SEPA: Müssen Originalunterschriften als Papierversion aufbewahrt werden?

Geld & Sparen Bank & Zahlungsverkehr
#1

In einem Unternehmen wird derzeit ein SEPA-Projekt gestartet. Ein juristisch fachkundiger Mitarbeiter meint, dass die SEPA-Unterschriften im Original vorliegen müssen und im Unternehmen im Original aufbewahrt werden müssen.

Die Frage ist, ob das persönlich in der Filiale abgegebene SEPA-Dokument gleich vom Kundenbetreuer eingescannt und von der IT archiviert werden kann. Nach dem Scan könnte der Kunde sein SEPA-Dokument wieder mitnehmen. Wäre das unter Beachtung der Gesetze möglich?

In dieser Konstellation sind die Archivsysteme sehr solide und redundant ausgelegt, sodass jederzeit eine Wiederherstellung möglich ist.

#2

Moin,

mal so angemerkt, weil noch niemand anders geantwortet hat…um was für „SEPA-Dokumente“ geht es? Was für eine „SEPA-Unterschrift“ meinst Du?

Die SEPA-Dokumente, mit denen ich zu tun habe, sind SEPA-Überweisungsbelege, da sind auch Überschriften drauf. Aber ich werde das Gefühl nicht los, dass es Dir um was anderes geht … :smile:

Schönes Wochenende,
-Efchen

#3

Hallo,

ein Unternehmen zieht regelmäßig Geld ein. Dazu wird ein Mandat zum Einzug nach Umstellung von Konto(BLZ auf IBAN/BIC benötigt. Darauf befindet sich eine Originalunterschrift. Die Frage gilt für dieses Papier-Dokument mit der Unterschrift eines Kunden.

Nun wünsche ich ein schönes sonniges Wochenende.
MisterNachdenklich

#4

Hallo

ein Unternehmen zieht regelmäßig Geld ein. Dazu wird ein
Mandat zum Einzug nach Umstellung von Konto(BLZ auf IBAN/BIC
benötigt.

Welches SEPA-Mandat?

Basislanstschrift oder Firmenlastschrift?
Wenn Firmenlastschrift: Bankmandat oder Gläubigermandat?

Achja, es gibt auch eine mandatsfreie SEPA-Lastschrift.

MfG Frank

#5

Hallo,

von der Website der Deutschen Bundesbank:

"Wie sind SEPA-Mandate aufzubewahren?
Aufgrund der Inkassovereinbarung ist der Gläubiger verpflichtet, das vom Zahler erteilte SEPA-Lastschriftmandat - einschließlich Änderungen - in der gesetzlich vorgegebenen Form aufzubewahren (z.B. ist unter den Vorgaben von § 257 HGB und § 147 AO eine Aufbewahrung auf Bild- oder sonstigen Datenträgern möglich, d.h. Aufbewahrung nicht zwingend im Original erforderlich). Ferner sieht die Inkassovereinbarung vor, dass das Mandat nach dem Erlöschen noch für einen Zeitraum von mindestens 14 Monaten, gerechnet vom Einreichungsdatum der letzten eingezogenen Lastschrift, aufzubewahren ist. "

Gruß
Nils

#6

ein Unternehmen zieht regelmäßig Geld ein. Dazu wird ein Mandat zum Einzug nach Umstellung von Konto/BLZ auf IBAN/BIC benötigt. Darauf befindet sich eine Originalunterschrift.

Wenn Ihr schon eine im Original unterschriebene Lastschrift-Einzugsermächtigung habt, dann braucht ihr keine neue Unterschrift, sondern könnt mit einem Brief einfach umwandeln und auf die alte Unterschrift hinweisen.

Die Frage gilt für dieses Papier-Dokument mit der Unterschrift eines Kunden.

Man muss dieses im Original unterschriebene Dokument ggf. der Bank des Zahlungspflichtigen auf Anfrage in Kopie (z.B. PDF-Scan als eMail-Anhang) vorzeigen können. Dies kommt dann, wenn die 8 Wochen Widerspruchsfrist rum sind.

Insgesamt habt ihr bestimmt noch richtig Spaß mit dem Thema. Habt Ihr schon über die unterschiedliche Nutzung der Gläubiger-Nr. nachgedacht? Habt ihr die Bankverbindungen schon mal probehalber umgerechnet? Und vielleicht komische Ergebnisse entdeckt?

Viel Spaß dabei wünscht
Jens Oelgardt
SEPA-Coach aus dem Süden Hamburgs