Private Unterlagen im Büro aufbewahren?

Hallo! Danke für den Beitrag. Das klingt interessant. Das heißt doch eigentlich, dass ich irgendwo bei mir zuhause auch vorsorglich eine Vollmacht bereithalten könnte, die meine Angehörigen darauf hinweist, dass da Unterlagen liegen und sie gleichzeitig berechtigt, die Unterlagen beim Arbeitgeber abzuholen. Richtig?

Abgesehen davon ist es doch auch ohne Vollmacht gängige Praxis, dass die gesetzlichen Erben die persönlichen Gegenstände aus dem Büro des Verstorbenen erhalten oder nicht? Dazu gehören in dem Fall dann auch die Unterlagen, oder? Problematisch ist dabei nur, dass es evtl. eine gewisse Zeit dauert, bis der Erbschein ausgestellt ist, etc. Da könnten bei der Lebensversicherung u.U. Fristen verstreichen.

Moin,

Hat die Familie einen Anspruch darauf, an die im Büro
aufbewahrten und deutlich als privat gekennzeichneten
Unterlagen ranzukommen oder kann der Arbeitgeber den Zugriff
auf die Unterlagen verweigern? Oder darf der Arbeitgeber die
Unterlagen sogar gar nicht rausgeben? 

gestern war ich in unserer Personalabteilung um ein paar Sachen zu erledigen und bin dann mit einer Gruppenleiterin derselben in die Mensa gegangen. Dabei frug ich sie zu diesem Sachverhalt.
Sie hörte sich das mit immer größer werdenden Augen an und meinte dann, daß es hier, bei Bekanntwerden eines solchen Sachverhaltes erst mal eine (schriftliche) Aufforderung gäbe, diesen Zustand zu beenden, sollte das nicht fruchten, käme es zu einer Abmahnung.
Zur Frage der Zurverfügungstellung der Unterlagen sagte sie, daß die Verwandten erst mal keinerlei Rechte hätten, diese Unterlagen zu erhalten, da eine irgendwie erteilte Vollmacht sowieso ein Witz wäre (siehe oben).
Der Arbeitsaufwand, zu prüfen, ob es dienstliche, oder private Unterlagen wären, wäre ihrer Meinung nach nicht zumutbar und die Unterlagen würden ihrer Meinung nach wohl irgendwann in den Schredder wandern.
Wie es wäre, wenn ein Anwalt auftauchen würde und die Akten haben wolle, konnte/wollte sie nichts sagen, daß ein solches Procedere nicht unerhebliche Kosten erzeugen würde hielt sie aber für sehr wahrscheinlich.

Nun ist die Dame Verwaltungswirtin und keine Juristin und die Unterhaltung war eine Kollegenplauderei, aber so grob dürfte das auch von Juristen gesehen werden.

Gandalf

Hi,

nun muss ich aber doch nochmal doof nachfragen:

Inzwischen habe ich auch verstanden, dass einige Leute mein
Anliegen nicht verstehen können. […] Wenn […], weil meine Chefs da ebenfalls kein
Verständnis für haben,

Du möchtest damit nicht sagen, dass diese ganze Aktion bis jetzt mit Deinen Chefs gar nicht abgeklärt ist, oder?

*wink* und viel Erfolg was auch immer Du tust

Petzi

Warum beschäftigst Du Deinen AG mit solchen Privatkram? Um keine Gehaltserhöhung zu bekommen?

Hallo! Danke für den Beitrag. Das klingt interessant. Das heißt doch eigentlich, dass ich irgendwo bei mir zuhause auch vorsorglich eine Vollmacht bereithalten könnte, die meine Angehörigen darauf hinweist, dass da Unterlagen liegen und sie gleichzeitig berechtigt, die Unterlagen beim Arbeitgeber abzuholen. Richtig?

Nicht ganz: Diese Vollmacht gibst Du dem Arbeitgeber.

Abgesehen davon ist es doch auch ohne Vollmacht gängige Praxis, dass die gesetzlichen Erben die persönlichen Gegenstände aus dem Büro des Verstorbenen erhalten oder nicht?

Genaus so ist es: Die gesetzlichen Erben bekommen das, nachdem sie sich durch erbschein ausgeiesen haben!

Dazu gehören in dem Fall dann auch die Unterlagen, oder? Problematisch ist dabei nur, dass es evtl. eine gewisse Zeit dauert, bis der Erbschein ausgestellt ist, etc. Da könnten bei der Lebensversicherung u.U. Fristen verstreichen.

Das Problem ist nur der fiktive Fragesteller (Du), der seinen Arbeitgeber mit solchem Privatkram beschäftigt, und das ganze trotz der Gefahr, dass Fristen versäumt werden könnten etc.
Miete Dir ein Schließfach bei der Bank (oder auch 3 Schließfacher, wenn Dein Kram nicht in eines reinpasst), fertig. Oder miete Dir Platz beim Steuerberater etc.

Hallo,

Hallo Grußloser,

Verzeihung und Hallo :wink:

Nun stößt ihm etwas zu

darunter soll man wohl verstehen, der Versicherungsnehmer
verstirbt ?

Nicht nur. Ich habe diese Aussage bewusst allgemein gehalten
weil es mir neben dem Versterben auch um eine längere
Unfähigkeit geht, seinen Willen zu äußern beispielsweise durch
ein Koma nach einem Unfall.

Auch in diesem Fall, ruft ein Familienmitglied bei dem Versicherungsunternehmen an,
und meldet den Unfall. Erhält dann einen Fragebogen zugeschickt und füllt diesen aus.

und seine Familie benötigt dringend die
Unterlagen seiner Unfall- oder Lebensversicherung, um
Ansprüche geltend zu machen.

Dies würde doch bedeuten, dass die seine Familie wissen um was
für Unterlagen es sich handelt. Also auch bei welchem
Versicherer diese Verträge abgeschlossen wurden.

Korrekt. Sie wissen jedenfalls, dass es Versicherungen gibt,
die evtl. zu informieren sind, aber nicht konkret welche. Ich
habe zuhause digitale Kopien der Versicherungsunterlagen, wo
meine Partnerin z.B. auch ran kommt. Die Originale sind aber
im Büro abgeheftet.

Die Originale sind dafür nicht erforderlich.
Angabe des Namens und Versicherungs-Nr. genügen vorerst auf jeden Fall.

Meine Frage ist nun, ob es wichtig ist, dass der
Versicherungsschein etc. im Original vorliegen muss. Ich meine
etwas in dieser Art mal gelesen zu haben.

nein - ist nicht erforderlich.

Eine Kopie nützt
dann also evtl. nicht viel, daher ist meine Frage, wie
schwierig es wohl für meine Nachkommen sein würde, an die
Originalunterlagen im Büro zu kommen.

nein - die Unterlagen werden nicht benötigt.

Hat die Familie einen Anspruch darauf, an die im Büro
aufbewahrten und deutlich als privat gekennzeichneten
Unterlagen ranzukommen oder kann der Arbeitgeber den Zugriff
auf die Unterlagen verweigern? Oder darf der Arbeitgeber die
Unterlagen sogar gar nicht rausgeben?

Warum soll man sich solche Umständen überhaupt machen ?

Das ist nicht die Frage. Die Frage ist, ob sie ohne größeren
Aufwand an die Originalunterlagen rankommen, die bei meinem
Arbeitgeber lagern, sofern es nötig ist, z.B. der Versicherung
ein Original vorweisen zu können.

ich wiederhole mich, Unterlagen sind vorerst nicht erforderlich.
Evt. kann man sich auch eine Kopie vom Versicherer zuschicken lassen.

Reicht es aus, wenn A die im Original im Büro gelagerten
Dokumente in eingescannter Form auf einer CD-ROM zuhause
lagert, als Sicherheitskopie? Oder muss der
Versicherungsschein immer im Original vorliegen?

Sinnvoller weise, könnte man die Unterlagen in einem
Bankschließfach oder bei einem Familienteil aufbewahren.

Ein Bankschließfach ist allerdings unpraktisch, wenn man von
Zeit zu Zeit immer wieder ergänzende Unterlagen, wie z.B.
Beitragsabrechnungen etc. dazu heften möchte. Dafür jedes Mal
zur Bank zu laufen und das Schließfach aufschließen zu lassen
etc. ist doch ein bisschen größerer Aufwand. Abgesehen davon,
handelt es sich um eine Menge, die auch nicht einfach so in
ein gewöhnliches Schließfach passt.

Es geht hier nur um die Original-Policen.

Der weitere Schriftwechsel kann man getrost zuhause in einem Ordner aufbewahren.

Und nun die Lösung zu deiner geschilderten Geschichte.

Das jeweilige Familienmitglied ruft bei dem
Versicherungsunternehmen an,
gibt die Versicherungsnummern durch und informiert, dass die
versicherte Person verstorben ist.

Alles weitere kann man dann mit dem Versicherungsunternehmen
besprechen.

Das beantwortet jedoch nicht die Frage, ob zwingend die
Original-Unterlagen bei der (Unfall- oder Lebens-)Versicherung
vorgelegt werden müssen und ob meine Angehörigen da im Büro
ohne weiteres dran kommen.

Auch hier noch einmal. Diese Unterlagen sind nicht erforderlich.

In den jeweiligen Versicherungsunterlagen findet man den
jeweiligen Bezugsberechtigten im Todesfall.

Gruß Merger

Danke trotzdem für die Antwort!
Inzwischen habe ich auch verstanden, dass einige Leute mein
Anliegen nicht verstehen können. Für mich ist es praktisch so,
es im Büro zu lagern. Wenn das aber für meine Angehörigen
große Probleme bereitet, weil meine Chefs da ebenfalls kein
Verständnis für haben, dann lasse ich mir zukünftig etwas
anderes einfallen. Ich weiß nur noch nicht was die
praktikabelste Lösung wäre. Bei mir zuhause wäre nur im Keller
Platz und da ist die Gefahr, dass die Unterlagen feucht werden
und anfangen zu schimmeln oder weiß der Geier was.

Wenn Du meine Antworten aufmerksam durchliest,
müsstest Du die Lösung finden.

Nicht immer ist das was man meint zu wissen, oder was man andersweitig gehört hat
richtig.

Naja.
Viele Grüße

Daniel

Gruß Merger

Hallo,

Welche denn?

Schau dazu mal in Wiki unter „Versicherungsschein“! Da steht z.B.
Dem gemäß erstreckt sich die Legitimationswirkung eines Versicherungsscheins als Urkunde im Sinne des § 808 BGB auch auf das Kündigungsrecht, um den Rückkaufswert zu erlangen. Die Versicherung kann den Inhaber des Versicherungsscheins deshalb schon nach § 808 BGB als zur Kündigung berechtigt ansehen, wenn dieser die Auszahlung des Rückkaufswertes verlangt.

Das ist ja im Grunde meine Kernfrage. Müssen die
immer im Original vorliegen, wenn man z.B. bei der
Unfallversicherung einen Schaden nach einem Unfall meldet oder
reicht eine Kopie?

Dazu gibt es den§4VVG-neu oder kurz gesagt, es muss kein Original vorhanden sein.

Das ist mir komplett egal, ehrlich gesagt. Es ist kein
Geheimnis, dass ich für die Rente vorsorge und mich für
Unfälle etc. absichere.

Ok, dann gibt mir die Rentenversicherungspolicen und lt. Gesetz (siehe oben) kann ich den Vertrag dann kündigen und mir die Rückkaufswerte auszahlen lassen.

Die anderen Policen kannst Du behalten…:wink:

16BIT

Huhu Gandalf,

danke für’s Nachfragen :smile: Das klingt ja alles eigentlich so, wie ich mir das auch gedacht hätte…

Und dabei ist mir was eingefallen: einer meiner Kollegen war vor einiger Zeit mal für (absehbar) langfristig ausgefallen und wir hätten gerne in den einen oder anderen seiner Ordner (sowohl virtuelle wie auch papierne) geschaut. Abgeklärt - keine Chance! Und das waren weder persönliche noch firmenintern „geheime“ Daten sondern mehr so Dinge wie Rechnungen oder Auflistungen von Gerätschaften und so.

Einen ganz wichtigen Punkt fand ich übrigens die folgende Tatsache: wer prüft eigentlich, ob im Ordner „Privat, Hugo Ypsilon“ wirklich seine privaten Unterlagen sind und nicht irgendwelche „brisanten“ Firmeninternen Dokumente? Aus Datenschutzgründen darf das doch keiner angucken, oder? *grübel* Die Frau Gemahlin, darf nicht, weil da ja auch „interne“ Dokumente drin sein könnten, ein Vertreter der Firma darf nicht, weil ja private Daten vom Herrn y drin sein könnten.

Ist für den Ursprungsposter nun vermutlich irrelevant, denn er hat das ja mit seinem Chef alles abgesprochen, darum gibt es da in dem Falle eines Falles überhaupt kein Problem *g*

*wink*

Petzi

PS: Verwaltungswirtinnen sind beinah so schlimm wie Juristen :wink: