Hallo Jörg Roggensack,
vielen Dank für die Hilfe.
Ich habe mich auch schon bis zu „Visio“ und „Acrobat“ vorgekämpft, das scheint wohl eine halbwegs praktikable Lösung zu sein.
Ich gebe zu, ich kann mit beiden Programmen noch nicht umgehen, da das meine ersten Schritte damit sind.
Hilfreich wäre eine wirklich „kurze“ Hilestellung zur Umwandlung von Visio in PDF, so dass die Hyperlinks erhalten bleiben, kannst du da helfen? Oder gibt es dazu schon irgendwas im Internet?
Ich habe da bestimmt bisher immer was falsch gemacht.
Die beiden genannten Adressen werde ich mir mal anschaun.
Nochmals vielen Dank
Friedhelm Bolten
Hallo Friedhelm,
im Internet habe ich bisher nichts brauchbares gefunden. Zudem ist die Funktionalität immer wieder von der Installation der Basissoftware abhängig. Installiere deine ACROBAT Version möglichst Lokal auf dem Rechner und transferiere dann die PDF Files in entsprechende Verzeichnisse. Das Funktionieren eines eDoku-Systems hängt im wesentlichen von einer sehr guten und übersichtlichen Verzeichnisstruktur ab. Also erst Denken und dann Handeln. Die festgelegte Verzeichnisstruktur sollte möglichst nicht mehr verändert werden (also nochmals alles genau überdenken). Eine weitere Fehlerursache ist immer wieder die verwendete Wordvorlage. ACROBAT nutzt einige Funktionen (z.B. Verzeichniseinträge) und Informationen (Inhalte aus dem InfoTeil des Dokuments) eines Worddokuments zur Erstellung eines PDF Files. Auch hier ist eine gewisse Disziplin und Kenntnis bei der Erstellung des Word Dokuments notwendig. Werden deine Exceltabellen in ein Word Dokument kopiert? Wenn ja, so solltest du dieses möglichs von Hand machen über [Bearbeiten] [Inhalte Einfügen]. Es ist immer noch der sicherste Weg. Um dein Problem lösen zu können benötige ich noch weitere Infos zur Vorgehensweise bei der Umwandlung in ein PDF File. Sobald ich die Infos habe, kann ich dir hoffentlich weiterhelfen.
mfg Jörg
Hallo Joerg,
danke füe die Hilfe.
Ich werde mich wohl erstmal mit Visio und Arcrobat beschäftigen, eine bestehende Excel-Datei mit vielen Links hatte ich nur mal als Muster zum Testen genommen, aber mit Excel (und auch Word) ist die Erstellung von Ablaufdiagrammen mit den Zeichenfunktionen zu umständlich. Es geht, aber…
Der entscheidende Hinweis ist von Dir gekommen, nämlich das man die .pdf-Dateien über den Distiller erstellen muss, das werde ich mir jetzt mal anschauen, Visio 2000 muss ich mir erst mal besorgen. Ich denke, dass da die Standard-Edition ausreicht, oder?
Meine angedachte Vorgehensweise ist im Moment folgende:
- Ablaufdiagramme (Charts) für die Verfahrensanweisungen mit Visio (incl. Hyperlinks) erstellen.
- Diese mit Acrobat-Distiller in PDF umwandeln.
- Zugehörige Texte in Word erstellen, in PDF umwandeln und dem
Dokument zufügen.
Hoffentlich funktionierts, höhrt sich immer noch ziemlich umständlich an, aber schaun mer mal, wie gesagt ich muss erst mal probieren.
mfg Friedhelm
Hallo Friedhelm,
freut mich das ich dir helfen konnte. Deine Vorgehensweise hört sich nicht nur kompliziert an, sondern ist es auch. Hier mein Tipp:
- Erstelle zunächst einmal das Word Dokument
- Lasse in diesem Dokument Platz für den Ablaufplan, füge dazu zweimal einen Seitenumbruch ein (vor und am Ende der Seite mit dem Ablaufplan)
- Erstelle den Ablaufplan mit Visio
- Jetzt beide Dateien miteinander verknüpfen. Ablauf:
In VISIO
Menüpunkt BEARBEITEN-ZEICHNUNG KOPIEREN
Im Zieldokument (z.B. Word)
Menüpunkt BEARBEITEN-INHALTE EINFÜGEN (ggf. Verknüpfung festlegen) - Jetzt alles erneut speichern, .PDF erzeugen und in einem anderen Verzeichnis ablegen
- Als nächstes mail an alle Anwender, dass ein neues oder geändertes Dokument zur Verfügung steht
Das wäre es schon. Hört sich einfach an oder? Leider funktioniert das meiste immer nur in der Theorie und die Praxis sieht dann etwas anders aus. Aber nicht verzagen, ich habe in den letzten Jahren bei der Umsetzuung von e_doku-Systemen (Intranet und PDF Oberfläche) regelmäßig Rückschläge hinnehmen müssen. So ist der Aufbau von Dokumentationssystemen sowie das Erstellen von automatischen Wordvorlagen und Flow-Charts zu einem Schwerpunkt meiner Arbeit als Managementsystem-Koordinator geworden. Flow-Charts erstellst du am besten mit Hilfe von Karteikarten und Metaplanwänden bevor eine Umsetzung in VISIO oder ABC stattfindet. Bei allen Fragen sollte übrigens die „Ja“ Richtung immer nach unten verlaufen. Als Alternative zu Flußplänen gibt es noch Strucktogramme die ebenfalls sehr übersichtlich sind (werden sehr selten verwendet).
Noch Fragen??
Gruss Jörg
Hallo Friedhelm Bolten,
> zur Dartstellung von Flow-Charts bei gleichzeitiger Einbindung > in MS Produkte eignet sich am besten VISO
Die genannten Vorgehensweisen / Produkte haben alle ein Nachteil.
Sie Zielen darauf ab, Papier zu erzeugen.
Die gannanten Tools haben keine vernünftige Datenbank im Hintergrund, also keine vernünftige Möglichkeit Daten / Funktionen / Prozesse adäquat persistent zu speichern.
Mein (unser) Vorschlag …
Setzen Sie das ARIS Toolset der IDS Scheer AG ein.
Dies ist zwar etwas teurer, eignet sich aber hervorragend, so auch für die Bedürfnisse aus Bereichen QM / UM / AS.
Wir haben dies bei zahlreichen großen und kleinen Unternehmen erfolgreich eingeführt.
Kurze Stichworte:
- speziell durch die Revision 2000 kommt es nicht mehr darauf an
Tonnen von Papier zu erzeugen
-> Handbücher als solches sind OUT
-> Prozessdenken ist IN - durch ARIS hat man u.A. die Möglichkeit, die modellierten
Prozesse automatisiert im Intranent zu veröffentlichen
-> schneller, einfacher und kostengünstiger Zugriff der
Belegschaft
Ich hoffe ich habe Sie neugierig gemacht.
Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen oder anderen Interessenten
für Fragen gerne zur Verfügung.
Gruß
Heiko Zink
Ich verwende zur Erstellung der Dokumentation unseres QMHB auf Intranetbasis „FrontPage 2000“.
Mit diesem Programm ist die Erstellung Anweisungen sehr leicht zum Handhaben und Verwalten.
Ich empfehle dieses Programm.
Die Mitarbeiter welche die Anweisungen lesen möchten verwenden wie wir alle hier einen Browser (z.B. Internet Explorer,…)
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Hallo Leidensgenossen,
die Diskussion ist sehr interessant und facettenreich. Klasse.
Wir praktizieren folgendes System:
Die Originaldokumente sind Winword-, Excel-, VISIO- und JEPEG-Dateien. Sie werden über VisualSourceSafe versioniert.
Mit FrontPage erfolgt der (zugegebenermaßen verlustreiche) Export nach HTML. Die Verwaltung des Webs ist DAU-sicher.
Ergebnis:
Alle Bildschirmarbeitsplätze haben die aktuellsten Dokumente als HTML.
Ausgedruckte HTMLs sind nur für den Drucktag gültig.
Arbeitsplätze, an denen Papierversionen nötig sind erhalten diese über den „Änderungsdienst“. Das ist aber überschaubar.
Die zweite Möglichkeit:
Es gibt eine HTML-Seite die wie ein Webverzeichnis (z.B. yahoo) Links zu allen (schreibgeschützten) Originaldokumenten enthält.
Diese ist zugleich Dokumentenlenkungsmatrix. Die Dokumente enthalten in der Fußzeile ein Druckdatum. Es sind beschränkte Gültigkeiten definiert. Der QMB braucht also nur die Originaldateien pflegen. Übrigens: Eine „Webstruktur“ gelingt auch gänzlich ohne HTML nur mit Links in Winword & Co über das Filesystem.
Jetzt möchte ich mich noch zu sowas wie einem Fazit hinreissen lassen:
Die „eierlegende Wollmilchsau“ für das publizieren von Dokumenten scheint es nicht zu geben (oder sie ist unerschwinglich). Wir alle scheinen uns mehr oder weniger elegante Krücken gebastelt zu haben. Trotz des recht komplizierten Verfahrens mit jeder Menge Pflegeaufwand bereue ich es nicht (das trifft auf meine beiden Systeme zu), die Dokumente im Intranet verfügbar gemacht zu haben.
t:o)m
Hallo Friedhelm,
habt ihr euch schon mal eingehend mit LOTUS NOTES beschäftigt.
Damit sollte eine Bereitstellung der Handbücher,Arbeits.-und Ver-
fahrensanweisungen im Internen Firmennetz zu bewerkstelligen sein.
Unsere IT-Leute haben es so gemacht und alle Handbücher usw. in
Notes für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht.
Selbst der Austauschdienst kann online über Notes erfolgen.
Gruß Norbert
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Guten Tag,
Im Gegensatz zum Makro, das mit Word installiert wird und bei der Erstellung von PDFs die Links mit übernimmt, werden beim Erstellen von PDFs aus Excel die Links nicht umgesetzt. Der Grund liegt darin, dass im ersten Fall Acrobat Distiller involviert wird, der mit Links umgehen kan, während im zweiten Fall das Dokument an den PDF Writer geschickt wird, der nur eine Art Druckertreiber ist.
Aus Excel erstellte Dokumente müssen also nachträglich verlinkt werden. Dafür können Zusatzmodule (Plug-Ins) zu Acrobat eingesetzt werden. Es gibt Standardmodule (z.B. bei www.actino.de). Für komplexe Dokumentationen (z.B. mit Links in andere Dokumente) können spezielle Zusatzmodule angefertigt werden, die der Dokumentationsstruktur angepasst sind.
Gruss
Marc Véron
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