Hallo Qualitaeter,
hab da ein Problem.
Im Zusammenhang mit der neuen ISO 9001/2000 möchte ich unsere bestehende
QM-Dokumentation, vor allen Dingen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, neu
Erstellen und allen Mitarbeitern über das Intranet zur Verfügung stellen.
Aber mit welcher Software kann man:
Flowcharts mit Hyperlinks erstellen, die dann aber ohne zusätzliche Programme
für alle Mitarbeiter nutzbar sind.
Manche Programme bieten kostenlose Viewer, aber irgendwo ist immer ein Haken,
z.B. gehen dann die Hyperlinks verloren.
Excel und Winword bieten fast alles, da auf fast allen Rechnern installiert, aber die
Erstellung von Flowcharts mit den Zeichenfunktionen ist sehr mühsam.
Beim Umformen in .pdf gehen die Hyperlinks verloren und diese jedesmal neu zu erstellen
ist zu aufwendig.
Wer hat schon Erfahrung?
Danke für Eure Hilfe
Friedhelm Bolten (QMB)
Hallo Herr Bolten,
auf dem Kundentag der DQS am 24.11.99 in Düsseldorf hat jemand einen Gastvortrag mit dem Thema: „Intranet - Der Weg zur papierlosen Dokumentation des QM-Systems“ gehalten. Vielleicht hat ja auch die DQS noch Info-Material von diesem Votrag und kann Ihnen den Namen des Gastredners mitteilen, der kann Ihnen bestimmt weiterhelfen. Da ich von der Intranetgeschichte nichts halte, habe ich diese Infos damals nicht mitgenommen.
Kontakt DQS: www.dqs.de
Viel Erfolg
Marion Bechte
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Hallo Friedhelm,
ich habe die QM-Doku als PDF-Files auf dem Intranet. Grafiken erstelle ich mit Micrografx FlowCharter 7 und füge sie in die Word-Dokumente ein. Das klappt eigentlich prima.
Aus Erfahrung kann ich sagen, das die Doku auf dem Intranet einen sehr großen Vorteil bietet. Vor allem im Hinblick auf Aktualität und der damit verbunden Dokumentenlenkung.
Gruss Michael
Hallo Michael,
danke füe den Tip, komme aber noch nicht ganz klar.
- Erstellung der Flowcharts mit MGX Flow-Chart
- dann in Word
- und dann in .pdf umwandeln
das hört sich sehr aufwendig an.
Kann MGX Hyperlinks und bleiben diese dann bei der ganzen Umwandelei erhalten oder muss mann die Hyperlinks zum Schluss in der .pdf-Datei erzeugen?
Das würde heissen, bei jeder Änderung alle Links neu, nein Danke.
Gruß Friedhelm
Hallo Friedhelm,
ich habe wohl das Problem nicht richtig verstanden, also einen Link im FlowCharter habe ich auch nicht.
Ich füge die Grafik in Word ein und dort ist mein Link eingebunden. Wenn ich dann meine Doku erstellt habe, erzeuge ich zu allerletzt ein PDF-File.
Gruss Michael
Hallo Michael,
ich meine sog. Hyperlinks. Das sind Verknüpfungen zu anderen Dokumenten, d.h. wenn man auf ein Symbol in einem Ablaufplan (Chart) klickt springt man automatisch auf die dort verknüpfte Seite.
Wenn Flow-Chart keine Hyperlinks beherrscht oder wenn diese beim konvertieren in eine andere Datei nicht automatisch übernommen werden, so muss man doch im letzten Dokument die Links jedesmal neu erstellen, das ist mir zu aufwendig und wohl nicht Stand der Technik, oder evtl. doch, denn ich finde bisher keine andere Lösung.
Gruss Friedhelm
Hallo Frau Bechte,
danke für die Info.
Habe ohne Probleme die Infos von der DQS bekommen, toller Service.
Leider ist die ganze Präsentation mehr oder weniger nur Reklame von der vortragenden Firma.
Irgendeine Info, „wie“ die Ihre Dokumentation ins Intranet stellen gibt es nicht.
Viele Grüße
Friedhelm Bolten
Hallo Friedhelm,
auf die Idee die Links direkt im FlowChart zu erstellen bin ich gar nicht gekommen, aber gute Idee. Ich habe es gleich probiert im FlowCharter Verknüpfungen zu erstellen, aber wenn man die Grafik in Word eingebunden hat funktioniert das ganze nicht mehr, somit auch nicht im PDF-File.
Eine andere Idee ist noch das Ganze mit dem Web Editor „Netobjects Fusion“ zu bearbeiten, das probiere ich demnächst aus.
Sollte ich erfolgreich sein, werde ich mich melden.
Gruss Michael
Hallo Michael,
siehste, genau da liegt das Problem.
Ich jedenfalls habe keine große Lust die Charts mit irgend einem Programm zu erstellen (dafür gibt es eigentlich genug Programme) und hinterher muss man bei jeder kleinen Änderung „alle“ Links neu erstellen.
Die doppelte Ablage (Original und verlinkte Version) kommt noch hinzu.
Gruß Friedhelm
Visio
HAllo Qualitäter,
ich arbeite gerne mit Visio, da lassen sich auch ohne Probleme Hyperlinks zu Word oder Exel-Dokumenten herstellen.
Es gibt jetzt das neue Visio 2000, da habe ich auch nur Gutes drüber gehört.
Gruß
Jutta
Hallo Friedhelm,
wieso erzeugst du keine HTML-Files? Mit den neuen Versionen (2000) von Word und Excel funktioniert das (zumindest bei Einsatz des Internet-Explorers) recht gut. Es wird zwar eine Unmenge Code erzeugt, aber die Übertragungsraten im Intranet sind ja nicht kritisch!
Folgendes Vorgehen: Erzeugung der Charts in einem beliebigen Programm, Import in Word und Export in HTML-Datei. Dann eventuell mit einem Web-Editor die Grafiken nachbearbeiten (Einfügen der Hyperlinks). Dies hätte zumindest den Vorteil, daß nur bearbeitete Seiten nachbereitet werden müssten und nicht ständig alle!
Hallo Frau Bechte,
(hab die bisherigen Aussagen zu diesem Thema mit Interesse verfolgt). Eine Frage drückt mich jedoch: warum sind Sie der Meinung, daß Intranetlösungen nicht geeignet sind, um Systemdokus zur Verfügung zu stellen?
Wir sind auch gerade dran uns intensiv mit einer derartigen Einführung zu beschäftigen, daher interessieren mich auch alle „Negativ-Meinungen“.
Gruß
J. Lengenfelder
Hi
Solltest du bei Netobjects hilfe brauchen stehe ich gerne zur Verfügung…
cu Petra
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Hallo Jutta,
danke für die Info, Visio scheint wirklich kein schlechtes Programm für die Erstellung der Charts zu sein.
Nur, wie bekommt man die Charts ins Intranet???
Es gibt keinen kostenlosen Viewer, um allen Rechnern den Zugriff zu ermöglichen.
Einziger Ausweg, nach Aussage von Microsoft, Lizenzen kaufen.
Gruß Friedhelm
Hallo Dirk,
- Chart mit beliebigem Programm erzeugen
- Import in Word
- Export nach HTML
- alle Hyperlinks erzeugen
- und bei jeder kleinen Änderung das ganze von vorne
das kann es doch nicht sein, gibt es keine einfachere Lösung.
Auch die Erstellung sollte doch im Endeffekt einfacher werden und nicht unverhältnismäßig Mehraufwand erzeugen.
Die Idee mit HTML ist ja ansonsten nicht schlecht, da hat man zumindest keine Probleme mit einem Viewer. Man bräuchte nur noch ein Programm zur Erstellung der Charts, welches direkt in HTML konvertiert und dabei die Hyperlinks beibehält.
Gruß Friedhelm
Hallo Herr Lengenfelder,
da gibt es wohl ein Mißverständnis. Ich bin nicht der Meinung, daß die Intranetlösung nicht geeignet ist, nur für unseren Betrieb bin ich dagegen. Für mich wäre der Aufwand einfach zu groß, zumal ich in Sachen Computer bei weitem nicht so erfahren bin, daß ich das alleine aufbauen könnte. Unsere QM-Dokumentation ist in „Papierform“, es gibt nur 10 Handbücher, deren Verwaltung und Aktualisierung ich auch sehr gut im Griff habe. Zu dem ist es eine Kostenfrage, denn es müßten für alle Abteilungen entsprechende Hardware ud Software gekauft und installiert werden. Für einen großen Betrieb ist es bestimmt eine sinnvolle Sache, aber wir sind 75 Mann (Frau) und noch schön übersichtlich.
Viele Grüße
Marion Bechte
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.PDF, die Lösung ???
Hallo Qualitaeter,
wer hat denn schon Erfahrung mit Adobe Acrobat?
PDF-Dateien lassen sich doch damit relativ einfach Erstellen, dabei gibt es dann auch keine Probleme mit einem Viewer.
Habe nur ein Problem, die Hyperlinks sind immer weg.
Die Adobe-Hotline sagte mir es müsse auch mit den Links funktionieren. Es gibt im Internet eine Seite bei Adobe, da kann man eine Datei hinschicken und man bekommt eine .pdf-Datei zurück.
Ich habe eine EXCEL-Datei mir vielen Links dahingeschickt und eine .pdf zurückbekommen, natürlich wieder ohne Links.
Ich weis nicht, was ich noch machen soll, telefoniere gleich nochmal mit Adobe.
Danke für Eure Hilfe
Gruß Friedhelm
Hallo Friedhelm,
vielleicht solltest du darüber nachdenken, deine Dokumentation in mehrere Teile zu „zerlegen“. Dann würde sich der Aufwand mit der Erzeugung der Hyperlinks wesentlich relativieren. Du bräuchtest dann ja wirklich nur die veränderten Grafiken/Hyperlinks „anfassen“.
Gruß Dirk
Hallo Friedhelm Bolten,
zur Dartstellung von Flow-Charts bei gleichzeitiger Einbindung in MS Produkte eignet sich am besten VISO. Mit dem ABC Flow-Charter gibt es immer wieder entsprechende Übertragungsproblem (z.B. Farben ändern sich), da ABC kein MS Produkt ist. Eine sehr gute Schulung führt duie Firma m+s Elektronik AG durch (http://www.mus.de). Als Handbuch kann ich dir die Unterlagen vom Herdt-Verlag (http://www.herdt.de) „VISIO 5.0“ empfehlen.
So jetzt noch zu deinem zweiten Problem mit den Hyperlinks die plötzlich keine mehr sind!
Es gibt grundsätzlich zwei Verfahren zur Erstellung von PDF Dateien:
1.) Direkter Druck aus MS Anwendung über PDF Writer
- Vorteil: schnelle Konvertierung einfacher Dokumente
- Nachteil: keine Dartellung von eingebundenen eps-Dateien, Schwierigkeiten bei Grafiken
2.) Drucken als Postscript-Datei (.ps) und Konvertieren in das PDF-Format mit Hilfe des Acrobat-Distillers - Vorteil: problemloses Erstellen von PDF-Dateien, automatische Konverteirung über „überwachte Verzeichnisse“
- Nachteil: Zwischenschritt über Postscript-Format notwendig
(Hierfür kann aber auch ein entsprechendes Makro geschrieben werden)
Eine genauere Analyse deines Problems ist erst möglich, wenn du mir weitere Informationen zu deinen ACROBAT Einstellungen zur Verfügung stellst und genau beschreibst wie eine PDF Datei erzeugt wird. Wenn du willst, kann ich dir auch gerne deine Datei in das PDF Format umwandeln, natürlich mit allen Links.
Jörg Roggensack
Hallo J. Lengenfelder,
sicher ist es ein erstrebenswertes Ziel eine papierlose Dokumentation zu haben. In einem produzierenden Unternehmen wird dieses jedoch kaum möglich sein. Sind keine Monitore an alllen
Arbeitsplätzen vorhanden, so muss auf jeden Fall die Lenkung der entsprechenden Dokumente sichergestellt werden. Ich habe schon mehere Projekte in Richtung EDV gestützter Systeme realisiert. Als besonders praktisches Hilfsmittel hat sich hierbei der ACROBAT Reader herausgestellt. Diese Software kostet nichts und ist aus dem Internet herunterladbar. Desweiteren hat sich der ACROBAT als Standard zur Verteilung von Dokumenten etabliert. Abraten kann ich nur vom einscannen der Dokumente. Der folgende Pflegeaufwand ist wesentlich größer als wenn man mit
Papier arbeitet. Um im Intranet zur Verfügung gestellte Dokumente sicher lenken zu können bei gleichzeitiger Schnittstelle zum Papier sollte auf jeder Seite eines Dokuments folgender Hinweis
erscheinen: Mit dem Ausdruck verliert die Seite ihre Gültgkeit. Ausnahme: Seiten, die mit einem rotem Stempel „Duplikat vom Original“ gekennzeichnet sind.
Sollte weitere Bedarf an Informationen bestehen, so stehe ich auch gerne als Referent zu dieser Thematik (eDoku: die Lösung zur Lenkung von Dokumenten?)zur Verfügung.
MfG
Jörg Roggensack