Prozeßorientiertes Management-Handbuch

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo,

da ich mir in den Kopf gesetzt habe das QM-Handbuch unserer Firma in ein prozeßorientiertes Management-Handbuch umzuwandeln, bin ich momentan auf der Suche nach Anregungen wie man so etwas recht einfach gestalten kann. Wer hat Erfahrungen damit, oder weiß zumindest wo man sich solche Beispiele im Internet oder sonstwo anschauen kann. (Keine Angst, ich will nicht einfach etwas vorhandenes abschreiben, sondern suche nur Anregungen zur Gestaltung)

Für hilfreiche Antworten sei gedankt.

Gruß

Oliver

#2

Würde mich auch interessieren.

Nils

#3

Hallo Oliver,

ist nicht gerade einfach, weil man sich jetzt nicht mehr auf Standardtsätze verlassen kann, die man sich inzwischen wirklich aus dem Netz runterladen kann… ich wüßte im Moment keine Adresse, wo Du Dir so etwas ansehen kannst, wenn Du aber Interesse hast, kann ich Dir eine VA aus dem Kontext heraus mal mailen. Melde Dich per E-Mail, O.K.?

Gruß
Jutta

#4

Hy Jutta,

auch ich ein Qualitäter, hab das Forum vor kurzem entdeckt, bin begeistert.
„Prozeßorientiertes Management-Handbuch“
Wer kann hierzu mehr sagen ?

Viele haben recht, wenn erstmal ein Anstoss gegeben ist, fällts einem leichter.
Würde uns wirklich weiterhelfen.

Grüße
Steffen

#5

Hallo Oliver,

Wir haben ein prozessorientiertes Handbuch!
Ich kann nur sagen: Wirklich toll und der Mühe wert!
Ich kann Dir Auszüge daraus zusenden, wenn ich Deine Mail- adresse bekomme.
Soviel schon einmal vorweg: Das Wichtigste dabei ist die sogenannte Querverweismatrix, sie bezieht prozessorientierte Ablaufbeschreibungen auf die Normforderung!

Gruß
Jörg

#6

Wir haben von Anfang an ein prozeßorientiertes QM-System eingeführt (seit 96).
Eine Querverweismatrix ist für den Zertifizierer nicht erforderlich (ich habe mit dem Zertifizierer darüber gesprochen). Ich habe zwar trotzdem eine gemacht, da

  1. der Zertifizierer froh war, das er nicht alle Elemente mühsam heraussuchen musste u.
  2. für mich als Kontrolle, das ich alle Elemente erfasst habe.

Viele Grüße
Wolfgang

#7

Hallo Oliver,

ist nicht gerade einfach, weil man sich
jetzt nicht mehr auf Standardtsätze
verlassen kann, die man sich inzwischen
wirklich aus dem Netz runterladen
kann… ich wüßte im Moment keine
Adresse, wo Du Dir so etwas ansehen
kannst, wenn Du aber Interesse hast, kann
ich Dir eine VA aus dem Kontext heraus
mal mailen. Melde Dich per E-Mail, O.K.?

Hallo beinand,
Hallo Jutta,

meines Erachtens sollte es keinen Einfluß bei der Erstellung der AA bzw. VA haben, ob das QMS Prozeß- oder Elementorientiert aufgebaut ist.
Die Arbeits- bzw. Verfahrensabläufe werden bei der Umstellung ja nicht anders.
Der große Unterschied ist die Beschreibung des QM-Systems (bei uns Rahmenhandbuch bzw. Führungshandbuch genannt) in dem die Organisation, Aufbau und Handhabung der Handbücher beschrieben ist.
Falls jemand darüber genauer Bescheid wissen möchte, kann sich ja bei mir melden oder wir können dies auch hier genauer diskutieren!

Viele Grüße
Wolfgang

#8

aha, jetzt wird es erstmals spannend auf diesem brett. mit dem problem des umstiegs setz´ich mich auch schon läger auseinander, „under construction“ sozusagen.

unser lösungsansatz ist zur zeit:

wir definieren die prozesse z.B. von kundenerstkontakt bis zur erledigten befriedigung der kundenanforderung oder der ablauf des verbessserungskreislaufes. dann werden sie dem prozeßeigner übergeben, jemandem, der weit genug oben ist, daß er auch wirklich verantwortung übernehmen kann. der ordnet dann die vorhandene dokumentation (handbuchkapitel, anweisungen etc.), die auf seinen prozeß zutrifft in der reihenfolge des ablaufes ein. es ist zum teil haarsträubend, was da schon an offensichtlichen lücken in der regelung bzw. anhäufungen von regeln, die sich miteinander nicht vertragen auftun. ganz wichtig dabei ist, daß alle nahtstellen zwischen teilprozessen (z.b. in verschiedenen abteilungen) betrachtet werden.

mit dem ergebnis dieser fummelarbeit sucht er sich dann ein projektteam aus den im prozeß hauptsächlich betroffenen und arbeitet mit ihnen die themen lücken, widersprüche und nahtstellen auf. außerdem wird versucht, die anzahl der am prozeß beteiligten stellen so gut es geht zu reduzieren. es ist geplant, daß bei konflikten nachher ebenfalls wieder das prozeßteam zur lösung eingesetzt wird. das ist unserer interpretation der matrixorganisation

am schluß wird der prozeß als flußdiagramm dargestellt. daran aufgehängt sind dann via verweise die ursprünglichen anweisungen (und ein paar neue für die lücken), korrigiert und mit hinweisen zu den nahtstellen versehen.

all das schön ein prozeß nach dem anderen, damit jeder neue prozeßeigner von der vorarbeit anderer gruppen profitieren kann.
die sammlung aller dieser diagramme und ein paar sätze zu der handvoll forderungen, die die iso 9001:2000 an das neue handbuch stellt, sollen dann das alte handbuch ersetzen.

ausschauen tut das ganze gut, und es ist bisher eine menge unfug beseitigt worden. aber ob es dann funktioniert, wenn´s fertig ist? und ob auch die vernetzung dann noch handhabbar ist?

wenn jemand ein verfahren mit weniger arbeitsaufwand kennt und mit einer funktionsgarantie, dann bitte ich ihn um einen hinweis. wir werden ihn in unsere gebete aufnehmen.

markus

#9

so far so good
hallo,

erstmals ein Dankeschön an alle die sich an diesem Thema beteiligt haben.
Da ich heute „zufällig“ einen Auditor wegen eines Überwachungsaudits zu Besuch hatte, habe ich natürlich die Chance genutzt um meinen Entwurf eines prozeßorientierten Handbuches vorzustellen. Mit ein paar kleinen Anmerkungen zur Verbesserung wurde es aber ansonsten begeistert aufgenommen. Fazit: Es ist leicher als ich gedacht habe und wird auf jeden Fall etwas bringen.

Also kann ich nur hoffen, daß bei weiteren Problemen die wohl von alleine kommen werden, eine genauso große Resonanz vorzufinden ist.

Bis dahin

Gruß

Oliver

#10

Wir haben von Anfang an ein
prozeßorientiertes QM-System eingeführt
(seit 96).

Also noch nach der alten Norm…

Eine Querverweismatrix ist für den
Zertifizierer nicht erforderlich (ich
habe mit dem Zertifizierer darüber
gesprochen).

Mit der neuen Norm sollte sich eine Querverweismatrix theoterisch erledigt haben.

Ich habe zwar trotzdem eine

gemacht, da

  1. der Zertifizierer froh war, das er
    nicht alle Elemente mühsam heraussuchen
    musste u.
  2. für mich als Kontrolle, das ich alle
    Elemente erfasst habe.

Unser HB ist z.Zt. auf dem Wege zur Prozeßorientierung. Aber obwohl es bis dato nach der alten Norm strukturiert war, war eine „Zuweisungsmatrix“ nötig, weil einige Inhalte verschiedene Elemente gleichzeitig bedienen. Ich fürchte nur, daß das auch auf die neue Norm zutrifft. Anders ausgedrückt: Es gibt (zum Glück) Maßnahmen und Werkzeuge, die Anforderungen verschiedener Elemente erfüllen. Und schon verliert man den Überblick…

Viele Grüße
Wolfgang

Auch viele Grüße
t:o)m

#11

Am wichtigsten für die Erstellung eines prozeßorientierten QMHB ist das Medium, zur Erstellung des Handbuches.

Ein sehr gutes Medium stellt eine Online-Dokumentation in Form eines Intranetes dar.
Durch Einsatz der WWW-Techniken kann ein sehr gutes und sehr leicht verwaltbares QMHB erstellt werden.

Durch Verwendung von entsprechenden link´s können alle Querverknüpfungen dargestellt werden.

Ich habe dieses System bereits mit Auszeichnung durch ein first-pa.-Audit gebracht.

Es lohnt sich im Bereich der Dok.-Möglichkeiten dazuzulernen. - Ist nicht schwer.

[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]

#12

Hallo,

ich beschäftige mich schon seit meheren Jahren mit Organisations- und Managementhandbüchern. Das prozessorientierte Handbuch ist eigentlich nichts anderes wie ein „altes“ Organisationshandbuch. Hier eingige Hinweise für alle die sich mit dieser Thematik (Aufbau- und Ablauforganisation) nicht so auskennen.

Zunächst sollte man die Prozesstypen definieren wie z.B.:
Vertikale Prozesse

  • Managementprozesse (KVP incl. Audits, Mitarbeiterentwicklung usw.)

Horizontale Prozesse

  • primäre Geschäftsprozesse (Produktion, Dienstleistung usw.)
  • sekundäre Geschäftsprozesse (Einkauf, Logistik, Betreibsmittel usw.)

Anschließend ein entsprechendes Prozessmodel erstellen und die Prozesse festlegen incl. der gegenseitigen Beziehungen und Prozesseigentümer. Jetzt kann man anfangen das ganze in einem Handbuch zu beschreiben (egal ob elektronisch oder Papier). Zur Freude aller externen Auditoren erstellt man dann noch eine Matrix, damit sie es nicht so schwer haben (ist aber kein muss). Es ist schließlich die Aufgabe der Auditoren sich mit der Organisation und deren Abläufe so zu beschäftigen, dass sie die Normenkonformität bestätigen können.
Das wichtigste ist ist jedoch, sich mit der eigenen Organisation und deren Abläufe zu beschäftigen. Eine Umwandlung des elementorientierten Handbuchs in ein prozessorientiertes bringt nichts, wenn man sich nicht mit der Gesamtthematik beschäftigt. Eine Organisationsveränderung dauert je nach Entwicklung der Organisation ein bis zwei Jahre.

Weitere Info´s stelle ich gerne auf Anfrage zur Verfügung!

Jörg Roggensack

#13

Hallo,

diesen Prozess der Transformation
von einem eher statischen, unflexiblen und papierorientierten Lösung zu einer prozessorientierten, flexiblen Lösung trifft unseren Fokus.

Unser Lösungsansatz sieht ungefähr wie folgt aus:

Für die Modellierung der Geschäftsprozesse setzen wir das ARIS Toolset ein. Dort haben wir die Möglichkeit, QM-relevante Informationen samt Arbeits- und Verfahrensanweisungen den einzelnen Funktionen eines Prozesses zuzuordnen.
Die Datenbank im Hintergrung ermöglicht eine redundanzfreie Speicherung der Informationen, was eine erhebliche Arbeitserleichterung bzgl. Pflege und Wartung betrifft.
Zahlreiche automatisch sich ändernden Links / Beziehungen, verschiedene Reports sowie implementierte Funktionen zur Überprüfung (Semantikchecks) der modellierten Prozesse erleichtern die Arbeit.

Nach Abnahme der Prozesse durch den QMB erfolgt:

  • wenn Gewünscht die automatische Erzeugung des QM-Handbuches
    (in Papierform)
  • oder viel besser, die automatische Generierung einer
    graphischen Intranetlösung, auf die die gesamte Belegschaft
    schnell und kostengünstig (z.B. per Internet Explorer)
    zugreifen kann

Mit dieser Vorgehensweise wurden bereits zahlreiche kleine bis große Unternehmen zur erfolgreichen Zertifizierung geführt.
Was aber viel entscheidender ist:
Abgesehen von weiteren Nutzungspotentialen des ARIS Toolset können im o.g. Ansatz weitere Ziele, wie z.B. die Dokumentation
der Prozesse eines ERP-Systems (SAP, Lotus Notes) mit verfolgt und umgesetzt werden.
Links zu Produkten / Dokumenten von MS Office sind ebenso möglich, wie z.B. das Starten einer Transaktion in SAP vom erzeuten Intranet aus.

Wir denken, daß sich gerade in Bezug auf die Revision 2000 eine prozessorientierte Denkweise im QM durchsetzten wird.

Ich hoffe ich habe Sie neugierig gemacht.
Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen oder anderen Interessenten
für Fragen gerne zur Verfügung.

Gruß
Heiko Zink