Hat man längere Zeit seine Emails nicht aufgerufen – beispielsweise nach einem Urlaub – muss man sich oft durch Unmengen neuer Nachrichten kämpfen und dabei die sinnvollen und die unnötigen auseinandersortieren. Selbst mit einem guten Spamfilter sind 9 Prozent aller neuen Emails nicht oder nach kurzer Zeit nicht mehr relevant. Einen alten Newsletter oder Nachrichtenticker braucht man etwa nach einmaligen lesen oder wenigen Tagen in der Regel nicht mehr. Durch eine sinnvolle Gruppierung kannst du diese Datenflut deutlich effektiver bearbeiten und die Emails in Outlook sinnvoll verwalten.
Gruppierfeldfunktion in Outlook nutzen
Klicke mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Spaltenkopf. Aus dem erscheinenden Kontextmenü wählst du den Befehl „Gruppierfeld“ aus. Dadurch kannst du ab sofort ganz schnell die gewünschte Gruppierung einstellen und nach Bedarf wieder aufheben. Ziehe dafür den gewünschten Spaltenkopf in das Gruppierfeld. Besonders sinnvoll ist die Gruppierung nach dem Absender, zu finden in dem Feld „Von:“. Ziehe also diese Spalte in das Gruppierfeld. Gleichermaßen lässt sich auch nach Feldern wie etwa „Wichtigkeit“ oder „Anlagen“ gruppieren.
Gruppen verwalten
In der nun inhaltlich gruppierten Liste musst du nun trotzdem nicht alle Emails einzeln markieren und bearbeiten. Schneller geht das mit den nun zur Verfügung stehenden Gruppenfunktionen. Diese findest du, indem du mit der rechten Maustaste auf die Gruppentitelzeilen klickst, im entsprechenden Kontextmenü. Klicke beispielsweise mit der rechten Maustaste auf eine Gruppentitelzeile, und führe anschließend den Kontextbefehl „Alle Gruppen reduzieren“ aus. Nun kannst du die Nachrichten blockweise bearbeiten und so etwa Newsletter auf einen Schwung löschen oder ins Archiv verschieben. Hast du die gewünschten Schritte erledigt, stelle die ursprüngliche Ansicht über den Kontextbefehl „Alle Gruppen erweitern“ wieder her.
