dass email erst dann in die entsprechenden Postfächer zugestellt wird, wenn der email-Client (Outlook) darum „bittet“ (pollt). Bis zum Abruf bleiben alle emails in einem eigenen Bereich auf dem Server, der natürlich begrenzt ist. Beim Pollen erfolgt dann erst die Prüfung auf Junk, wodurch weit mehr als 1000 emails in dem begrenzten Serverbereich bleiben, bis die jeweiligen User-Clients diese „abholen“.

Bei push werden die emails sofort in die jeweiligen Postfächer zugestellt und ggfalls nach den OL Filterregeln in die entsprechenden Ordner (z. B: Junk) verschoben. Der Exchange Server wird deutlich entlastet.

Nun zu meinen Fragen:

1. Bringt eine derratige Umstellung tatsächlich eine Lösung
   für unser Problem

Ohne eingehende Analyse eures Systems wäre jede ultimative Auskunft unseriös. Mir ist die Dimensionierung eures Exchange Systems ja nicht bekannt und auch bezüglich möglicher Konsequenzen für die Konfigurierung von Smart-Devices oder OWA (falls in Verwendung) müsste eine Prüfung erfolgen. Und eine kostenpflichtige Analyse darf ich dir hier ja nicht anbieten, das wäre gegen die Forenregeln.

2. Bei meiner privaten GMX Adresse kenne ich solche Probleme
   nicht. Scheinbar werden Spams bereits durch GMX entsprechend
   gefiltert - sind wir vielleicht einfach beim falschen
   Provider?

Ich weiß nicht genau wie GMX arbeitet, eher nicht nach eurem System, aber als Geschäfts-Email-Adressen kommt gmx sicher nicht gut an

Kann mir hier jemand eine für den Laien verständliche Antwort
geben.

Habe ich oben versucht, hth

Tastatürchen

[rolstig]

Zunachst vielen Dank für die ausführliche Antwort.
Vorab, das mit dem Vertrauen zu unserem IT Berater ist sicher so nicht (ganz) richtig - und natürlich werde ich Leuten die von mir Geld bekommen auch versuchen die entsprechenden Fragen stellen.
Hierbei helfen Informationen wie ich Sie nun von dir erhalten habe - auch wenn mir zugegebener Maßen Smart Devices und OWA´s noch immer nichts sagen.

Als absolut Unwissender ist sicher dein Rat eine zweite Expertenmeinung vom Markt einzuholen - wahrscheinlich mal unser gesamtes EDV System von einem dritten begutachten zu lassen - der beste Weg.

Nochmals vielen Dank
Gruß
Roland

[anon39726584]

Hallo,

mit Smart Devices meine ich Handis und Tabletts mit denen evtl. E-Mails abgerufen werden. OWA ist Outlook Web Access - E-Mail-Abruf mit dem Web-Browser.

Generell wundert mich das Spam-Aufkommen, das bis zu eurem Mail-Server durchdringt. Vllt. kann man da mit einer Firewall schon etwas erreichen. Aber wie gesagt, ein Spezialist sollte sich eurer System ansehen (analysieren) und zumindest erklären warum ein bestimmter Vorschlag zum Erfolg führen wird.

Viel Erfolg
tastatürchen

[rolstig]

Nochmals vielen Dank.
Ich werde sowohl unseren jetzigen Berater, wie auch eine andere lokale IT Firma interviewen.

Gruß

Roland

[herrmann_59614f]

Wir haben einen Microsoft Exchange Server in meiner Firma.

Aha.

GFI Pop2 Exchange Dienst war gestoppt.

Achso! Ihr habt also nicht nur MS-Exchange - der ist für solche Fürze nämlich absolut nicht anfällig - sondern eine Drittanwendung im Einsatz, die sich zwischen Exchange und Provider schiebt. Und diese Anwendung ist offenbar euren Anforderungen nicht gewachsen.

Es mag durchaus sein, dass eure Abstürze der letzten Zeit der Tatsache geschuldet waren, dass diese GFI-Anwendung speziell mit POP3 Probleme hat, die bei einer Umstellung auf smtp nicht mehr auftauchen. Ich würde darauf nicht vertrauen sondern vor Ort eine Bestandsaufnahme durch einen unabhängigen Spezialisten ansetzen.

Dass du mit GMX keine vergleichbaren Probleme mit Spams kennst, glaube ich dir gerne. GMX filtert Spam nämlich mit vielfältigen Methoden aus. Ihr betreibt offenbar aber eine eigene Maildomain - und da darf der Provider keinesfalls filtern. Die GMX-Adresse gehört GMX, da darf GMX (im Rahmen des Überlassungsvertrags mit dir) filtern, wie sie lustig sind. Eure Maildomain gehört euch, und da macht sich zunächst jeder Provider strafbar, der auch nur im geringsten in den Mailverkehr mit dieser Domain manipulierend eingreift.

Es steht euch aber selbstverständlich frei, euch einen Dienstleister zu suchen, der einen Spamfilter für euch betreibt, so dass Ihr auf die GFI-Anwendung ersatzlos verzichten könnt. Selbst, ohne eigene IT-Kenntnis einen „GFI Pop2(?) Exchange Dienst“ zu betreiben, dürfte so ziemlich die unglücklichste Lösung überhaupt sein. Wobei ich natürlich nicht beurteilen kann, ob ihr von eurer IT-Firma schlecht beraten wurdet, oder ob nicht, wie so oft, das dumme Geschwätz des Neffen von eurem Chef (der will mal Informatik studieren!) den Ausschlag zu diesem Unfug gegeben hat.

HTH

[herrmann_59614f]

Generell wundert mich das Spam-Aufkommen, das bis zu eurem
Mail-Server durchdringt. Vllt. kann man da mit einer Firewall
schon etwas erreichen.

Wie sollte denn eine Firewall die Spamfluten eindämmen? Es sei denn, du betrachtest einen Spamfilter als integralen Bestandteil einer Firewall - das ist aber doch genau das, was der Fragesteller bereits einsetzt, und dessen erhöhte Absturzneigung zu seinen Problemen führt!

Um den Spameingang im lokalen Netz einzudämmen, nutzt es genau garnichts, lokal eine Firewall einzusetzen - denn die greift naturnotwendig erst mit oder nach dem Eingang. Da ist es sinnvoller, einen dezidierten Spamfilter zu mieten, der bereits beim Provider greift und dafür sorgt, dass die Spams erst garnicht ins lokale Netz durchkommen.

Gruß

[anon39726584]

Ich dachte er betreibt den Mail Server selbst. Den kann man natürlich hinter einer Firewall schützen.

[rolstig]

Zwei Anmerkungen:

1. Je mehr ich eure Ausführungen verfolge, desto mehr wird mir klar, dass ich mit meiner Fragestellung in „wer weiß was“ höchstwahrscheinlich wirklich den falschen Weg gegangen bin.
   Ich kann ich mich mangels generellem Wissen und dem Fehlen von entsprechenden Hintergrundinformationen zu unserem System (Ich habe z.B. keine Ahnung den Mail Server in unserer Firma ), nicht an eurer Diskussion beteiligen.

Wie schon mitgeteilt - zum einen kommt diese Woche noch unser IT Spezialist, zum anderen werde ich versuchen jemanden für eine zweite Meinung vorort zu finden.

2. Wir sind eine kleine Firma „ohne“ Mitarbeiter mit fundierten IT Kenntnissen. Unser Metier ist der Maschinenbau. Wie wahrscheinlich bei anderen auch, mussten wir uns daher für diesen Bereich externe Leute suchen. Wie richtig angemerkt haben wir keine Möglichkeit zu überrüfen ob uns diese externe Firma wirklich „gut berät/beraten hat“. Auf jeden Fall sind der IT Bereich und unserer Steuerberater, pauschal gesehen, unsere teuersten Lieferanten

Aber- positiv: das mit dem Neffen vom Chef greift bei uns Gott sei dank nicht. Die Firma gehört mir selbst.

Gruß und nochmals Danke

Roland

[anon39726584]

Wir haben einen Microsoft Exchange Server in meiner Firma.

Aha.

GFI Pop2 Exchange Dienst war gestoppt.

Achso! Ihr habt also nicht nur MS-Exchange - der ist für
solche Fürze nämlich absolut nicht anfällig - sondern eine
Drittanwendung im Einsatz, die sich zwischen Exchange und
Provider schiebt. Und diese Anwendung ist offenbar euren
Anforderungen nicht gewachsen.

GFI Pop2Exchange schiebt sich als E-Mail-Archivierungslösung zwischen Exchange und Client.

Es mag durchaus sein, dass eure Abstürze der letzten Zeit der
Tatsache geschuldet waren, dass diese GFI-Anwendung speziell
mit POP3 Probleme hat, die bei einer Umstellung auf smtp nicht
mehr auftauchen.

SMTP ist Serverseitig, sag mir doch mal wie du per smtp E-Mails abrufen willst, Herr lass Hirn vom Himmel fallen.

Ich würde darauf nicht vertrauen sondern vor
Ort eine Bestandsaufnahme durch einen unabhängigen
Spezialisten ansetzen.

Dass du mit GMX keine vergleichbaren Probleme mit Spams
kennst, glaube ich dir gerne. GMX filtert Spam nämlich mit
vielfältigen Methoden aus. Ihr betreibt offenbar aber eine
eigene Maildomain -

und da darf der Provider keinesfalls
filtern.

Blösdsinn, wenn ich ihn beauftrage doch. Außerdem kann ich das bei meiner eigenen E-Mail Domain, die vom Provider gehostet wird, selbst aktivieren oder deaktivieren.

Die GMX-Adresse gehört GMX, da darf GMX (im Rahmen
des Überlassungsvertrags mit dir) filtern, wie sie lustig
sind. Eure Maildomain gehört euch, und da macht sich zunächst
jeder Provider strafbar, der auch nur im geringsten in den
Mailverkehr mit dieser Domain manipulierend eingreift.

Es steht euch aber selbstverständlich frei, euch einen
Dienstleister zu suchen, der einen Spamfilter für euch
betreibt, so dass Ihr auf die GFI-Anwendung ersatzlos
verzichten könnt. Selbst, ohne eigene IT-Kenntnis einen „GFI
Pop2(?) Exchange Dienst“ zu betreiben, dürfte so ziemlich die
unglücklichste Lösung überhaupt sein.

Das ist wie gesagt eine Archivierungslösung, die PST Dateien verhindert. Ich halte das nicht per se für schlecht.

Wobei ich natürlich

nicht beurteilen kann, ob ihr von eurer IT-Firma schlecht
beraten wurdet, oder ob nicht, wie so oft, das dumme Geschwätz
des Neffen von eurem Chef (der will mal Informatik studieren!)
den Ausschlag zu diesem Unfug gegeben hat.

Naja,… der Fragesteller holt sich ja jetzt die Infos die er braucht nicht mehr über unser Forum.