Hallo,
ich bin gerade dabei ein etwas größeres Event zu Veranstalten.
Es wird eine Art Festival. Es gab früher in Stuttgart dieses
Hip Hop Open, da es sowas hier nicht mehr gibt, möchte bzw bin
ich gerade dabei sowas in der Art zu Veranstalten. Es werden
unteranderem Acts wie: 112, Dru Hill, Snoop Dogg, Kool Savas,
Azad, D-Flame, DJs und MCs vertreten sein. Ebenso wird es eine
Breakdance Show geben. Nun suche ich nach mehreren Sponsoren,
die auch etwas Springen lassen. Ich biete den Sponsoren
folgendes an.
Werbung auf Flyer, Plakaten, Homepage mit verlinkung
wen erwünscht eigenen Stand auf dem Festival
evtl. Jacken für unsere Mitarbeiter mit Sponsoren Logo
evtl. wird Presse mit Kamera vertreten sein
Das komplette Event wird an die 200 000 Euro kosten. Es werden
um die 10 000 - 15 000 Besucher erwartet.
Ich bin nicht Neu in dem Gebiet habe schon, länger bei einer
Firma gearbeitet, aber das ist jetzt mein eigenes Projekt, ein
Freund macht da auch mit.
Nun die Fragen dazu:
Und wie ist es, bekommt man das Sponsoren Geld im Vorraus oder
nach dem Event? Wie schreibe bzw kontaktiere ich die Sponsoren
am besten? Welche Sponsoren könnte man da anschreiben?
Ich denke es wird schwer werden ohne schon einiges an Erfahrung zu haben (sorry, aber das was Du erzählst wirkt nicht gerade vertrauenserweckend) ein Event in DER grösse erfolgreich (!) auf die Beine zu stellen.
Aber fangen wir mal mit ein paar Überlegungen an.
Du hast also schon Location (Hallenbetreiber kontaktiert, Preis ausgehandelt, etc.), die Acts (Verträge, Spielplan, etc.) usw.
Nur mit einem „Wir haben hier das Superevent mit lokalen Showgrössen wie $Lokalmatador_Hip_Hop und $Tanz_Künstler…“. Bedenke immer, das der Sponsor auch einen Nutzen darin sehen muss, das er euch Geld gibt.
Geh davon aus, das kein einzelner oder 2-3 das ganze Event finanzieren können/wollen. Suche Dir ca. 10-15 „Kandidaten“ zusammen. Angefangen bei lokalen Geschäften, Banken, Industrie & Handel, etc. Dann überregionale Firmen, die ggf. „Themennahe“ agieren, sprich Klamotten-Ausstatter, Licht & Ton-Verleiher, Beschallungsanlagenbauer, Getränkehändler, etc. bis hin zu überregional bekannten Firmen.
Habt Ihr Eigenkapital? Wie sehen die Versicherungen aus, etc.?! Wie ist der Backupplan?
Wenn das soweit geklärt ist kann man zu den potentiellen Sponsoren mit ruhigem Gewissen hingehen, das Projekt in einem persönlichen gespräch (meist) vorstellen und bekommt dann auch meist ein Gewisses „Budget“. Entweder in Geld oder Naturalien wie z.B. das $Firma die Getränke oder die Anlage stellt. Das ist dann Verhandlungs und Einstellungssache. gehe am besten mit einem entsprechenden Ziel zum $Sponsor. Beim Hallenbetreiber mit anhängender Kneipe fallen zu lassen, das $grosser_getränkehändler 50.000 Liter Bier sponsort und wo man die hinstellen kann schon gleich beim Vorstellungsgespräch ist denke ich nicht prikelnd 
Ebenso beid er lokalen Druckerei nach Geld für die beschallungsanlage zu fragen anstatt nach dem druck von ca. 250 Plakaten…
Alles andere wird sich dann im Laufe der zeit ergeben.
Gruß
h.
