Hi,
ich habe mich mal gefragt, ob bei Rechnungen irgendwie ein System hinter der Vergabe einer Kunden- oder Rechnungsnummer steht. Wäre es beispielsweise gut, wenn ich einfach bei beiden Nummern von 1 angefangen zählen würde ?
Also erster Kunde K0000001 (Kundennr), R00000001 (Rechnungsnr) und dann entsprechend hochzählen.
Grüße,
Tris
Hallo Tris,
das wird jedes Unternehmen individuell handhaben.
Bei uns besagen die ersten beiden Ziffern der Kundennummer grob, wo der Kunde wohnt. Programme z.B. zum Druck der Rechnung arbeiten damit und wählen so die richtige Sprache aus …
cu Rainer
Hi!
Da Du ja offensichtlich gerade in kleinerem Rahmen startest, ist das noch relativ egal.
Wenn Du allerdings planst, das Geschäft über mehrere Jahre mit Wachstum zu praktizieren, so möchte ich Dir ans Herz legen, mit nicht sprechenden Kunden-/Rechnungs-/Projektnummern zu arbeiten. Die Verwaltung sprechender Nummernkreise bei Erschöpfung der vorgangsbezeichnenden, hochzählenden Nummern ist ein zu großer Aufwand. Ferner müssen die meisten ERP-Systeme (evtl. wirst Du einmal ein solches benötigen) für die Nutzung individueller, sprechender Nummernkreise erst teuer umprogrammiert werden.
Die absolute Patentlösung gibt es nicht, diese Diskussion wird früher oder später in jeder Firma geführt.
Wenn Du also einfach hochzählst, machst Du m.E. am wenigsten falsch und am meisten richtig…
Grüße,
Mathias
ich habe mich mal gefragt, ob bei Rechnungen irgendwie ein
System hinter der Vergabe einer Kunden- oder Rechnungsnummer
steht. Wäre es beispielsweise gut, wenn ich einfach bei beiden
Nummern von 1 angefangen zählen würde ?
Also erster Kunde K0000001 (Kundennr), R00000001 (Rechnungsnr)
und dann entsprechend hochzählen.Grüße,
Tris
Hallo!
Also erster Kunde K0000001 (Kundennr), R00000001 (Rechnungsnr)
und dann entsprechend hochzählen.
Klar, so kannst Du’s machen. Es kann praktisch sein, über die lfd. Nummer hinaus weitere Informationen im Nummernsystem unterzubringen. Wer mit verschiedenen Produkten sein Geld verdient, will den Umsatz für jedes Produkt wissen und richtet seine Buchhaltung so ein, daß man solche Auswertung unmittelbar erhält. Deshalb kann man eine oder mehrere Stellen der Rechnungsnummer als Kennzeichnung der Produktgruppe verwenden.
Manchmal sind Redundanzen im Nummernsystem hilfreich. Es gibt viele Fehlermöglichkeiten und wenn z. B. wegen eines Zahlendrehers eine Rechnung nicht mehr zuzuordnen ist, kann das recht ärgerlich sein. Wenn man etwa noch das Rechnungsdatum in der Rg-Nr. unterbringt, kann das hilfreich sein, obwohl natürlich jede Rechnung auch ein Datum trägt.
Eine Rg.-Nr. könnte z. B. so aussehen: 424-19-007. Die erste Stelle gibt das Jahr an, die nächsten beiden Stellen die Kalenderwoche. Die zweite Zifferngruppe bezeichnet z. B. die Warengruppe und die letzte Zifferngruppe ist eine lfd. Nummer. Letztgenannte zählt man praktischerweise nicht bis in alle Ewigkeit weiter, sondern beginnt in jedem Kalenderjahr von vorne.
Auf keinen Fall sollte man sich das Nummernsystem verkomplizieren, denn damit muß man dauernd umgehen. Es geht nur darum, Hilfen unterzubringen, die man in Buchhaltung und Auswertung und bei der Zuordnung von Zahlungen gebrauchen kann. Ob und welche Hilfen zweckmäßig sind, hängt von der Art des Geschäfts ab.
Bei Kundennummern spricht nichts gegen eine einfache Durchnumerierung. Aber auch dabei können zusätzliche Informationen hilfreich sein, z. B. eine Stelle als Kennzeichnung eines Vertretungsgebiets und eine weitere Stelle zur Unterscheidung von Privat- und Geschäftskunden.
Gruß
Wolfgang
Hallo,
ich habe jahrelang ERP-Systeme verkauft und gewartet und kenne dieses Thema ziemlich gut. Die Erfahrung aus dieser Zeit lässt sich ganz klar dahin zusammenfassen, dass einfache laufende Nummern beim Einsatz moderner ERP-Systeme die mit Abstand beste Lösung sind. Dies hat mehrere Gründe:
Vorgegebene Nummernblöcke laufen unterschiedlich voll und dann schließlich über und eh man sich versieht, existieren zu einem Merkmal plötzlich drei und mehr Nummernblöcke und niemand weiß mehr, was ein bestimmter Nummernblock eigentlich sagen soll
Die Planung der vorgegebenen Blöcke wird vernachlässigt und so wird ständig an Verbesserungen gearbeitet, die ebenfalls dazu führen, dass ein Merkmal plötzlich über zig Bereiche verteilt zu selektieren ist.
Der Aufwand alle Mitarbeiter ständig und umfassend über Nummernblöcke und deren Verwendung informiert zu halten ist unverhältnismäßig und gerade bei Teilzeit- und Aushilfskräften nicht zu verantworten. Andererseits sorgen schlecht informierte Mitarbeiter für Chaos im System.
Wichtigstes Argument ist aber, dass moderne ERP-Systeme in den Stammdaten eigentlich mehr als genug spezielle Felder anbieten, um Selektionen in jeder gewünschten Form unabhängig von Nummernkreisen zu ermöglichen. D.h. statt drei Nummernblöcke für eine bestimmte PLZ durch drei Durchläufe nach Nummernblöcken zu sortieren, kann man auch direkt nach PLZ sortieren, … und kann hierüber jederzeit auch vollkommen neue Selektionen machen, an die bei Anlage von Nummernkreisen noch niemand gedacht hat.
Einzige Ausnahme von diesem Prinzip gilt dort, wo ein sehr knappes aber variantenreiches Artikelsystem mit klar zahlen- oder begriffsmäßig abgrenzbaren Unterscheidungen verwaltet wird. Ich habe z.B. damals ein heute noch bei einem Türenhersteller eingesetztes System eingerichtet, das wunderbar mit sprechenden Artikelnummern nach dem Muster „Blatt/Zarge/Modul, DIN-Anschlagsrichtung, Breite, Höhe, Holzart und Material, ggf. Ausschnitt, Glas, Sonderzubehör“ arbeitet. Unter BL800-2000limbaRS gibt es eben kein Vertun, wobei beim Einsatz von Programmen mit Artikelsuchbaum diese Geschichte auch hierüber lösbar gewesen wäre.
Alle anderen mir untergekommenen „sprechenden“ Nummernsysteme sind aber in der ein oder anderen Art gescheitert während fortlaufende Nummern und extra gespeicherte Kennzeichen einerseits schnell in der Bearbeitung sind und andererseits immer funktionstüchtig sind.
Gruß vom Wiz
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