Prozessübersicht Einkauf

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo,

ich soll für unsere Fa. (Maschinenbau / Anlagen)Prozessdiagramme / Flowcharts erstellen, die als Grundlage für die Einbindung in Navision verwendet werden soll, um strukturierter das Thema Lieferanten / Anfrage / Bestellung / Zahlung abzuarbeiten. Da ich bisher nur praktische Erfahrung im nicht IT unterstützten Abarbeiten habe, tue ich mir hier entsprechend schwer. Kann mir jemand Unterlagen / Flowcharts / Prozessbeschreibungen zur Verfügung stellen, an denen ich mich orientieren kann, und die ich als Grundlage meiner Arbeit verwenden kann, oder gibt es entsprechendes Material irgendwo im Inet?

Danke für eure Hilfe
Gastoon

#2

Oha!
Hallo,

Der Begriff „Flußdiagramm“ ist nicht unbedingt eindeutig. Was soll’s denn jetzt sein?

  • Ein ganz normales Ablaufdiagramm

  • Ein Organigramm

  • Ein (e)EPK

  • Ein Ablauf-Organisations-Diagramm

  • Eine Detaillierte Prozesskarte

  • Eine Prozesslandkarte

  • Eine Darstellung des Prozessflusses

  • Ein ARIS-Haus

  • …

Hast Du überhaupt schon eine Vorstellung, wozu Du das Ganze brauchst?

  • Einfach nur mal einen „Überblick“ bekommen?

  • Prozess-Fluß darstellen (Flow/Kritische Pfade/Bottlenecks)?

  • Verantwortlichkeiten und Rollen modellieren?

  • Reine Dokumentation oder Optimierungsgrundlage?

  • Prozess-Ablauf Simulation und Prognosen?

  • Business Intelligence?

Als nächstes dann die Frage, „Wie möchtest Du das Ganze machen“

  • frei „Stichpunkte sammeln“
  • grafisch „visualisieren“
  • formal und schematisch „Daten sammeln“

Dann: welche Modellierungssprache soll es werden (wenn überhaupt)
Diese Wahl wird wichtig, wenn eine systemübergreifende Kommunikation von Modellen und Abläufen erwünscht wird, z.B. zentrales BI System oder SAP.
Wirklich „lesen“ wird die Modelle in ihrer „Modellierungssprache“ ohnehin kein Mensch, aber sie haben unterschiedliche Einschränkungen, an die man sofort gebunden wird, wenn man eine IT-Umsetzung beginnt.

  • UML: für IT-Prozesse geeignet, für eine Produktionswerkstatt üärx

  • BPEL: Da aus dem Bereich Webservices, auch für das Produktgeschäft nur bedingt geeignet

  • BPML: Besser für generelle Abläufe, aber auch komplex

  • XPDL, WSFL, XLANG…

Welche Notation soll eingesetzt werden?
Hier empfehle ich einfach mal die BPMN, da sie sehr leicht erlernbar ist, recht intuitiv und dennoch sehr mächtig.
Einziger Nachteil: nicht jedes IT-System kann sie darstellen.
Man kann auch einfach die

Grob hast Du den Bedarf geschildert, aber bevor Du mit der Arbeit beginnst, wäre es sinnvoll, den Bedarf so weit runterzubrechen, dass Du Dir um tausend Details keinen Kopf mehr machen mußt sobald es los geht.

Irgendwie kann ich mit so einer Vorstellung „Flowcharts für die Einbindung in Navision“ leider wenig anfangen, da ein ERP mit Prozessmanagement nur bedingt zu tun hat: das ERP legt Prozesse zugrunde, aber das Diagramm selbst ist dem ERP herzlich egal.
Nur: wenn die Prozesse nicht systematisiert sind, ist der Nutzen von ERP ziemlich nahe bei 0.

Da mußt Du schon genauer werden was denn am Manne ist:

  • Sind die Prozesse bekannt und darstellbar, aber sollen in Richtung Business Intelligence/Prognosen planbar gemacht werden?

  • Sind die Prozesse bekannt, stabil und funktionsfähig und müssen so dargestellt werden, dass sie zum konkreten ERP konform sind?

  • Sind die Prozesse irgendwo bekannt und stabil und es sollen nur Modelle entstehen, mit denen dann irgendwelche Spezialisten dann eine Übersetzung ins ERP machen können?

  • Sind die Prozesse eher „ad hoc“ und niemand weiß, wie sie „richtig“ funktionieren?

  • Gibt es überhaupt Regel- und Kontrollstrukturen für die Prozesse?

Prinzipiell habe ich Dir genügend Schlagworte geliefert, mit denen Du auf Wikipedia und Google vorankommen kannst.
Im Endeffekt musst Du aber nicht nur irgendwelche bunten Bildchen gemäß einem Standard erstellen, sondern nachhaltige Werte für Dein Unternehmen schaffen, und dazu müßte man den Kontext näher kennen.

Gruss,
Michael

#3

Hallo Michael

schön zu sehen, du kennst dich ja aus. Dein ganze Antwort ist ja gewissermassen ein geschriebenes Flowchart.
Also.
Es soll ein ganz normales Ablaufdiagramm erstellt werden, um den Prozess-Fluß darzustellen. Darauf sollen auch Verantwortlichkeiten und Rollen zu erkennen sein (idealerweise auch Lebenszyklen von Dokumenten). Es geht im wesentlichen um eine grafische „visualisieren“, denn die Prozesse sind irgendwo bekannt und stabil und es sollen nur Modelle entstehen, mit denen dann irgendwelche Spezialisten eine Übersetzung ins ERP machen können.

Ich habe angefangen, und gesehen, dass es relativ zeitaufwendig ist, von Grund auf alles selbst zu entwickeln, und hoffe auf der Basis des zugegebenermassen etwas schwammigen Begriffs „Standard“ was Vorlagenmässiges zu finden. Es geht im übrigen nicht um Projektmanagement sondern um Zulieferermangement, als den Bereich von Anforderung schreiben, bis die Ware ist da, in Ordnung und bezahlt.
Für den Schritt Anforderung schreiben, genehmigen lassen prüfen und Bestellungsfreigabe (ohne den Abzweig über Angebotseinholung und Auswahl des Lieferanten) habe ich was gemacht, was dir einen Einblick geben kann, was ich gerne hätte. Aber das ist über wer weiss was schlecht zu übertragen. Schicken könnte ich es dir direkt, schreib mir einfach direkt an [email protected], dann häng ichs an. Oder soll ichs direkt an [email protected] schicken?

Gruss
Gastoon

[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]

#4

Gerne

Ich habe angefangen, und gesehen, dass es relativ zeitaufwendig ist, von Grund auf alles selbst zu entwickeln, und hoffe auf der Basis des zugegebenermassen etwas schwammigen Begriffs „Standard“ was Vorlagenmässiges zu finden.

Ja, es ist mit viel Arbeit verbunden.
Es gibt leider nicht „den Standard“ für das, was Du suchst, aber verschiedene Möglichkeiten, und da sollte man sich einfach das rauspicken, was dem eigenen Bedarf am ehesten dienlich wird.

Somit sehe ich auch die Frage nach dem „warum machst Du das“ als so beantwortet: die Prozessdarstellung interessiert Dich nicht um eines speziellen Systems willen, sondern als einheitliche Kommunikationsbasis?
Damit stehen Dir nämlich deutlich mehr und flexiblere Optionen zur Verfügung.

Es geht im übrigen nicht um Projektmanagement sondern um Zulieferermangement, als den Bereich von Anforderung schreiben, bis die Ware ist da, in Ordnung und bezahlt.

Okay, das ist mehr oder weniger ein Standardprozess, was den Erklärungsaufwand reduziert. Damit sollte ich klar kommen.

Aber das ist über wer weiss was schlecht zu übertragen.
Schicken könnte ich es dir direkt, …

Du kannst mir Deine Ansätze ruhig an die in angegebene Mailadresse schicken, dann kann ich Dir detaillierteres Input geben :wink:

Mal sehen, hoffentlich kann ich die Dateien öffnen, notfalls in pdf konvertieren dann gibt es definitiv keine Probleme.

Gruß,
Michael