Reisekostenvorschuss und Verrechnung in Kassenbuch eintragen

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#1

Hallo zusammen,
folgende Problematik liegt vor.
Herr X bekommt am 28.01.einen Reisekostenvorschuß von 500,-- Euro.
Diesen trage ich in der Kasse als Ausgabe von 500,-- Euro ein. Nun rechne ich meine Kasse ab. Der Vorschuß ist in der Berrechnung.
Nun Rechnet Herr  X weil er auf Geschäftsreise ist im Februar ab.
230 Euro für Ürbernachtung + 100,-- Fahrtkosten+100 Essen.

oder Herr X gibt noch mehr aus.

Wie wird es nun in der Kasse eingetragen, damit die Berrechnung stimmt ? Man kann diese Ausgaben ja nicht alle nochmal einzeln so in der Kasse eintragen, dann wären es ja 930,-- Ausgabe. Wie geht man hier am besten vor.

Vielen Dank schon mal vorab.

#2

Herr X muss jetzt eine Abrechnung machen:
Übernachtung       230.–
Fahrtkosten          100.–
Bewirtung             100.–
Reisekosten ges.  430.–
Vorschuss             500.–
zu Gunsten Fa.   -   70.–

Also muss Herr X 70 € zurückzahlen, das geht als Geldeingang in die Kasse; 500 hat er erhalten, 70 gibt er zurück, also ist der Kassenausgang insgesamt 430 €; und schon stimmt alles. o. k.?
Herzliche Grüße
Klaus Leist

#3

siehe unten - oder:
500 € auf ein Durchgangskonto buchen und den Betrag bei der Abrechnung auflösen. D. h. Belege auf die entsprechenden Kostenkonten und Rückgabesumme gegen Kasseneingang.
Denn Kosten können ja erst gebucht werden, wenn die Belege vorlegen.
Gruß Marlis

#4

Hallo und einen guten Tag!
Der Vorschuss wird als  „Forderung“ gegen Herrn X gebucht.
Die Abrechnung wird ganz normal gebucht.
Die  „Forderung“ wird um die Abrechnungssumme gemindert.
Sollte der Vorschuss höher sein als die Abrechnung, wird die Rückzahlung von Herrn X auf  „Forderung“ gebucht.
Ist die Abrechnung höher, wird die „Forderung“ mit dem Vorschuss ausgeglichen (der Rest findet sich in der Abrechnung).Praktischer Hinweis: Falls das Kassenbuch handschriftlich geführt wird, empfiehlt sich die Eintragung der Forderungen in einer anderen Farbe, damit sie nicht vergessen werden.
Ich hoffe ich konnte helfen.
Viele Grüße

#5

Einfaach die 500,- im Februr wieder als Einnahme gegen das gleiche Konto buchen, gegen die sie im Januar gebuchtwurden und dann die Kosten voll als Reisekosten buchen.

#6

Vielen herzlichen Dank. Wenn Herr X mehr als die 500,-- ausgibt z. B. 150,-- trage ich diese zusätzlich als Ausgabe ein. Richtig ? Anhand der Reisek.Abrechnung kann der Steuerberater der dies bucht dieses nun ausklamüsern.

#7

Vielen Dank für die Antwort

#8

Das wäre auch eine Alternative, vielen Dank für die Antwort

#9

Vielen Dank für die Beantwortung